Σε μεγάλο βαθμό, αλλά όχι χωρίς προηγούμενες συμφωνίες. Ο προγραμματισμός, η μετάθεση και η επίλυση συγκρούσεων στο ημερολόγιο ενός ή περισσότερων ατόμων είναι μια εργασία που προσφέρεται καλά για έναν AI-agent που εργάζεται αυτόνομα εντός κανόνων που εσείς καθορίζετε, με ανθρώπινο έλεγχο στις στιγμές που αυτό απαιτείται. Αυτό είναι διαφορετική απάντηση από το "ναι, πλήρως αυτόματα", αλλά και διαφορετική από το "όχι, αυτό είναι ανθρώπινη εργασία". Βρίσκεται κάπου ενδιάμεσα, και το πού ακριβώς εξαρτάται από το πώς οργανώνει ο οργανισμός σας τις συναντήσεις και τις προτεραιότητες.
Τρεις άξονες καθορίζουν εδώ το αποτέλεσμα: το περιθώριο κρίσης, ο όγκος και ο βαθμός δομής.
Ο όγκος είναι υψηλός. Ένας/μία διοικητικός/ή βοηθός που διαχειρίζεται τα ημερολόγια πολλών στελεχών επεξεργάζεται σε μια μέση ημέρα δεκάδες αιτήματα: νέα ραντεβού, μετακινήσεις, διπλές κρατήσεις που πρέπει να επιλυθούν. Αυτό είναι ακριβώς το είδος επαναλαμβανόμενης εργασίας όπου ένας AI-agent απελευθερώνει χρόνο, επειδή οι κανόνες πίσω από έναν καλό προγραμματισμό μπορούν σε μεγάλο βαθμό να καθοριστούν εκ των προτέρων: ποιος έχει προτεραιότητα, ποια χρονικά διαστήματα είναι ιερά, πόσο διαρκεί ο χρόνος μετακίνησης μεταξύ τοποθεσιών.
Ο βαθμός δομής βαθμολογείται μέτρια, με 3. Ένα ημερολόγιο είναι ένα δομημένο σύστημα με ώρες, συμμετέχοντες και τοποθεσίες, αλλά η εισερχόμενη πληροφορία γύρω από αυτό, ένα email με "μπορεί και Πέμπτη, αλλά όχι πριν τις έντεκα", είναι μη δομημένο κείμενο που πρέπει πρώτα να μεταφραστεί σε μια συγκεκριμένη πρόταση. Τα σύγχρονα γλωσσικά μοντέλα μπορούν να κάνουν αυτή τη μετάφραση, κάτι που το κάνει διαφορετικό από ό,τι πριν από δέκα χρόνια.
Το περιθώριο κρίσης είναι το κομβικό σημείο, επίσης με 3. Σε ένα απλό ραντεβού μεταξύ δύο ελεύθερων ατόμων, υπάρχει μικρό περιθώριο κρίσης. Σε μια σύγκρουση μεταξύ μιας επαναλαμβανόμενης ομαδικής συνάντησης και ενός αιτήματος πελάτη, τα πράγματα είναι διαφορετικά: ποιος υποχωρεί, ποιο ραντεβού είναι σημαντικότερο για τον οργανισμό, υπάρχει πολιτική διάσταση στο ποιος μετατίθεται. Αυτή η κρίση μπορεί να αυτοματοποιηθεί εφόσον οι κανόνες προτεραιοποίησης έχουν καθοριστεί ρητά. Χωρίς αυτούς τους κανόνες, η απόφαση επιστρέφει σε έναν άνθρωπο.
Η σωματική εργασία δεν παίζει κανένα ρόλο, πρόκειται εξ ολοκλήρου για εργασία σε οθόνη, κάτι που εξηγεί τη βαθμολογία 5. Η συμμόρφωση βαθμολογείται επίσης με 5: σπάνια υπάρχουν νομικές υποχρεώσεις που συνδέονται με τον προγραμματισμό ενός ραντεβού, οπότε αυτό το εμπόδιο απουσιάζει.
Η δημιουργικότητα βαθμολογείται χαμηλά, με 2, και αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο αυτή η εργασία προσφέρεται καλά για αυτοματοποίηση: δεν χρειάζεται νέα ιδέα, μόνο σωστή εφαρμογή κανόνων. Το κόστος σφάλματος βαθμολογείται με 3: ένα λανθασμένα προγραμματισμένο εσωτερικό ραντεβού διορθώνεται με ένα τηλεφώνημα, αλλά ένα λάθος σε ένα ραντεβού με μεγάλο πελάτη ή σε μια συνεδρίαση διοικητικού συμβουλίου κοστίζει περισσότερο. Η επαφή με πελάτες βαθμολογείται επίσης με 3, που σημαίνει ότι ένα μέρος των ραντεβού είναι καθαρά εσωτερικό και ένα μέρος εξωτερικό, με διαφορετικό τόνο και διαφορετική ευαισθησία.
