Ένας διοικητικός υπάλληλος ή βοηθός διοίκησης που καθημερινά συμπληρώνει βεβαιώσεις, συμβάσεις και επιστολές με βάση ένα σταθερό πρότυπο, εκτελεί εργασία που εκ πρώτης όψεως φαίνεται πολύ κατάλληλη για AI. Είναι επαναλαμβανόμενη, ακολουθεί σταθερό μοτίβο, και η εισαγωγή δεδομένων προέρχεται συνήθως ήδη από ένα σύστημα. Ωστόσο, η απάντηση δεν είναι απλώς ναι. Είναι εν μέρει, και ποιο μέρος εξαρτάται από το πώς είναι διαμορφωμένα το πρότυπο και τα δεδομένα πηγής σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση.
Τρεις άξονες καθορίζουν εδώ το αποτέλεσμα: δομή, όγκος και κόστος σφαλμάτων.
Η δομή είναι υψηλή. Ένα πρότυπο για μια βεβαίωση εργασίας ή μια τυποποιημένη σύμβαση έχει σταθερά πεδία σε σταθερές θέσεις: όνομα, ημερομηνία, ποσό, θέση. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εργασίας κειμένου που η AI χειρίζεται καλά σήμερα, επειδή η δομή του εγγράφου έχει ήδη καθοριστεί και η εργασία περιορίζεται στη σωστή συμπλήρωση πεδίων με βάση διαθέσιμα δεδομένα.
Ο όγκος είναι επίσης ευνοϊκός. Επιχειρήσεις που παράγουν πολλά από τα ίδια έγγραφα, ένα γραφείο προσωρινής απασχόλησης που συντάσσει εκατοντάδες συμβάσεις εργασίας τον μήνα, ένας δήμος που εκδίδει την ίδια βεβαίωση ξανά και ξανά, έχουν μεγαλύτερο όφελος από την εξορθολόγηση αυτής της διαδικασίας σε σχέση με μια επιχείρηση που συντάσσει ένα τέτοιο έγγραφο μόνο μερικές φορές τον χρόνο. Σε χαμηλό όγκο, ο χρόνος που απαιτείται για τη διαμόρφωση της διαδικασίας συχνά δεν είναι ανάλογος με τον χρόνο που τελικά εξοικονομείται.
Το κόστος σφαλμάτων βρίσκεται στη μέση και είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο αυτό δεν αποτελεί πλήρη ανάληψη, αλλά εργασία με ανθρώπινη εποπτεία. Ένα λανθασμένα συμπληρωμένο ποσό σε μια σύμβαση, ένα μπερδεμένο όνομα σε μια βεβαίωση, μια εσφαλμένη ημερομηνία, δεν είναι αισθητικά λάθη. Μπορούν να οδηγήσουν σε νομική ασάφεια ή σε ένα έγγραφο που πρέπει να συνταχθεί εκ νέου. Γι' αυτό παραμένει απαραίτητη μια στιγμή ελέγχου: η AI συμπληρώνει, ένας υπάλληλος εγκρίνει ή απορρίπτει, με αιτιολογία.
Ο βαθμός κρίσης είναι χαμηλός, κάτι που καθιστά την εργασία μάλιστα πιο κατάλληλη για αυτοματοποίηση: απαιτείται ελάχιστη ερμηνεία σχετικά με το τι πρέπει να περιέχει το έγγραφο, αυτό έχει ήδη καθοριστεί στο πρότυπο και στα δεδομένα πηγής. Η δημιουργικότητα είναι σχεδόν ανύπαρκτη, και αυτό επίσης λειτουργεί υπέρ της AI: δεν επινοείται τίποτα, απλώς συμπληρώνεται. Η κανονιστική συμμόρφωση παίζει ρόλο όταν πρόκειται για συμβάσεις ή επίσημες βεβαιώσεις, πράγμα που σημαίνει ότι τα καθιερωμένα βήματα έγκρισης παραμένουν σχετικά, ανεξάρτητα από το ποιος συντάσσει το έγγραφο.
Ένας βοηθός διοίκησης συντάσσει μηνιαίως δέκα έως είκοσι τυποποιημένες επιστολές: επιβεβαιώσεις, βεβαιώσεις, σύντομες τροποποιήσεις συμβάσεων. Τα δεδομένα βρίσκονται ήδη στο σύστημα προσωπικού. Εδώ το βήμα από τα δεδομένα προς το έγγραφο μπορεί να αυτοματοποιηθεί καλά: η AI μπορεί να συντάξει την επιστολή με βάση το πρότυπο και τα δεδομένα πηγής, μετά την οποία ο βοηθός διαβάζει, ελέγχει και αποστέλλει. Ο χρόνος που απομένει δεν πηγαίνει στην πληκτρολόγηση κειμένου αλλά στην αξιολόγησή του.
