Rahtiasiakirjojen laatiminen tarkoittaa CMR-rahtikirjojen, pakkauslistojen ja muiden lähetysasiakirjojen luomista, jotka tarvitaan lähetyksen kuljetukseen laittamiseksi. Logistiikkatyöntekijän tai huolitsijan tapauksessa tämä tapahtuu tavallisesti TMS- tai ERP-järjestelmässä, tilaustietojen perusteella, jotka on jo tallennettu. Kysymys ei ole siitä, voidaanko tämä joskus automatisoida, vaan siitä, mitä tänään on jo mahdollista.
Kolme akselia määrittää tässä kuvan: rakenteisuus, volyymi ja compliance.
Rakenteisuus saa korkean pisteen. CMR-rahtikirja noudattaa kiinteää formaattia, pakkauslista noudattaa kiinteää formaattia, ja tiedot, jotka niihin tarvitaan -- lähettäjä, vastaanottaja, kollien määrä, paino, viitenumero -- ovat jo tilausjärjestelmässä. Tekstiä ei tarvita, ainoastaan tietojen kopiointi ja sijoittelu. Se on juuri sitä työtä, jota varten sääntöpohjainen automatisointi (RPA) on tehty: tietojen hakeminen järjestelmästä A ja sijoittaminen järjestelmän B tai asiakirjamallin oikeisiin kenttiin.
Volyymi vahvistaa tätä. Joka lähetyksessä tämä on tehtävä uudelleen, mikä tarkoittaa, että pieni ajansäästö per asiakirja kertaantuu satojen tai tuhansien kuukausittaisten lähetysten yli. Kun volyymi on suuri ja työ toistuu, mahdollisuus, että automatisointi maksaa itsensä takaisin, on suurin.
Compliance saa pisteen 2, mikä toimii tässä juuri eduksi: CMR-rahtikirja on lakisääteinen asiakirja, jossa on kiinteät pakolliset kentät. Tulkinnan varaa siitä, mitä siihen tulee sisältyä, on vähän, mikä tekee tuloksen oikeellisuuden tarkistamisesta helpompaa kuin asiakirjoissa, joissa itse pitää arvioida, mikä on compliant.
Arviointitila saa pisteen 4, ja se tekee kuvasta välittömästi vivahteikkaamman. Ei kaikki lähetys ole standardi. Vaarallinen aine, poikkeuksellinen tullikohde, asiakas, jolla on poikkeava toimitusehto: se vaatii tarkistuksen, joka menee pidemmälle kuin tietojen kopiointi. Se, joka järjestää tässä automatisoinnin tunnistamatta näitä poikkeuksia, ottaa riskin, että virheelliset asiakirjat lähtevät ovesta yhtä nopeasti kuin oikeat.
Virheiden kustannukset pisteellä 3 kuuluvat tähän. Väärä CMR-rahtikirja voi johtaa hylättyyn lähetykseen, väärä pakkauslista väärään toimitukseen asiakkaalle. Se ei ole katastrofaalista, mutta ei myöskään merkityksettömän vähäistä. Siksi tänään toimivin järjestely ei ole täydellinen haltuunotto, vaan automaattinen luonti inhimillisellä katseella poikkeamiin: järjestelmä laatii asiakirjan, työntekijä hyväksyy tai hylkää sen, mikä poikkeaa standardikuviosta.
Luovuus saa pisteen 1, mikä on looginen: ei ole mitään muotoiltavaa tai keksittävää, ainoastaan strukturoitavaa. Se tekee tehtävästä juuri sopivan automatisoinnille, mutta se tarkoittaa myös, että tilaa työskennellä älykkäämmin AI-kielimallien avulla on vähän. Tämä on säännönmukaista työtä, ei kirjoitustyötä.
Tähän sopiva teknologia on RPA: ohjelmisto, joka kiinteiden sääntöjen mukaan kopioi tietoja ja kokoaa asiakirjoja. Ei generatiivinen AI, joka tuottaa vapaata tekstiä, vaan skripti, joka hakee tilaustiedot TMS:stä tai ERP:stä ja sijoittaa ne oikeaan asiakirjaformaattiin. Se toimii, kunhan kaksi ehtoa täyttyy: asiakirjaformaatit ovat standardoituja, ja tilaustietoihin on liitäntä. Ilman tätä liitäntää joku jatkaa manuaalista uudelleenkirjoittamista, ja ilman standardiformaattia jokainen poikkeus vaatii uudelleen pohdintaa jäsentelystä.
Yrityksessä, joka lähettää pääasiassa standardilähetyksiä EU:n sisällä, rajallisella määrällä asiakkaita ja kiinteillä toimitusehdoilla, haltuunotto on suuri: lähes kaikki asiakirjat noudattavat samaa kuviota. Huolitsijalla, joka toimii kansainvälisesti vaihtelevilla tullivaatimuksilla, vaarallisilla aineilla ja asiakaskohtaisilla sopimuksilla, automatisoitavan työn osuus on pienempi, ja suurempi osa jää työntekijälle, joka tunnistaa poikkeukset.
Tämä riippuvuus standardoinnista on samaa logiikkaa, joka pätee ostolaskujen käsittelyssä ja vastaanottotositteen kirjaamisessa järjestelmään: mitä rakenteisempi lähde, sitä suurempi osuus voidaan tehdä ihmiskättä käyttämättä. Logistisen prosessin myöhemmässä vaiheessa asia on eri, kuten varastopaikkojen osoittamisessa tai tavaroiden keräilyssä ja pakkaamisessa, joissa fyysiset toimenpiteet asettavat toisenlaisen rajan.
Tämä ei ole kannanotto siihen, kuka tätä tehtävää tänään suorittaa tai kenen tulisi jatkaa sen suorittamista. Se, mitä organisaatio tekee vapautuneilla tunneilla, jää tämän analyysin ulkopuolelle; henkilöstöä koskevat päätökset noudattavat omia lakisääteisiä vaatimuksiaan, ja niitä ei ole tarkoitus arvioida tässä.
Kahdeksan akselia, joita tässä on käytetty -- rakenteisuudesta compliance-vaatimukseen -- muodostavat jokaisen tehtäväarvioinnin kiinteän perustan. Kuinka tämä arviointi täsmälleen toimii on selitetty omalla sivullaan, sille, joka haluaa nähdä, mistä pisteet tulevat. Sille, joka haluaa katsoa laajemmin kuin tätä yhtä tehtävää: minkä työn logistiikassa AI voi ottaa haltuunsa antaa siitä yleiskatsauksen.
Rahtiasiakirjojen osalta pätee: rakenteinen, suurivolyyminen osa soveltuu automaattiseen laadintaan, poikkeukset vaativat edelleen valvovaa silmää. Se, kuinka suuri osa asiakirjavirrastanne kuuluu ensimmäiseen osaan ja kuinka suuri toiseen, vaihtelee yrityksittäin ja riippuu siitä, kuinka yhtenäisiä lähetyksenne ovat.
Maksuton pikaskannaus antaa siitä ensimmäisen käsityksen: kaksitoista kysymystä, ilman tiliä, arvion kanssa siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on tänään AI:n haltuun otettavissa. Täydellinen työskannaus, joka jäsentää koko yrityksen työn tehtäviin ja laskee sen fte-kapasiteetiksi, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.