Υποθέστε ότι ένας διευθυντής έχει μια σταθερή συνάντηση κάθε Τρίτη πρωί, και ένας πελάτης ζητά μια συνάντηση που ταιριάζει μόνο εκείνο το πρωί. Ένας AI-agent με σαφείς κανόνες ("οι συναντήσεις πελατών αυτού του τμήματος προηγούνται των εσωτερικών συσκέψεων, εκτός από τη μηνιαία σύσκεψη διοίκησης") μπορεί να το επιλύσει αυτόνομα: να μεταθέσει τη συνάντηση, να ενημερώσει τους εμπλεκόμενους, να προτείνει νέα ώρα. Χωρίς αυτόν τον κανόνα, ο agent παραμένει κολλημένος σε μια επιλογή που στην ουσία είναι πολιτική, και τότε χρειάζεται ένας άνθρωπος για να αποφασίσει.
Σε μια άλλη εταιρεία, όπου ο διευθυντής θέλει να αποφασίζει ο ίδιος κατά περίπτωση ποιος έχει προτεραιότητα, η ισορροπία είναι διαφορετική. Τότε ο AI-agent είναι μια γεννήτρια προτάσεων που παρουσιάζει επιλογές, όχι ένας agent που μετακινεί πράγματα αυτόνομα. Το ίδιο ισχύει και για ραντεβού VIP: μια συνάντηση με μεγαλομέτοχο ή μια συνέντευξη πρόσληψης σε επίπεδο διοίκησης απαιτεί συχνότερα το βλέμμα ενός ανθρώπου προτού κάτι οριστικοποιηθεί ή μετατεθεί.
Σε εταιρείες με αυστηρά καθορισμένη λογική προτεραιοποίησης και κουλτούρα ψηφιακών ημερολογίων, η διαχείριση ημερολογίου λειτουργεί ήδη σήμερα σε μεγάλο βαθμό μέσω ενός agent, με έναν άνθρωπο να παρεμβαίνει μόνο σε εξαιρέσεις. Σε εταιρείες όπου τα ραντεβού διεκπεραιώνονται μέσω σκόρπιων εφαρμογών μηνυμάτων και προφορικών δεσμεύσεων, αυτό απέχει ακόμη πολύ, όχι επειδή η τεχνολογία δεν το επιτρέπει, αλλά επειδή η εισερχόμενη πληροφορία είναι πολύ ακατάστατη για να αυτοματοποιηθεί.
Αυτή η εργασία, εξάλλου, δεν είναι ανεξάρτητη από την υπόλοιπη γραμματειακή εργασία. Όποιος εξετάζει τη διαχείριση ημερολογίου, συχνά συναντά συναφείς εργασίες: την κράτηση αιθουσών συνεδριάσεων και εγκαταστάσεων, την υποδοχή και εγγραφή επισκεπτών, και τη σύνταξη τυποποιημένων επιστολών και εντύπων. Αυτές είναι ξεχωριστές εργασίες με τις δικές τους βαθμολογίες, αλλά συχνά μοιράζονται τα ίδια συστήματα και τον ίδιο ρόλο, κάτι που σημαίνει ότι μια μετατόπιση στη μία συχνά επιφέρει μετατόπιση και στην άλλη. Όποιος θέλει να δει το ευρύτερο πλαίσιο πέρα από το ημερολόγιο, μπορεί επίσης να εξετάσει πώς παρακολουθείται η πρόοδος στόχων και έργων, καθώς η διαχείριση ημερολογίου συχνά άπτεται αυτού.
Αυτό δεν είναι συμβουλή για το προσωπικό ούτε επιχείρημα για μια απόφαση σχετικά με τη θέση κάποιου. Το τι κάνει ένας οργανισμός με τις ώρες που απελευθερώνονται είναι δική του υπόθεση· γι' αυτό ισχύουν οι δικές του νομικές απαιτήσεις. Αυτό που περιγράφεται εδώ είναι μια εκτίμηση της εργασίας, όχι του ατόμου που την εκτελεί σήμερα.
Οι παραπάνω βαθμολογίες δεν είναι επίσης ακριβή ποσοστά αλλά μια κατεύθυνση· πώς πρέπει να διαβάζεται μια ένδειξη όπως "σε μεγάλο βαθμό", και τι λέει και τι δεν λέει ένα εύρος, εξηγείται σε αυτή την επεξήγηση σχετικά με τα εύρη.
Για να δείτε πώς ισχύει αυτό για τη δική σας κατάσταση, με το δικό σας μείγμα εσωτερικών και εξωτερικών ραντεβού, τους δικούς σας κανόνες προτεραιοποίησης και τα δικά σας συστήματα, μια σύντομη δοκιμή αξίζει περισσότερο από μια γενική εκτίμηση. Η δωρεάν γρήγορη σάρωση (quickscan) της FTE TO AI αποτελείται από δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό, και δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε αυτό το προφίλ μπορεί να αναλάβει η AI σήμερα. Η πλήρης σάρωση εργασίας (werkscan), η οποία μεταφράζει την εργασία μιας ολόκληρης επιχείρησης, εργασία προς εργασία, σε χωρητικότητα ισοδύναμων θέσεων πλήρους απασχόλησης (fte), βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.