Obligāto apmācību — VDAR, integritātes vai līdzīgu obligāto moduļu — organizēšana un uzskaite ir viens no uzdevumiem, kur AI šodien jau var paveikt lielu daļu darba. Plānošana, uzaicinājumu sūtīšana un pabeigšanas reģistrēšana lielā mērā ir jautājums par fiksētu noteikumu piemērošanu strukturētiem datiem. Tas ir tieši tāda veida darbs, kuram automatizācija — šajā gadījumā robotizētā procesu automatizācija (RPA) — labi piemērota. Tomēr pastāv priekšnoteikums, kas šo vērtējumu ne visur padara vienlīdz vienkāršu: savienojuma kvalitāte ar personāla vadības sistēmu.
Herē noteicošas ir trīs asis: strukturētība, atbilstība un apjoms.
Strukturētība ar 4 punktiem novērtēta augstu. Apmācību grafikam ir fiksēti brīži, fiksēti dalībnieku saraksti un fiksēti reģistrācijas lauki: kam ir jāapmeklē apmācība, kad, un vai tā ir pabeigta. Tas nav atklāts jautājums, kur kādam vienmēr no jauna jāpārdomā, kas ir darāms; process atkārtojas ceturksnī vai gadā pēc fiksēta modeļa.
Apjoms novērtēts ar 3 punktiem, vidēji augsts. Uzņēmumā ar simtiem darbinieku, kuriem gadā jāpabeidz vairākas obligātās apmācības, veidojas pastāvīga uzaicinājumu, atgādinājumu un reģistrāciju plūsma. Jo lielāka šī plūsma, jo vairāk laika atbrīvojas, kad to pārņem sistēma.
Atbilstības ass turpretī novērtēta zemu, ar 2 punktiem, un tas šajā gadījumā ir izdevīgi automatizācijai — nejaukt ar pašu atbilstības apmācību. Šī ass mēra, cik stingri regulēts ir *organizēšanas* uzdevums pats, nevis apmācības saturs. Plānošanai un reģistrēšanai, kurš kursu ir pabeidzis, pašai ir maz likumīgu prasību par izpildes veidu, atšķirībā, piemēram, no atbilstības kalendāra ar termiņiem uzturēšanas, kur termiņi paši izriet no likumdošanas.
Pārējās asis — klientu kontakts, fiziskais aspekts, radošums un kļūdu izmaksas — visas novērtētas labvēlīgi, starp 4 un 5 punktiem. Nav klientu kontakta, nav nepieciešamas fiziskas darbības, un radošums nepieciešams minimāls: uzaicinājuma e-pasts seko fiksētam veidnei, reģistrācija ir vienkāršs jā/nē ieraksts. Kļūdu izmaksas ir ierobežotas, jo aizmirsts uzaicinājums parasti ir novēršams ar atgādinājumu, nevis nenovēršams kaitējums.
Spriešanas telpa novērtēta ar 4 punktiem, kas nozīmē, ka pašā izpildē nepieciešams maz vērtējuma. Tomēr pastāv priekšnoteikums: sistēmai jāzina, kurš pretendē uz kuru apmācību, un tas prasa aktuālu savienojumu ar personāla vadības sistēmu. Bez šāda savienojuma kādam manuāli jāsastāda dalībnieku saraksti, un tad darbs atkal pāriet uz cilvēka veiktu darbu, neskatoties uz labvēlīgo vērtējumu pārējās asīs.
Vidēja lieluma pakalpojumu sniedzēja atbilstības speciālists patlaban katru ceturksni pats nokārto, kam jāapmeklē VDAR apmācība: noskaidro, kurš tikko pieņemts darbā, kurš nokavējis iepriekšējo kārtu, sastāda sarakstu, sūta uzaicinājumus caur mācību pārvaldības sistēmu, un pēc termiņa manuāli pārbauda, kurš nav pabeidzis, lai nosūtītu atgādinājumu. Ar savienojumu starp personāla vadības sistēmu un mācību pārvaldības sistēmu, un fiksētu apmācību grafiku, sistēma var automātiski izpildīt šos soļus: automātiski pievienot jaunus darbiniekus, sūtīt uzaicinājumus fiksētos brīžos un uzturēt reģistrāciju bez manuālas iejaukšanās. Atbilstības speciālists uzrauga izņēmumus — kādu, kas ilgstoši atrodas atvaļinājumā, vai amatu, uz kuru pienākums neattiecas — nevis pats veic katru soli.
Uzņēmumā bez mācību pārvaldības sistēmas, vai ar personāla vadības sistēmu, kuru nevar savienot, šis uzdevums lielā mērā atkal kļūst par cilvēka veiktu darbu, neskatoties uz labvēlīgajiem vērtējumiem pārējās asīs. Arī organizācijās ar daudziem izņēmumiem — dažādi apmācības pienākumi pēc amata, valsts, darba līguma veida — pieaug nepieciešamā spriešanas telpa, un līdz ar to arī tas, cik lielā mērā cilvēkam jāturpina sekot līdzi. Uzdevums tad pāriet no "AI to var pārņemt" uz "daļēji, ar uzraudzību, kas vērtē izņēmumus."
Šis uzdevums turklāt nav atrauts no citiem atbilstības procesiem. Kas aplūko, kā piemēro glabāšanas termiņus un iznīcina dokumentus, vai kā klienti un partneri tiek pārbaudīti pret sankciju sarakstiem, redz līdzīgu modeli: strukturēti, atkārtojami uzdevumi ar fiksētu noteikumu kopu labi piemēroti pārņemšanai, kamēr uzdevumi ar daudziem izņēmumiem paliek cilvēka veikts darbs vai prasa uzraudzību.
Tas nav personāla ieteikums un nav argumentums atbilstības vai personāla nodaļas samazināšanai. Runa ir par stundām, kas atbrīvojas kādā uzdevumā, nevis par vērtējumu par amata pildīšanas veidu. Kā organizācija rīkojas ar atbrīvoto kapacitāti, ir ārpus šī vērtējuma tvēruma; lēmumi, kas ietekmē personālu, ir pakļauti savām juridiskajām prasībām.
Vai šis uzdevums jūsu organizācijā tiešām lielā mērā ir pārņemams, ir atkarīgs no sistēmām, kas jums jau ir, un no tā, cik daudz izņēmumu ir jūsu apmācības pienākumos. FTE TO AI bezmaksas ātrā pārbaude (quickscan) par to sniedz pirmo norādi: divpadsmit jautājumi, bez konta, ar novērtējumu, cik lielu daļu stundu jūsu profilā AI šodien var pārņemt. Pilnīgā darba pārbaude (werkscan), kas visa uzņēmuma darbu sadala uzdevumos un katram uzdevumam pārrēķina fte kapacitāti, joprojām tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.