Papīra arhīva digitalizēšana un pieejamības nodrošināšana daļēji ir AI uzdevums. AI labi atpazīst tekstu skenējumā un piedāvā metadatus, bet fiziskais darbs — dokumentu izņemšana no skapja, kārtošana, skavu izņemšana un padošana skenerī — paliek cilvēku darbs. Pēc tam seko kontrole attiecībā uz atpazīšanas kļūdām, un tas ir tieši tas posms, kur nepieciešama cilvēka pārraudzība: AI izsaka priekšlikumu, cilvēks to apstiprina vai noraida, ar pamatojumu.
Ass "fizisks" šeit uzrāda zemu vērtējumu (1 no 5), un tas ir galvenais iemesls, kāpēc šis uzdevums neietilpst 1. kategorijā. Papīram vispirms jātiek ievietotam skenerī. Tas nav domāšanas darbs, bet roku darbs: dokumentu mapju pacelšana, kārtošana secībā, bojātu lapu nolikšana atsevišķi, divpusēju dokumentu pārbaude. Arhīva pārzinis, kas izstrādā tūkstoš mapes, lielu daļu laika velta šim fiziskajam sagatavošanas darbam, ne digitālajai daļai, kas seko pēc tam. Neviens AI modelis, lai cik labs tas būtu teksta atpazīšanā, nepacels mapi no plaukta.
Uzņēmumā, kurā arhīvs jau lielā mērā tiek saņemts digitāli — piemēram, rēķini, kas jau tiek saņemti PDF formātā, nevis papīra veidā — šis fiziskais šķērslis pilnībā izzūd. Tas saskan ar līdzīgu jautājumu kā vai AI var pārņemt digitālo rēķinu apmaiņu e-rēķinu izrakstīšanas ceļā, kur dokuments jau sākotnēji ir digitālā formā, un tāpēc automatizācija var virzīties tālāk. Tātad papīra klātbūtne nav pastāvīga "arhīva digitalizēšanas" iezīme kopumā, bet konkrētās situācijas iezīme, kurā papīrs vēl ir jāieskenē.
Apjoms uzrāda augstu vērtējumu (4 no 5): arhīvā parasti ir simti līdz tūkstoši dokumentu ar līdzīgu struktūru. Tas ir tieši tāda veida atkārtojamība, kurā automatizācija izceļas. Tiklīdz dokuments ir ieskenēts, programmatūra ar optisko rakstzīmju atpazīšanu (OCR) var nolasīt tā saturu, atpazīt atslēgvārdus un sagatavot pirmo priekšlikumu metadatiem, piemēram, datumam, dokumenta numuram vai dokumenta veidam. Ja apjoms ir zems — piemēram, vienreizēja divdesmit personisko dokumentu nodošana nelielā birojā — šis ieguvums ir minimāls, un manuāla skenēšana un ievade bieži ir tikpat ātra kā sistēmas izveide un testēšana.
Strukturētība uzrāda vidēju vērtējumu (3 no 5). Daži arhīvi ir samērā prognozējami: standarta formas, līgumi ar fiksētu formātu, rēķini ar fiksētiem laukiem. Citi arhīvi ir sajaukums no rokrakstā rakstītām piezīmēm, izsvītrotiem labojumiem, neskaidrām kopijām un dokumentiem dažādās valodās vai fontos. Jo nekārtīgāks arhīvs, jo biežāk OCR atpazīšana kļūdās un jo vairāk cilvēkam jāpārbauda. Arhīva pārzinis, kas galvenokārt apstrādā standartizētas formas, redzēs citus rezultātus nekā tas, kam jānodrošina pieejamība desmitiem gadu vecai, rokrakstā rakstītai korespondencei.
Kļūdu izmaksas un atbilstība abas uzrāda vidēju vērtējumu (3 no 5). Nepareizi atpazīts vārds meklējamā tekstā parasti nav katastrofa — meklēšanas funkcija tad vienkārši nekavējoties neatrod dokumentu. Bet arhīvos ar likumā noteiktu glabāšanas pienākumu, medicīniskajām lietām vai juridiskiem dokumentiem kļūda metadatos (nepareizs datums, nepareizs dokumenta numurs) var novest pie tā, ka lieta netiek atrasta laikā vai tiek nepamatoti iznīcināta. Ja arhīvam ir piemērojams glabāšanas pienākums vai citi likumā noteikti nosacījumi, tiem ir savas juridiskās prasības; tas nav jautājums, ko var atrisināt ar automatizācijas izvēli.
Šo asu kombinācija nozīmē, ka arhīva pārziņa vai biroja vadītāja loma nezūd, bet mainās. Fiziskais skenēšanas darbs un galīgā kontrole paliek; manuāla katras vērtības pārrakstīšana lielā mērā izzūd. Minētie priekšnoteikumi nav brīvprātīgi: skenēšanas aparatūrai un OCR atpazīšanas kvalitātei jābūt kārtībā, un pirms dokumentu atzīmēšanas par galīgi meklējamiem jāveic izlases pārbaude attiecībā uz atpazīšanas kļūdām. Bez šādas kontroles nelielas atpazīšanas kļūdas sakrājas, veidojot arhīvu, kuru nav droši izmantot meklēšanai.
Šis modelis — fizisks vai stipri atšķirīgs uzdevums, ko var daļēji pārņemt, daļēji nevar — ir redzams arī pavisam citās nozarēs, piemēram, ko AI var pārņemt transporta nozarē, kur fiziskas darbības arī nosaka robežu tam, ko sistēma var pārņemt. Tas ir noderīgs salīdzinājums, lai atcerētos, ka fiziskā ass bieži ir svarīgāka nekā atpazīšanas programmatūras attīstības līmenis.
Vēlaties zināt, kā tas attiecas uz jūsu arhīvu vai darba pienākumiem? Bezmaksas ftetoai ātrā pārbaude (quickscan) sastāv no divpadsmit jautājumiem, tai nav nepieciešams konts, un tā sniedz priekšstatu par to, kādu daļu no jūsu profila stundām jau šodien var pārņemt AI. Pilna darba analīze ar detalizētu izvērtējumu par katru uzdevumu vēl tiek izstrādāta; to mēs pagaidām šeit nepiedāvājam, bet ātrā pārbaude jau tagad sniedz godīgu pirmo priekšstatu.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.