Zčásti. Zaúčtování a párování příchozí faktury s objednávkou a dodacím listem lze z velké části automatizovat, ale ne úplně a ne bez lidského dohledu. Úkol se skládá z rozpoznatelné, opakovatelné části, kterou AI dnes již zvládá, a menší části, kde kontrola člověkem zůstává nutná. Tato druhá část není nezávazná: jde o peníze, které odcházejí z podniku, a o pravidla, kterým musí účetnictví vyhovovat.
Nákupní faktura je ve většině firem strukturovaný dokument: pevný vzor dodavatele, čísla faktury, částky, DPH a řádků, které odpovídají objednávce. Tato strukturovanost v kombinaci s vysokým objemem přesně odpovídá typu úkolu, na kterém se AI osvědčila. Při stovkách nebo tisících faktur měsíčně je přínos u jedné faktury malý, ale součet v uvolněných hodinách je značný. Není zde ani potřeba kontaktu s klientem, ani fyzického úkonu: jde o zpracování textu v prostředí ERP nebo systému pro skenování faktur, a to je přesně druh práce, ve které je AI dnes dobrá.
Příklad: faktura od stálého dodavatele za sto kusů artiklu X, s částkou odpovídající objednávce a dodacím listem, který potvrzuje dodávku. Systém rozpozná dodavatele a kódy artiklů, zpáruje tři dokumenty a připraví fakturu k úhradě. Žádný člověk to nemusel prohlížet, dokud se platba nepředloží ke schválení.
Tři osy udržují toto téma u „zčásti“: compliance, náklady na chyby a prostor pro úsudek. Faktura, která se nepáruje – odlišná částka, chybějící dodací list, nový dodavatel bez zavedených dohod – vyžaduje posouzení, které jde nad rámec rozpoznávání vzorů. Proč je částka jiná? Je to chyba, změna ceny, která nebyla promítnuta, nebo oprávněný příplatek? Jde o otázku, za kterou stojí důvod, a ten důvod musí někdo umět schválit nebo zamítnout.
K tomu se přidává stránka compliance: účetnictví musí být správné, musí být i zpětně kontrolovatelné, a chyba v evidenci závazků stojí víc než čas potřebný k její nápravě. Při odchylkách tedy osa nákladů na chyby není dostatečně nízká, aby bylo možné riziko svěřit pouze systému. To je také důvod, proč se tato situace liší například od registrace dodacího listu v systému, kde jsou s daným úkonem spjaty menší přímé finanční důsledky.
Technologie, která to umožňuje, je rozpoznávání textu: OCR, které načte fakturu a extrahuje údaje, spojené se systémem párování, který porovná objednávku, dodací list a fakturu. Kvalita tohoto rozpoznávání určuje, jak velký podíl proběhne automaticky. U čisté datové sady – stálí dodavatelé, digitální faktury, konzistentní čísla objednávek – je automaticky zpracovaný podíl vysoký. U mnoha jednotlivých dodavatelů, papírových faktur nebo odlišných formátů je tento podíl výrazně nižší, a práce se posouvá od „AI to dělá“ k „AI dělá přípravnou práci, člověk posuzuje výjimku“.
Výsledek silně závisí na tom, jak standardizovaný je nákup. Firma s malým počtem stálých dodavatelů a striktní disciplínou PO (objednávka zaznamenaná předem u každé objednávky) může u velké části faktur nechat párování probíhat automaticky. Firma s mnoha jednorázovými nákupy, ústními dohodami nebo dodavateli, kteří dodávají faktury různými způsoby, má mnohem více výjimek, které musí posoudit člověk. Roli hraje i nastavení navazujících procesů: pokud jsou objednávky u dodavatelů zadané již strukturovaně v systému, je párování při příchodu faktury jednodušší, než když tato informace chybí nebo je neúplná.
Toto není personální doporučení ani podklad pro rozhodnutí o funkci nebo zaměstnanci. Otázkou zde je, jaká část práce z hlediska obsahu úkolu přichází v úvahu pro automatizaci, nikoli co s tímto výsledkem organizace udělá v personální politice. Pro rozhodnutí, která se týkají pracovního vztahu, platí vlastní zákonné požadavky; více o tom, jak se nasazení AI a ochrana zaměstnanců propojují, najdete na stránce o nařízení o AI a vašich zaměstnancích. Kdo chce znát širší souvislosti tohoto posunu v kancelářské práci, najde je v přehledu co může AI převzít v podnikových službách.
Abyste zjistili, jak to dopadá u vašeho vlastního procesu závazků, je třeba se podívat na podíl standardizovaných faktur, kvalitu propojení s objednávkami (PO) a řešení chyb, které dnes již existuje. Bezplatný quickscan od FTE TO AI k tomu poskytuje první orientaci: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s indikací, jaký podíl hodin v profilu, jako je tento, lze dnes převzít AI. Kompletní pracovní scan, který toto vypočítá až na úroveň jednotlivých úkolů pro celou firmu, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.