Η οργάνωση και παρακολούθηση υποχρεωτικών εκπαιδεύσεων — ΓΚΠΔ, ακεραιότητα, ή παρόμοιες υποχρεωτικές ενότητες — είναι ένα από τα καθήκοντα όπου η AI μπορεί ήδη σήμερα να αναλάβει μεγάλο μέρος της εργασίας. Ο προγραμματισμός, η αποστολή προσκλήσεων και η καταγραφή ολοκλήρωσης αποτελούν σε μεγάλο βαθμό ζήτημα εφαρμογής σταθερών κανόνων σε δομημένα δεδομένα. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εργασίας στο οποίο ταιριάζει καλά η αυτοματοποίηση, στην προκειμένη περίπτωση ο αυτοματισμός ρομποτικών διαδικασιών (RPA). Ωστόσο, υπάρχει μια προϋπόθεση που δεν καθιστά αυτή την κρίση εξίσου εύκολη παντού: η ποιότητα της σύνδεσης με το σύστημα HR.
Τρεις άξονες είναι εδώ καθοριστικοί: η δομημένη μορφή, η συμμόρφωση και ο όγκος.
Η δομημένη μορφή βαθμολογείται υψηλά με 4. Ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης έχει σταθερές στιγμές, σταθερές λίστες συμμετεχόντων και σταθερά πεδία καταγραφής: ποιος πρέπει να παρακολουθήσει την εκπαίδευση, πότε, και αν έχει ολοκληρωθεί. Δεν πρόκειται για ανοιχτό ζήτημα όπου κάποιος πρέπει συνεχώς να ξανασκέφτεται τι πρέπει να γίνει· η διαδικασία επαναλαμβάνεται κάθε τρίμηνο ή κάθε χρόνο σύμφωνα με ένα σταθερό μοτίβο.
Ο όγκος βαθμολογείται με 3, μέτριος έως υψηλός. Σε μια εταιρεία με εκατοντάδες εργαζομένους που πρέπει να ολοκληρώνουν ετησίως πολλαπλές υποχρεωτικές εκπαιδεύσεις, πρόκειται για μια επαναλαμβανόμενη ροή προσκλήσεων, υπενθυμίσεων και καταγραφών. Όσο μεγαλύτερη είναι αυτή η ροή, τόσο περισσότερος χρόνος ελευθερώνεται όταν ένα σύστημα την αναλαμβάνει.
Ο άξονας συμμόρφωσης βαθμολογείται χαμηλά, με 2, και αυτό είναι ευνοϊκό εδώ για την αυτοματοποίηση — να μη συγχέεται με την ίδια την εκπαίδευση συμμόρφωσης. Αυτός ο άξονας μετρά πόσο αυστηρά ρυθμιζόμενο είναι το καθήκον *της οργάνωσης*, όχι το περιεχόμενο της εκπαίδευσης. Ο προγραμματισμός και η καταγραφή του ποιος έχει ολοκληρώσει ένα μάθημα έχουν από μόνα τους λίγες νομικές υποχρεώσεις σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης, σε αντίθεση με, για παράδειγμα, την παρακολούθηση ενός ημερολογίου συμμόρφωσης με προθεσμίες, όπου οι ίδιες οι προθεσμίες προκύπτουν από τη νομοθεσία.
Οι υπόλοιποι άξονες — επαφή με πελάτες, φυσική διάσταση, δημιουργικότητα και κόστος λαθών — βαθμολογούνται όλοι ευνοϊκά, μεταξύ 4 και 5. Δεν υπάρχει επαφή με πελάτες, δεν απαιτείται καμία φυσική ενέργεια, και χρειάζεται ελάχιστη δημιουργικότητα: ένα email πρόσκλησης ακολουθεί ένα σταθερό πρότυπο, μια καταγραφή είναι μια απλή καταχώρηση ναι/όχι. Το κόστος λαθών είναι περιορισμένο, καθώς μια χαμένη πρόσκληση είναι συνήθως διορθωτική με μια υπενθύμιση, όχι με μη αναστρέψιμη ζημία.
Ο χώρος κρίσης βαθμολογείται με 4, που σημαίνει ότι απαιτείται λίγη αξιολόγηση κατά την ίδια την εκτέλεση. Ωστόσο, παραμένει μια προϋπόθεση: το σύστημα πρέπει να γνωρίζει ποιος δικαιούται ποια εκπαίδευση, και αυτό απαιτεί μια ενημερωμένη σύνδεση με το σύστημα HR. Χωρίς αυτή τη σύνδεση, κάποιος πρέπει να συνθέτει χειροκίνητα λίστες συμμετεχόντων, και τότε η εργασία μετατοπίζεται πίσω στην ανθρώπινη εργασία, παρά την ευνοϊκή βαθμολογία στους άλλους άξονες.
