Čiastočne. Zaúčtovanie a párovanie prichádzajúcej faktúry s objednávkou a dodacím listom je z veľkej časti možné automatizovať, ale nie úplne a nie bez ľudského dohľadu. Táto úloha sa skladá z rozpoznateľnej, opakovateľnej časti, ktorú AI dnes už zvládne, a menšej časti, kde kontrola človekom zostáva potrebná. Táto posledná časť nie je nepodstatná: ide o peniaze, ktoré odchádzajú z podniku, a o pravidlá, ktorým musí účtovníctvo vyhovovať.
Nákupná faktúra je vo väčšine podnikov štruktúrovaný dokument: pevný vzor dodávateľa, čísla faktúry, sumy, DPH a riadkov, ktoré zodpovedajú objednávke. Táto štruktúrovanosť v kombinácii s vysokým objemom robí z tejto úlohy presne ten typ práce, na ktorom sa AI osvedčila. Pri stovkách alebo tisíckach faktúr mesačne je prínos na jednu faktúru malý, ale súčet vo ušetrených hodinách je značný. Nie je pri tom potrebný ani kontakt s klientom, ani fyzická úloha: ide o spracovanie textu v prostredí ERP alebo systéme na skenovanie faktúr, a to je presne ten typ práce, v ktorej je AI dnes dobrá.
Príklad: faktúra od stáleho dodávateľa za sto kusov artikla X, so sumou zodpovedajúcou objednávke a dodacím listom, ktorý potvrdzuje dodávku. Systém rozpozná dodávateľa a kódy artiklov, spáruje tri dokumenty a pripraví faktúru na úhradu. Žiadny človek to nemusel skontrolovať, až kým sa platba nepredloží na schválenie.
Tri osi udržujú toto pri „čiastočne“: compliance, náklady na chyby a priestor na posúdenie. Faktúra, ktorá sa nezhoduje — odlišná suma, chýbajúci dodací list, nový dodávateľ bez zaznamenaných dohôd — si vyžaduje posúdenie, ktoré ide ďalej než rozpoznávanie vzorov. Prečo je suma iná? Je to chyba, zmena ceny, ktorá nebola zapracovaná, alebo oprávnený príplatok? Je to otázka s dôvodom za ňou, a tento dôvod musí niekto vedieť schváliť alebo zamietnuť.
K tomu sa pridáva aj stránka compliance: účtovníctvo musí sedieť, musí byť aj spätne kontrolovateľné, a chyba v evidencii záväzkov stojí viac než čas potrebný na jej opravu. Pri odchýlkach teda os nákladov na chyby nie je dostatočne nízka, aby sa riziko mohlo prenechať len systému. To je aj dôvod, prečo je táto situácia iná než napríklad registrácia dodacieho listu v systéme, kde s úkonom nie sú priamo spojené také finančné dôsledky.
Technológia, ktorá to umožňuje, je rozpoznávanie textu: OCR, ktoré načíta faktúru a extrahuje údaje, spojené so systémom párovania, ktorý porovnáva objednávku, dodací list a faktúru vedľa seba. Kvalita tohto rozpoznávania určuje, koľko toho prebehne automaticky. Pri čistej dátovej sade — stáli dodávatelia, digitálne faktúry, konzistentné čísla objednávok — je automaticky spracovaná časť vysoká. Pri veľkom počte príležitostných dodávateľov, papierových faktúrach alebo odlišných formátoch je táto časť podstatne nižšia a práca sa posúva od „AI to robí“ k „AI robí prípravnú prácu, človek posudzuje výnimku“.
Výsledok značne závisí od toho, ako štandardizovaný je nákup. Podnik s malým počtom stálych dodávateľov a striktnou disciplínou objednávok — každá objednávka vopred zaznamenaná — môže dať veľkú časť faktúr spárovať automaticky. Podnik s množstvom jednorazových nákupov, ústnych dohôd alebo dodávateľov, ktorí dodávajú faktúry rôznymi spôsobmi, má oveľa viac výnimiek, ktoré musí posúdiť človek. Rolu hrá aj usporiadanie súvisiacich procesov: ak sú objednávky u dodávateľov zadané už štruktúrovane v systéme, párovanie po príchode faktúry je jednoduchšie než keď táto informácia chýba alebo je neúplná.
Toto nie je personálne poradenstvo ani podklad pre rozhodnutie o funkcii alebo zamestnancovi. Otázka tu je, aká časť práce z hľadiska obsahu úlohy prichádza do úvahy na automatizáciu, nie čo organizácia s týmto výsledkom urobí v personálnej politike. Pre rozhodnutia, ktoré sa dotýkajú pracovného vzťahu, platia vlastné zákonné požiadavky; viac o tom, ako sa spája nasadenie AI a ochrana zamestnancov, nájdete na stránke o nariadení o AI a vašich zamestnancoch. Kto chce vedieť viac o tom, ako sa tento posun prejavuje v kancelárskej práci vo všeobecnosti, nájde to v prehľade čo môže AI prevziať v podnikateľských službách.
Aby ste videli, ako to dopadne pre váš vlastný proces evidencie záväzkov, je potrebné pozrieť sa na podiel štandardizovaných faktúr, kvalitu prepojenia s objednávkami a spracovanie chýb, ktoré už dnes existuje. Bezplatný quickscan od FTE TO AI v tom poskytuje prvé usmernenie: dvanásť otázok, bez účtu, s indikáciou, akú časť hodín v profile ako tento je dnes možné prenechať AI. Kompletný pracovný scan, ktorý toto vypočíta až na úroveň jednotlivých úloh pre celý podnik, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.