Η καταχώριση μιας παραγγελίας ακούγεται σαν μία από τις πιο προβλέψιμες εργασίες σε έναν οργανισμό: ο πελάτης παραγγέλνει, τα στοιχεία εισάγονται στο σύστημα, η παραγγελία φεύγει προς αποστολή. Παρ' όλα αυτά, η απάντηση στο ερώτημα αν η AI μπορεί να αναλάβει αυτό το έργο δεν είναι απλώς ναι. Είναι εν μέρει ναι, και το μέρος που απομένει είναι μικρό αλλά καθοριστικό.
Η καταχώριση παραγγελιών σκοράρει υψηλά σε δομή και σε όγκο. Τα στοιχεία που εισέρχονται — προϊόν, ποσότητα, όροι παράδοσης — ακολουθούν σταθερά πεδία, και αυτό συμβαίνει δεκάδες έως χιλιάδες φορές την ημέρα σε επιχειρήσεις με κάποιο μέγεθος. Αυτό είναι ακριβώς το προφίλ στο οποίο ανταποκρίνεται καλά η αυτοματοποιημένη επεξεργασία, σε αυτή την περίπτωση το RPA (robotic process automation): ένα σταθερό μοτίβο που επαναλαμβάνεται συχνά, με μικρή ανάγκη ερμηνείας. Η εργασία δεν απαιτεί ούτε φυσική ενέργεια ούτε δημιουργική συνεισφορά, κάτι που ανοίγει τον δρόμο για πλήρη επεξεργασία από ένα σύστημα.
Ο λόγος που αυτό δεν καταλήγει σε ένα ξεκάθαρο «ναι» έγκειται στο κόστος λαθών και στη συμμόρφωση. Μια λανθασμένα καταχωρισμένη ποσότητα ή μια εσφαλμένη διεύθυνση παράδοσης οδηγεί σε λανθασμένη παράδοση, πιστωτικό τιμολόγιο, δυσαρεστημένο πελάτη ή λογιστική καθυστέρηση. Σε μεγαλύτερους όγκους παραγγελιών, ένα τέτοιο λάθος μπορεί να επαναληφθεί ραγδαία προτού το προσέξει κανείς. Επιπλέον, κάτω από μια παραγγελία κρύβονται συχνά συμβατικοί ή φορολογικοί όροι — προθεσμίες πληρωμής, κανόνες εξαγωγών, συμφωνίες έκπτωσης — που απαιτούν έλεγχο όταν η μορφή της παραγγελίας αποκλίνει από το πρότυπο. Το περιθώριο κρίσης εδώ είναι μικρό, αλλά όχι μηδενικό: σε περίπτωση διφορούμενης παραγγελίας, πελάτη που ζητά μέσω email κάτι διαφορετικό από ό,τι αναγράφεται στην προσφορά, ή προϊόντος-εξαίρεσης που δεν περιλαμβάνεται στον τυπικό κατάλογο, χρειάζεται ένας άνθρωπος που κρίνει και εγκρίνει ή απορρίπτει με αιτιολόγηση.
Σε επιχειρήσεις που εργάζονται με τυποποιημένη μορφή παραγγελίας — μια σταθερή πύλη, μια σταθερή σύνδεση EDI, ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με περιορισμένες παραλλαγές προϊόντων — το μεγαλύτερο μέρος του όγκου παραγγελιών επεξεργάζεται σήμερα ήδη χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η παραγγελία εισέρχεται, αναγνωρίζεται, επικυρώνεται έναντι του συστήματος αποθέματος και καταχωρίζεται. Σε επιχειρήσεις όπου οι παραγγελίες φτάνουν μέσω τηλεφώνου, μεμονωμένων email, PDF με ποικίλη μορφοποίηση ή προφορικών συμφωνιών με υπεύθυνους λογαριασμών, η κατάσταση είναι διαφορετική: εκεί χρειάζεται πρώτα ένα βήμα ερμηνείας που σήμερα εξακολουθεί να είναι ανθρώπινη εργασία, ή στην καλύτερη περίπτωση ημι-αυτοματοποιημένο, με έναν εργαζόμενο να ελέγχει την έξοδο.
