Kes haldab lepingute portfelli, tunneb riski: etteteatamistähtaeg jääb märkamata, leping pikeneb automaatselt ebasoodsatel tingimustel ja keegi ei jälginud seda. Ülesanne ise ei ole keeruline. See on andmete jälgimise küsimus: alguskuupäev, kehtivusaeg, etteteatamistähtaeg, pikendamisreegel. Kui need andmed on kusagil struktureeritult kirjas, on märkamine, millal on tegutsemine vajalik, just selline töö, milles AI on hea. Küsimus ei ole selles, kas süsteem oskab kuupäeva tuvastada, vaid kas aluseks olev teave on usaldusväärselt ja üheselt kirja pandud.
Ülesanne saab kõrge hinde struktureerituse osas: lepingul on lõppkuupäev, etteteatamistähtaeg ja pikendamisreegel, ja need on enamikul juhtudel selgesõnaliselt kirja pandud. Vaja on vähe füüsilist tegevust ning selleks, et otsustada, kas tähtaeg läheneb, ei ole vaja loovust. Agent saab lepingute haldussüsteemi või kalendrit igapäevaselt läbi käia, pikendamisreegleid rakendada ja õigel ajal vastutavale isikule märku anda. Just see toimub juba täna ettevõtetes, kelle lepinguandmed on korras: süsteem annab märku, lepinguhaldur hindab ja otsustab.
Põhjus, miks see ei ole täielik ülevõtmine, peitub kolmes teljes, mis siin määravaks saavad. Veakulud on kõrged: kaotatud etteteatamistähtaeg võib lepingu tahtmatult aastateks pikendada, koos rahaliste tagajärgedega, mis ületavad kaugelt jälgimise kulud endid. Kaotatud tähtaega ei saa niisama lihtsalt korrigeerida, mistõttu on automaatne märguanne kontrollita riskantne. Lisaks, vaatamata struktuurile, on siiski vajalik otsustamisruum: kas see pikendamine on soovitav, tuleb läbi rääkida, on strateegiline põhjus just mitte lõpetada? Sellised kaalutlused jäävad väljapoole sellest, mida ülesanne puhtalt kuupäevade põhjal vastata suudab.
Lepinguhaldur haldab sadu tarnijalepinguid. Enamiku puhul on küsimus lihtne: kas leping jätkub vaikimisi või tuleb midagi ette võtta? Agent teatab kuuskümmend päeva enne etteteatamistähtaega, et leping tarnijaga pikeneb automaatselt praegustel tingimustel. Rutiinse lepingu puhul väikese tarnijaga on see piisav: lepinguhaldur kinnitab, ja pikendamine jätkub või lõpetatakse. Suure strateegilise tarnija puhul on lugu teine. Seal võib pikendamine olla just hetk hindade või tingimuste üle läbirääkimiseks, ja see vajab hinnangut, mida süsteem ei suuda anda. Signaal on mõlemal juhul sama; jätkutegevus mitte.
See hinnang muutub aluseks olevate andmete kvaliteediga. Kui lepinguandmed on laiali e-kirjades, PDF-idesse ja üksikutes Exceli failides, keskse süsteemita, on struktureeritus praktikas palju madalam kui paberil paistab, ja enne peab tekkima korrastatus, enne kui agent siin midagi üle võtta saab. Kui lepingute portfell on hoopis struktureeritult kirja pandud, selgete pikendamisreeglitega ja kindla eskaleerimisteega vastutava isiku juurde, on ülevõetav osa suurem ja usaldusväärsem. Ka lepingute iseloom mõjutab: organisatsioonil, mille lepingud on peamiselt standardsed tarnijalepingud, on teistsugune riskiprofiil kui organisatsioonil, kus on keerulised, läbiräägitud lepingud, mille puhul pikendamine vajab alati sisulist hinnangut.
Selleks, et see usaldusväärselt toimiks, peavad lõppkuupäevad ja pikendamisreeglid iga lepingu puhul üheselt kirja olema pandud, ja peab olema eskaleerimistee selle juurde, kes lõpuks otsustab. Ilma nende kahe eeldusega on märguanded ebausaldusväärsed või puudub jätkutegevus hetkel, mil see loeb. See on seotud ka laiemate kohustustega: kes lepinguid jälgib, arvestab tihti ka säilitustähtaegadega ja hetkega, mil dokumente tohib hävitada, vastavuskalendriga, kuhu tähtajad on kesksel kohal kirja pandud, ja mõnikord ka järellepingute koostamisega, ülesandega, mis erineb olemasolevate lepingute jälgimisest teistsuguste kaalutluste poolest. Kes personaliotsused rajab selles rollis vabanenud mahule, peab lisaks teadvustama, et sellele kehtivad omaeraldi seaduslikud nõuded; see ei ole järeldus, mis tuleneb tundide arvutamisest.
Selle ülesande tuum ei ole see, et AI otsustab, vaid see, et AI annab märku ja inimene hindab. See eristus on täpselt see, mille ümber inimjärelevalve AI üle praktikas käib: mitte igaüks signaal on otsus, ja mitte igaüks heakskiit ei ole sama töö kui hindamine ise. Lepingute jälgimise puhul tähendab see süsteemi, mis annab märku, ja vastutajat, kes põhjendatult kinnitab või sekkub.
Kas see tähendab teie organisatsiooni jaoks, et suur osa lepingute jälgimisest on automatiseeritav, sõltub sellest, millises seisus on teie lepinguandmed praegu. Tasuta kiirtest annab selleks esmase hinnangu: kaksteist küsimust, kontot vajamata, koos hinnanguga, milline osa selletaolise töö tundidest on täna AI poolt ülevõetav. Täielik töömahu analüüs, mis arvutab selle iga ülesande kohta teie enda organisatsioonis, on veel valmimisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.