Administratīvais darbinieks vai vadības asistents, kurš katru dienu aizpilda apliecinājumus, līgumus un vēstules pēc fiksētas veidnes, veic darbu, kas pirmajā acu uzmetienā šķiet ļoti piemērots AI. Tas ir atkārtojošs, seko fiksētam paraugam, un ievaddati parasti jau nāk no kādas sistēmas. Tomēr atbilde nav vienkārši jā. Tā ir daļēji, un tas, kura daļa, ir atkarīgs no tā, kā konkrētā uzņēmumā ir iekārtota veidne un pirmavota dati.
Rezultātu šeit nosaka trīs asis: strukturētība, apjoms un kļūdu izmaksas.
Strukturētība ir augsta. Darba apliecinājuma vai standarta līguma veidnei ir fiksēti lauki fiksētās vietās: vārds, datums, summa, amats. Tieši šāda veida teksta darbu AI šodien var labi paveikt, jo dokumenta struktūra jau ir noteikta, un uzdevums nozīmē lauku pareizu aizpildīšanu, pamatojoties uz pieejamajiem datiem.
Arī apjoms ir labvēlīgs. Uzņēmumiem, kas ražo daudz vienādu dokumentu, darbaspēka aģentūrai, kas katru mēnesi sagatavo simtiem darba līgumu, pašvaldībai, kas atkal un atkal izsniedz to pašu apliecinājumu, ir vairāk ieguvuma no šī procesa sakārtošanas nekā uzņēmumam, kas šādu dokumentu sagatavo dažas reizes gadā. Ja apjoms ir mazs, laiks, kas nepieciešams procesa izveidei, bieži vien nav samērīgs ar laiku, ko tas galu galā ietaupa.
Kļūdu izmaksas atrodas vidū, un tieši tas ir iemesls, kāpēc šeit nav pilnīgas pārņemšanas, bet gan uzdevums ar cilvēka uzraudzību. Nepareizi ievadīta summa līgumā, samainīts vārds apliecinājumā, nepareizs datums, tās nav kosmētiskas kļūdas. Tās var izraisīt juridisku neskaidrību vai dokumentu, kas jāsagatavo no jauna. Tāpēc paliek nepieciešams kontroles moments: AI aizpilda, darbinieks apstiprina vai noraida, ar pamatojumu.
Vērtējuma telpa ir zema, kas šo uzdevumu tieši padara piemērotāku automatizācijai: nav nepieciešama liela interpretācija par to, kam jābūt dokumentā, tas jau ir noteikts veidnē un pirmavota datos. Radošuma gandrīz nav, un arī tas darbojas AI labā: nekas netiek izdomāts, tiek aizpildīts. Atbilstība (compliance) kļūst nozīmīga, tiklīdz runa ir par līgumiem vai oficiāliem apliecinājumiem, kas nozīmē, ka noteiktie apstiprināšanas soļi paliek aktuāli neatkarīgi no tā, kas dokumentu sagatavo.
Vadības asistents katru mēnesi sagatavo desmit līdz divdesmit standarta vēstules: apstiprinājumus, apliecinājumus, īsus līgumu pielāgojumus. Dati jau atrodas personāla sistēmā. Šeit soli no datiem uz dokumentu var labi automatizēt: AI var sagatavot vēstuli, pamatojoties uz veidni un pirmavota datiem, pēc kā asistents to izlasa, pārbauda un nosūta. Atlikušais laiks netiek pavadīts teksta rakstīšanai, bet gan tā izvērtēšanai.
Citā uzņēmumā, kur katrs līgums tiek apspriests individuāli un katrai vēstulei jābūt nedaudz atšķirīgai pēc toņa un satura, situācija ir citāda. Tur strukturētība ir zemāka, vērtējuma telpa lielāka, un uzdevums pārvirzās uz cilvēka darbu. Tātad viens un tas pats dokumenta veids, darba līgums, vēstule, apliecinājums, vienā uzņēmumā var būt lielā mērā automatizējams, bet citā palikt galvenokārt roku darbs. Atšķirība nav dokumenta veidā, bet gan tajā, cik lielā mērā veidne ir standartizēta un vai pirmavota dati jau atrodas kādā sistēmā, vai arī tie vēl jāmeklē vai jāpieprasa.
Pārmaiņas nav kādā nākotnes brīdī, kad tas būs "gatavs". Tās jau tagad slēpjas jautājumā, vai organizācija ir standartizējusi savas veidnes un sakārtojusi savus pirmavota datus. Uzņēmums, kurā katrs darbinieks uztur savu līguma versiju, ar savu formatējumu un savām variācijām, nevar šo procesu vienkārši nodot AI, pat ne daļēji. Uzņēmumam ar vienu noteiktu veidni katram dokumenta veidam un datiem, kas jau tiek uzturēti strukturēti, situācija ir citāda.
Šis dokumentu aizpildīšanas darbs bieži ir saistīts ar citiem administratīvajiem uzdevumiem, kas notiek tajā pašā birojā. Tas, kurš aplūko, kā tiek digitalizēts un padarīts meklējams ienākošais papīra arhīvs, bieži pamana, ka atkārtojas tas pats jautājums: vai dati jau ir strukturēti, vai arī tie vispirms jāizceļ no papīra. Arī ienākošās pasta sortēšana un sadalīšana skar šo tēmu, jo daudzas standarta vēstules ir atbilde uz kaut ko, kas ienāk. Un veids, kā tiek triāžēta vispārējā e-pasta pastkaste, bieži nosaka, kādi dokumenti vispār ir jāsagatavo un uz kādu datu pamata.
Par šo pārmaiņu personāla sekām mēs neizsakāmies: ja atbrīvotās stundas rada pamatu lēmumam par personālu, tam ir spēkā savas juridiskās prasības, neatkarīgi no šīs analīzes.
Vai tas jūsu organizācijā skar mazu vai būtisku daļu no administratīvajām stundām, ir atkarīgs no tā, cik daudz jūsu dokumentu jau darbojas pēc fiksētām veidnēm un cik daudz pirmavota datu jau atrodas sistēmā, nevis uz papīra vai izkaisīti pa atsevišķiem failiem. Tas katram uzņēmumam ir citādi, un tieši tāpēc vispārīgs apgalvojums šeit nav pietiekams.
Bezmaksas ātrā pārbaude ar divpadsmit jautājumiem, bez konta, sniedz norādi par to, kāda daļa no stundām šāda veida dokumentu darbā šodien ir pārņemama ar AI. Pilnā darba pārbaude, kas visa uzņēmuma darbu sadala uzdevumos un katru uzdevumu pārrēķina uz fte-kapacitāti, vēl tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.