Ένας υπεύθυνος συμμόρφωσης σε έναν μεσαίου μεγέθους πάροχο υπηρεσιών κανονίζει ακόμα ο ίδιος, κάθε τρίμηνο, ποιος πρέπει να παρακολουθήσει την εκπαίδευση ΓΚΠΔ: να εντοπίσει ποιος προσλήφθηκε πρόσφατα, ποιος έχασε τον προηγούμενο γύρο, να συνθέσει μια λίστα, να στείλει προσκλήσεις μέσω του συστήματος διαχείρισης μάθησης, και μετά την προθεσμία να ελέγξει χειροκίνητα ποιος δεν έχει ολοκληρώσει την εκπαίδευση για να στείλει υπενθύμιση. Με μια σύνδεση μεταξύ του συστήματος HR και του συστήματος διαχείρισης μάθησης, και με ένα σταθερό πρόγραμμα εκπαίδευσης ρυθμισμένο, ένα σύστημα μπορεί να εκτελέσει αυτά τα βήματα αυτόματα: να προσθέτει αυτόματα νέους εργαζομένους, να στέλνει προσκλήσεις σε σταθερές στιγμές, και να παρακολουθεί την καταγραφή χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης επιτηρεί τις εξαιρέσεις — κάποιος με μακροχρόνια άδεια, μια θέση που δεν εμπίπτει στην υποχρέωση — αντί να εκτελεί ο ίδιος κάθε βήμα.
Σε μια εταιρεία χωρίς σύστημα διαχείρισης μάθησης, ή με σύστημα HR που δεν μπορεί να συνδεθεί, αυτό το καθήκον καταλήγει σε μεγάλο βαθμό στην ανθρώπινη εργασία, παρά τις ευνοϊκές βαθμολογίες στους άλλους άξονες. Επίσης σε οργανισμούς με πολλές εξαιρέσεις — διαφορετικές υποχρεώσεις εκπαίδευσης ανά θέση, ανά χώρα, ανά τύπο σύμβασης — αυξάνεται ο απαιτούμενος χώρος κρίσης, και μαζί με αυτόν ο βαθμός στον οποίο πρέπει να συνεχίσει να επιτηρεί ένας άνθρωπος. Το καθήκον μετατοπίζεται τότε από «η AI μπορεί να το αναλάβει» σε «εν μέρει, με επιτήρηση που αξιολογεί εξαιρέσεις.»
Αυτό το καθήκον δεν είναι εξάλλου ανεξάρτητο από άλλες διαδικασίες συμμόρφωσης. Όποιος εξετάζει πώς εφαρμόζονται οι περίοδοι διατήρησης και καταστρέφονται τα έγγραφα, ή πώς ελέγχονται πελάτες και συνεργάτες σε λίστες κυρώσεων, βλέπει ένα παρόμοιο μοτίβο: δομημένα, επαναλαμβανόμενα καθήκοντα με σταθερό σύνολο κανόνων προσφέρονται εύκολα για ανάληψη, ενώ καθήκοντα με πολλές εξαιρέσεις παραμένουν ανθρώπινη εργασία ή απαιτούν επιτήρηση.
Αυτό δεν είναι συμβουλή προσωπικού ούτε επιχείρημα για τη μείωση ενός τμήματος συμμόρφωσης ή HR. Πρόκειται για ώρες που ελευθερώνονται εντός ενός καθήκοντος, όχι για κρίση σχετικά με τη διαμόρφωση μιας θέσης εργασίας. Τι κάνει ένας οργανισμός με την ελευθερωμένη χωρητικότητα, βρίσκεται εκτός του πεδίου αυτής της αξιολόγησης· αποφάσεις που επηρεάζουν το προσωπικό έχουν τις δικές τους νομικές απαιτήσεις.
Αν αυτό το καθήκον στον οργανισμό σας είναι πράγματι σε μεγάλο βαθμό δυνατό να αναληφθεί, εξαρτάται από τα συστήματα που έχετε ήδη και από πόσες εξαιρέσεις έχουν οι υποχρεώσεις εκπαίδευσής σας. Η δωρεάν γρήγορη σάρωση της FTE TO AI δίνει μια πρώτη ένδειξη για αυτό: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια εκτίμηση του ποιο ποσοστό των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναλάβει η AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που αναλύει την εργασία μιας ολόκληρης εταιρείας σε καθήκοντα και υπολογίζει ανά καθήκον τη χωρητικότητα σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.