Lielākoties jā, bet ne bez iepriekšējām vienošanām. Vienas vai vairāku personu kalendāra plānošana, pārcelšana un konfliktu risināšana ir uzdevums, kas labi piemērots MI aģentam, kurš strādā patstāvīgi noteikumu ietvaros, ko jūs nosakāt, ar cilvēka kontroli tajos brīžos, kad tā nepieciešama. Tā ir cita atbilde nekā "jā, pilnīgi automātiski", un arī cita nekā "nē, šis ir cilvēku darbs". Tā ir kaut kur pa vidu, un precīzā vieta ir atkarīga no tā, kā jūsu organizācija kārto sanāksmes un prioritātes.
Trīs asis šeit nosaka iznākumu: lēmumpieņemšanas telpa, apjoms un strukturētība.
Apjoms ir liels. Vadības asistents, kurš pārvalda vairāku vadītāju kalendārus, vidējā dienā apstrādā desmitiem pieprasījumu: jaunas tikšanās, pārcelšanas, dubultu rezervāciju risināšanu. Tas ir tieši tāda veida atkārtojošs darbs, kurā MI aģents atbrīvo laiku, jo noteikumus, kas nosaka labu plānošanu, lielākoties var skaidri formulēt: kam ir priekšroka, kuri laika bloki ir neaizskarami, cik ilgs ir pārvietošanās laiks starp vietām.
Strukturētība novērtēta vidēji, ar 3. Kalendārs ir strukturēta sistēma ar laikiem, dalībniekiem un vietām, taču ap to esošā ievade — e-pasts ar "vai varētu arī ceturtdien, bet ne pirms pulksten vienpadsmitiem" — ir nestrukturēts teksts, kas vispirms jāpārvērš konkrētā priekšlikumā. Mūsdienu valodas modeļi to spēj izdarīt, un tas šo situāciju atšķir no tās, kāda bija pirms desmit gadiem.
Lēmumpieņemšanas telpa ir izšķirošais punkts, arī 3. Vienkāršā tikšanās starp diviem brīviem cilvēkiem gandrīz nav ko izlemt. Konflikta gadījumā starp regulāru komandas sanāksmi un klienta pieprasījumu situācija ir citāda: kam atkāpties, kura tikšanās organizācijai ir svarīgāka, vai tam, kurš tiek pārcelts, ir kāda politiska nozīme. Šo lēmumu var automatizēt, ja prioritāšu noteikumi ir skaidri formulēti. Bez šiem noteikumiem lēmums atgriežas pie cilvēka.
Fiziskam darbam šeit nav nozīmes, tas ir pilnībā darbs pie ekrāna, kas izskaidro vērtējumu 5. Atbilstība normatīvajām prasībām arī saņem 5: reti kad tikšanās plānošanai ir piesaistīti likumiski pienākumi, tāpēc šis šķērslis atkrīt.
Radošums saņem zemu vērtējumu, 2, un tieši tāpēc šis uzdevums ir labi piemērots automatizācijai: nav vajadzīga jauna ideja, tikai pareiza noteikumu piemērošana. Kļūdu izmaksas saņem 3: nepareizi ieplānotu iekšēju tikšanos var izlabot ar telefona zvanu, taču kļūda tikšanās plānošanā ar lielu klientu vai valdes sanāksmē maksā vairāk. Klientu kontakts arī saņem 3, kas nozīmē, ka daļa tikšanos ir tīri iekšējas, bet daļa — ārējas, ar citu toni un citu jutīgumu.
Pieņemsim: direktoram katru otrdienas rītu ir fiksēta sanāksme, un klients lūdz sarunu, kas iespējama tikai tajā pašā rītā. MI aģents ar skaidriem noteikumiem ("šī segmenta klientu sarunas ir prioritāras salīdzinājumā ar iekšējām sanāksmēm, izņemot ikmēneša direktoru padomes sanāksmi") var to atrisināt patstāvīgi: pārcelt sanāksmi, informēt iesaistītos, piedāvāt jaunu laiku. Bez šāda noteikuma aģents nonāk strupceļā izvēlē, kas patiesībā ir politiska, un tad ir nepieciešams cilvēks, kurš pieņem lēmumu.
Citā uzņēmumā, kur direktors pats katrā gadījumā vēlas izlemt, kam dot priekšroku, līdzsvars ir cits. Tad MI aģents ir priekšlikumu ģenerators, kas piedāvā iespējas, nevis aģents, kas patstāvīgi pārceļ. Tas pats attiecas uz VIP tikšanām: saruna ar lielu akcionāru vai darba pārrunas direktoru līmenī biežāk prasa cilvēka skatienu, pirms kaut kas tiek galīgi apstiprināts vai pārcelts.
Uzņēmumos ar stingri noteiktu prioritāšu loģiku un digitālo kalendāru kultūru kalendāra pārvaldība jau šodien lielākoties norit ar aģenta starpniecību, un cilvēks iesaistās tikai izņēmuma gadījumos. Uzņēmumos, kur vienošanās notiek caur atsevišķām lietotnēm un mutiskiem solījumiem, tas vēl ir tālu, ne tāpēc, ka tehnoloģija to nespētu, bet tāpēc, ka ievade ir pārāk nesakārtota, lai to automatizētu.
Šis uzdevums nepastāv atrauti no pārējā sekretāra darba. Kas aplūko kalendāra pārvaldību, bieži saskaras ar blakus esošiem uzdevumiem: sanāksmju telpu un aprīkojuma rezervēšanu, apmeklētāju uzņemšanu un reģistrēšanu un standarta vēstuļu un veidlapu sagatavošanu. Tie ir atsevišķi uzdevumi ar saviem vērtējumiem, taču tie bieži izmanto tās pašas sistēmas un to pašu lomu, kas nozīmē, ka pārmaiņas vienā bieži ietekmē arī citu. Kas vēlas paskatīties plašāk nekā tikai uz kalendāru, var arī noskaidrot, kā tiek pārraudzīta mērķu un projektu virzība, jo kalendāra pārvaldība ar to bieži saskaras.
Tas nav personāla vadības padoms un nav arguments lēmumam par kāda amatu. Ko organizācija dara ar atbrīvotajām stundām, ir pašas organizācijas ziņā; tam ir savas likumiskās prasības. Tas, kas šeit rakstīts, ir uzdevuma novērtējums, nevis tās personas novērtējums, kura to pašlaik veic.
Arī iepriekš minētie vērtējumi nav precīzi procenti, bet gan virziens; kā lasīt tādu norādi kā "lielākoties" un ko bandwidth pasaka un ko nepasaka, ir izskaidrots šajā skaidrojumā par diapazoniem.
Lai redzētu, kā tas izpaužas jūsu konkrētajā situācijā, ar jūsu paša iekšējo un ārējo tikšanos sadalījumu, jūsu paša prioritāšu noteikumiem un jūsu paša sistēmām, īsa pārbaude ir vērtīgāka nekā vispārīgs novērtējums. FTE TO AI bezmaksas ātrā pārbaude sastāv no divpadsmit jautājumiem, bez konta reģistrācijas, un sniedz norādi, kāda daļa no šī profila stundu jau šodien ir pārņemama ar MI. Pilnā darba analīze, kas visa uzņēmuma darbu uzdevumu pa uzdevumam pārrēķina uz slodzes (fte) kapacitāti, vēl tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.