Σε μια άλλη επιχείρηση, όπου κάθε σύμβαση διαπραγματεύεται κατά περίπτωση και κάθε επιστολή πρέπει να είναι ελαφρώς διαφορετική σε ύφος και περιεχόμενο, τα πράγματα είναι διαφορετικά. Εκεί η δομή είναι χαμηλότερη, ο βαθμός κρίσης υψηλότερος, και η εργασία μετατοπίζεται προς την ανθρώπινη εργασία. Το ίδιο είδος εγγράφου, σύμβαση εργασίας, επιστολή, βεβαίωση, μπορεί επομένως σε μια επιχείρηση να είναι σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιήσιμο και σε μια άλλη να παραμένει κυρίως χειρωνακτική εργασία. Η διαφορά δεν βρίσκεται στον τύπο του εγγράφου αλλά στο πόσο τυποποιημένο είναι το πρότυπο και αν τα δεδομένα πηγής βρίσκονται ήδη κάπου σε ένα σύστημα, ή πρέπει ακόμη να αναζητηθούν ή να ζητηθούν.
Η μετατόπιση δεν βρίσκεται σε μια μελλοντική στιγμή κατά την οποία αυτό θα είναι "έτοιμο". Βρίσκεται ήδη τώρα στο ερώτημα αν ένας οργανισμός έχει τυποποιήσει τα πρότυπά του και έχει τα δεδομένα πηγής σε τάξη. Μια επιχείρηση όπου κάθε υπάλληλος διατηρεί τη δική του έκδοση μιας σύμβασης, με δική του μορφοποίηση και δικές του παραλλαγές, δεν μπορεί απλώς να αναθέσει αυτή τη διαδικασία στην AI, ούτε καν εν μέρει. Μια επιχείρηση με ένα καθορισμένο πρότυπο ανά τύπο εγγράφου και δεδομένα που τηρούνται ήδη δομημένα, βρίσκεται σε διαφορετική θέση.
Αυτή η εργασία συμπλήρωσης εγγράφων συχνά συνδέεται με άλλες διοικητικές εργασίες που γίνονται στο ίδιο γραφείο. Όποιος εξετάζει πώς ψηφιοποιείται και γίνεται αναζητήσιμο το εισερχόμενο έντυπο αρχείο, συχνά βλέπει το ίδιο ερώτημα να επανέρχεται: είναι τα δεδομένα ήδη δομημένα, ή πρέπει πρώτα να εξαχθούν από χαρτί. Επίσης η ταξινόμηση και διανομή εισερχόμενης αλληλογραφίας άπτεται αυτού του θέματος, καθώς πολλές τυποποιημένες επιστολές αποτελούν απάντηση σε κάτι που εισέρχεται. Και ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η ταξινόμηση προτεραιότητας ενός γενικού γραμματοκιβωτίου email καθορίζει συχνά ποια έγγραφα πρέπει καν να συνταχθούν, και με βάση ποια δεδομένα.
Για τις συνέπειες αυτής της μετατόπισης στο προσωπικό δεν διατυπώνουμε άποψη: αν οι ελεύθερες ώρες αποτελούν αφορμή για απόφαση σχετικά με το προσωπικό, ισχύουν γι' αυτό ξεχωριστές νομικές απαιτήσεις, ανεξάρτητα από αυτή την ανάλυση.
Αν αυτό αφορά τον οργανισμό σας σε μικρό ή σημαντικό βαθμό των διοικητικών ωρών, εξαρτάται από το πόσα από τα έγγραφά σας βασίζονται ήδη σε σταθερά πρότυπα και πόσα από τα δεδομένα πηγής βρίσκονται ήδη σε ένα σύστημα αντί σε χαρτί ή διάσπαρτα σε ξεχωριστά αρχεία. Αυτό διαφέρει ανά επιχείρηση, και γι' αυτό ακριβώς μια γενική δήλωση δεν επαρκεί εδώ.
Η δωρεάν σύντομη σάρωση δώδεκα ερωτήσεων, χωρίς λογαριασμό, δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών σε αυτού του είδους την εργασία εγγράφων μπορεί σήμερα να αναληφθεί από την AI. Η πλήρης σάρωση εργασίας, που αναλύει την εργασία μιας ολόκληρης επιχείρησης σε καθήκοντα και υπολογίζει ανά καθήκον τη μετατροπή σε ικανότητα FTE, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.