Η διαφορά, λοιπόν, δεν βρίσκεται στην ίδια την εργασία, αλλά στο πόσο τυποποιημένη είναι η εισαγωγή και πόσο βαρύ είναι το αντίκτυπο ενός λάθους. Μια χονδρική επιχείρηση με σταθερούς πελάτες και σταθερή μορφή παραγγελίας βρίσκεται κοντά στην πλήρη ανάληψη. Μια επιχείρηση κατά παραγγελία με πολλές τηλεφωνικές παραγγελίες και πολλά προϊόντα-εξαιρέσεις βρίσκεται πιο κοντά στο «εν μέρει», με έναν εργαζόμενο που συνεχίζει να διαχειρίζεται τις εξαιρέσεις.
Τρία στοιχεία καθορίζουν αν η καταχώριση παραγγελιών είναι μεταβιβάσιμη σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση:
Αν λείπει μία από αυτές τις προϋποθέσεις, η καταχώριση παραγγελιών δεν γίνεται αμέσως λιγότερο κατάλληλη για αυτοματοποίηση, αλλά είναι λιγότερο έτοιμη να λειτουργήσει χωρίς εποπτεία.
Η καταχώριση παραγγελιών σπάνια στέκεται μόνη της. Ό,τι συμβαίνει μετά την καταχώριση — έλεγχος κατάστασης παραγγελίας και επικοινωνία με τον πελάτη, ενημέρωση στοιχείων πελάτη στο CRM, ή δημιουργία εγγράφων αποστολής και επιστροφής — απαιτεί συχνά παρόμοια στάθμιση μεταξύ δομής και εξαίρεσης. Όποιος χαρτογραφεί την καταχώριση παραγγελιών, γρήγορα βρίσκεται μπροστά στο ερώτημα πόσο μακριά φτάνει αυτή η μετατόπιση σε ολόκληρη τη διαδικασία παραγγελιών.
Το συμπέρασμα αυτό δεν αποτελεί συμβουλή για το προσωπικό ούτε αφορμή για αναθεώρηση θέσεων εργασίας. Το αν και πώς ένας οργανισμός αναδιατάσσει την εργασία με βάση το τι μπορεί να διαχειριστεί η AI, είναι απόφαση του ίδιου του εργοδότη, με δικές του νομικές απαιτήσεις όσον αφορά θέσεις εργασίας και προσωπικό. Ό,τι αναφέρεται εδώ αποτελεί περιγραφή της εργασίας, όχι των ανθρώπων που την εκτελούν σήμερα. Όποιος αναρωτιέται πόσο αυστηρά είναι αυτά τα πλαίσια όταν η εργασία κινείται προς την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, βρίσκει το πλαίσιο στη σελίδα σχετικά με τι αλλάζει νομικά στις εφαρμογές AI υψηλού κινδύνου στον χώρο εργασίας.
Το συμπέρασμα για αυτή τη μία εργασία δεν αποτελεί ποτέ την πλήρη εικόνα μιας επιχείρησης. Η καταχώριση παραγγελιών συνδέεται με την αρχειοθέτηση — δείτε επίσης τη σελίδα σχετικά με αρχειοθέτηση εγγράφων και έλεγχο βάσει προθεσμιών διατήρησης — και με μια σειρά άλλων εργασιών που η καθεμία έχει το δικό της συμπέρασμα ως προς τη δομή, τον όγκο και το κόστος λαθών. Αν θέλετε να μάθετε πώς ισχύει αυτό για τη δική σας επιχείρηση, η δωρεάν quickscan αποτελεί ένα πρώτο βήμα: δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, με μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί να αναλάβει η AI σήμερα. Η πλήρης werkscan, που αναλύει την εργασία μιας επιχείρησης εργασία προς εργασία, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.