Izrada fakture na temelju isporučenih usluga ili proizvoda i njezino slanje klijentu, u većini poduzeća je zadatak s utvrđenim tijekom: podaci iz prodajnog ili uslužnog sustava, predložak, provjera, slanje. Taj utvrđeni tijek je upravo razlog zašto se ovaj zadatak dobro uklapa u automatizaciju. Pitanje nije može li AI izraditi fakture -- to se već događa u velikoj mjeri -- nego koji dio procesa može dalje bez čovjeka, a koji ne.
Posao je jako strukturiran: ulazni podaci (podaci o isporuci, tarife, broj klijenta) i izlaz (faktura po fiksnom formatu) su utvrđeni. Potreban je malen prostor za prosudbu, nema fizičke radnje i nema kreativnosti. Volumen je obično visok: poduzeća s velikom količinom ponavljajuće prodaje ili stalnih usluga šalju istu strukturu fakture desetke ili stotine puta mjesečno. Baš takva vrsta ponavljanja, visok volumen i utvrđena struktura, je ono gdje se softver za generiranje i slanje -- često nazivan RPA, robotic process automation -- danas već nalazi. Veza između prodajnog sustava i sustava za fakturiranje postoji, predložak postoji, i faktura automatski izlazi.
Tri osi ovaj zadatak drže od potpunog preuzimanja. Prvo, trošak pogreške: pogrešna tarifa, pogrešna stopa PDV-a ili duplikat fakture izravno utječe na odnos s klijentom i može imati financijske posljedice. Drugo, kontakt s klijentom: faktura je trenutak u kojem klijent doživljava poduzeće, a odstupanja od dogovora -- popust koji nije primijenjen, projektna faktura koja se ne slaže s onim što je dogovoreno -- traže osobu koja to primijeti prije nego što se faktura pošalje. Treće, usklađenost s propisima (compliance): pravila o PDV-u, zahtjevi za fakture i ponekad specifični propisi za određenu djelatnost traže provjeru koja se ne prepušta u potpunosti sustavu.
Jedan primjer to konkretizira. Veletrgovac koji isporučuje fiksne proizvode po fiksnim cijenama može cijeli proces fakturiranja pustiti da radi gotovo potpuno samostalno: narudžba je faktura, margina za pogreške je mala i klijent ne očekuje ništa drugo osim standardnog dokumenta. Kod konzultantske tvrtke koja fakturira prema satima i projektnim dogovorima, situacija je drugačija: dogovori o tarifama variraju po klijentu, projekti se ponekad razlikuju od izvorne ponude, a faktura koja se ne slaže s dogovorenim košta više u objašnjavanju i reputaciji nego što automatizacija uštedi vremena. Tamo je i dalje potreban trenutak kontrole, i kada je samo izrada automatizirana.
U poduzećima gdje su prodajni podaci čisti i središnje registrirani, izrada i slanje standardnih faktura je često već zadatak na kojem čovjek više ne radi rukom. Pomak nije u budućnosti nego u uvjetu: pravilna veza između prodajnog sustava i sustava za fakturiranje, i ugrađena provjera dogovora o tarifama prije nego što faktura izađe. Gdje su te dvije stvari uređene, udio ljudskog rada u ovom zadatku ograničen je na iznimke i provjeru uzorka. Gdje to nije uređeno -- raspršeni podaci, ručne prilagodbe tarifa, mnogo prilagodbi po klijentu -- to i dalje uglavnom ostaje ljudski rad, s AI-om kao pomagalom za predložak, a ne kao zamjenom za provjeru.
Ovaj pomak nije odvojen od ostatka financijske administracije. Na strani nabave sličan se obrazac vidi kod unosa ulaznih faktura u računovodstveni sustav i kod praćenja rokova dospijeća za pravovremeno plaćanje: i tamo je strukturirani dio u velikoj mjeri automatiziran, a iznimka ostaje ljudski rad. A jednom poslana, faktura se povezuje sa sljedećim procesom: učitavanje i uparivanje bankovnih izvoda i usklađivanje transakcija iz pružatelja usluga plaćanja funkcioniraju po istoj logici strukturiranih podataka uz nizak trošak pogreške. Onaj koji fakturiranje razmatra odvojeno od ostatka novčanog toka, propušta dio slike.
Ovo nije savjet o osoblju i nije argument za odluku o rasporedu zaposlenika. Ako pomak u zadacima ima posljedice za funkcije ili ugovore, za to vrijede zasebni zakonski zahtjevi; to pitanje je izvan ove analize. Ovdje je opisan sam zadatak: koji je dio dovoljno strukturiran za sustav, a koji dio traži prosudbu koja još leži na čovjeku.
Ishod za fakturiranje nije jedinstven za ovaj zadatak. Kako se ta ravnoteža između sustava i čovjeka razlikuje po sektorima, vidljivo je kod što AI može preuzeti u trgovini na malo, a kako se taj pomak vidi na razini rukovođenja kod koji posao AI može preuzeti u menadžmentu.
Je li fakturiranje prodaje u vašem poduzeću u velikoj mjeri automatizirano ili uglavnom ostaje ljudski rad, ovisi o tome koliko su čisti vaši prodajni podaci, koliko je varijacije u dogovorima o tarifama i koliko teško pogreška u fakturi utječe na vaše klijente. Besplatni brzi test od dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, daje prvu indikaciju kojeg dijela sati u vašem profilu AI danas može preuzeti. Potpuni radni test, koji posao vašeg poduzeća po zadatku procjenjuje na osam osi, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.