Organiziranje in spremljanje obveznih usposabljanj — GDPR, integriteta ali podobni obvezni moduli — je ena od nalog, kjer lahko AI danes že prevzame velik del dela. Načrtovanje, pošiljanje vabil in beleženje zaključkov je večinoma stvar uporabe fiksnih pravil na strukturiranih podatkih. To je natanko vrsta dela, na katero se avtomatizacija, v tem primeru robotska avtomatizacija procesov (RPA), dobro odziva. Vendar obstaja pogoj, ki tej presoji ne olajša povsod enako: kakovost povezave s kadrovskim sistemom.
Odločilne so tri osi: strukturiranost, skladnost in obseg.
Strukturiranost dosega visoko oceno 4. Urnik usposabljanj ima fiksne termine, fiksne sezname udeležencev in fiksna registracijska polja: kdo mora opraviti usposabljanje, kdaj, in ali je zaključeno. To ni odprto vprašanje, kjer bi moral nekdo vsakič znova premisliti, kaj je treba storiti; postopek se ponavlja vsako četrtletje ali vsako leto po fiksnem vzorcu.
Obseg dosega oceno 3, srednje do visoko. Pri podjetju s sto ali več zaposlenimi, ki morajo vsako leto zaključiti več obveznih usposabljanj, gre za ponavljajoč se tok vabil, opomnikov in registracij. Večji je ta tok, več časa se sprosti, ko sistem to prevzame.
Os skladnosti dosega nizko oceno, 2, in to je tu ugodno za avtomatizacijo — ne zamenjujte tega s samim usposabljanjem o skladnosti. Ta os merijo, kako strogo regulirana je naloga *organiziranja*, ne vsebine usposabljanja. Načrtovanje in beleženje, kdo je zaključil tečaj, samo po sebi pozna malo zakonskih obveznosti glede načina izvedbe, v nasprotju na primer z vodenjem koledarja skladnosti z roki, kjer roki sami izhajajo iz zakonodaje.
Preostale osi — stik s strankami, fizično delo, ustvarjalnost in stroški napak — vse dosegajo ugodne ocene, med 4 in 5. Ni stika s strankami, ni potrebnega fizičnega dejanja in je potrebne malo ustvarjalnosti: vabilo po e-pošti sledi fiksni predlogi, registracija je preprost zapis da/ne. Stroški napak so omejeni, saj je zamujeno vabilo večinoma popravljivo z opomnikom, ne pa z nepopravljivo škodo.
Prostor za presojo dosega oceno 4, kar pomeni, da je pri samem izvajanju potrebne malo presoje. Vendar ostaja pogoj: sistem mora vedeti, kdo je upravičen do katerega usposabljanja, in to zahteva aktualno povezavo s kadrovskim sistemom. Brez te povezave mora nekdo seznam udeležencev sestaviti ročno, in takrat se delo znova premakne k človeškemu delu, kljub ugodnim ocenam na drugih oseh.
Uradnik za skladnost pri srednje velikem izvajalcu storitev zdaj še sam vsako četrtletje ureja, kdo mora opraviti usposabljanje o GDPR: preverjanje, kdo je novo zaposlen, kdo je zamudil prejšnji krog, sestavljanje seznama, pošiljanje vabil preko sistema za upravljanje učenja, in po roku ročno preverjanje, kdo ni zaključil, da se pošlje opomnik. S povezavo med kadrovskim sistemom in sistemom za upravljanje učenja ter določenim fiksnim urnikom usposabljanj lahko sistem te korake izvaja avtomatsko: nove zaposlene samodejno dodaja, vabila pošilja ob fiksnih trenutkih in beleži registracijo brez ročnega posredovanja. Uradnik za skladnost nadzoruje izjeme — nekoga na dolgotrajnem dopustu, funkcijo, ki ne spada pod obveznost — namesto da bi vsak korak izvajal sam.
Pri podjetju brez sistema za upravljanje učenja, ali s kadrovskim sistemom, ki ga ni mogoče povezati, ta naloga v veliki meri pade nazaj na človeško delo, kljub ugodnim ocenam na drugih oseh. Tudi pri organizacijah z veliko izjemami — različnimi obveznostmi usposabljanja glede na funkcijo, državo, obliko pogodbe — se potreben prostor za presojo poveča, in s tem stopnja, do katere mora človek še naprej spremljati dogajanje. Naloga se tedaj premakne od »AI to lahko prevzame« k »delno, z nadzorom, ki presoja izjeme«.
Ta naloga sicer ni ločena od drugih procesov skladnosti. Kdor pogleda kako se uporabljajo roki hrambe in uničujejo dokumenti, ali kako se stranke in partnerje preverja na sankcijskih seznamih, opazi podoben vzorec: strukturirane, ponavljajoče se naloge s fiksnim naborom pravil se dobro prilegajo prevzemu, medtem ko naloge s številnimi izjemami ostajajo človeško delo ali zahtevajo nadzor.
To ni kadrovski nasvet in ni argument za zmanjševanje oddelka za skladnost ali kadrovske službe. Gre za ure, ki se sprostijo znotraj neke naloge, ne za presojo o vsebini delovnega mesta. Kaj organizacija naredi s sproščeno kapaciteto, presega obseg te presoje; odločitve, ki se nanašajo na zaposlene, imajo svoje lastne zakonske zahteve.
Ali je ta naloga v vaši organizaciji res večinoma prevzemljiva, je odvisno od sistemov, ki jih že imate, in od tega, koliko izjem poznajo vaše obveznosti usposabljanja. Brezplačni hitri pregled podjetja FTE TO AI vam o tem daje prvo oceno: dvanajst vprašanj, brez računa, z oceno, kolikšen delež ur v vašem profilu je danes mogoče prepustiti AI. Celoten delovni pregled, ki delo celotnega podjetja razčleni na naloge in za vsako nalogo preračuna kapaciteto v smislu FTE, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.