Всеки, който управлява портфолио от договори, познава риска: срок за прекратяване се пропуска, договор се удължава автоматично при неблагоприятни условия, и никой не го е забелязал. Самата задача не е сложна. Става дума за поддържане на данни: начална дата, срок на действие, срок за прекратяване, правило за удължаване. Когато тези данни са структурирани някъде, сигнализирането кога е нужно действие е точно от вида работа, в която AI се справя добре. Въпросът не е дали система може да разпознае дата, а дали основната информация е записана надеждно и еднозначно.
Задачата отчита висок резултат по структурираност: договорът има крайна дата, срок за прекратяване и правило за удължаване, и в повечето случаи те са изрично записани. Нужно е малко физическо действие, и не е необходима креативност за определяне, че наближава срок. Агент може да преглежда система за управление на договори или календар всекидневно, да прилага правила за удължаване и своевременно да подаде сигнал до отговорното лице. Точно това се случва вече днес в компании, чиито данни за договори са в ред: системата известява, договорният мениджър оценява и решава.
Причината, поради която това не е пълно поемане, се крие в три оси, които тук са решаващи. Разходите за грешка са високи: пропуснат срок за прекратяване може да удължи договор неволно с години, с финансови последствия, които далеко надхвърлят разходите за самото наблюдение. Пропуснат срок не може просто да се поправи, а това прави автоматичното сигнализиране без контрол рисковано. Освен това, въпреки структурата, все пак е необходимо преценка: желателно ли е това удължаване, трябва ли да се преговаря, има ли стратегическа причина точно да не се прекратява? Такива преценки остават извън обхвата на онова, на което задача, базирана единствено на дати, може да отговори.
Договорен мениджър управлява стотици договори с доставчици. При повечето въпросът е прост: договорът просто продължава ли автоматично, или трябва да се направи нещо? Агент сигнализира шейсет дни преди срока за прекратяване, че договор с доставчик се удължава автоматично при текущите условия. При рутинен договор с малък доставчик това е достатъчно: договорният мениджър потвърждава, и удължаването продължава или се отказва. При голям стратегически доставчик положението е различно. Там удължаването може да е точно моментът за преговори относно цена или условия, а това изисква оценка, която системата не може да направи. Сигналът е еднакъв и в двата случая; последващото действие не е.
Тази преценка се променя с качеството на основните данни. Ако данните за договорите са разпръснати в имейли, PDF-файлове и отделни Excel-файлове без централно записване, то структурираността на практика е много по-ниска, отколкото на хартия, и първо трябва да се въведе ред, преди агент да може да поеме нещо тук. Ако портфолиото от договори е записано структурирано, с ясни правила за удължаване и фиксиран път за ескалация до отговорното лице, тогава поемаемата част е по-голяма и по-надеждна. Естес��вото на договорите също играе роля: организация с предимно стандартни договори с доставчици има различен рисков профил от организация със сложни, договорени споразумения, при които удължаване винаги изисква съдържателна оценка.
За да работи това надеждно, крайните дати и правилата за удължаване за всеки договор трябва да бъдат записани еднозначно, и трябва да има път за ескалация до онзи, който в крайна сметка решава. Без тези две условия сигнализирането е ненадеждно или последващото действие липсва точно в момента, когато е важно. Това се докосва и до по-широки задължения: който следи договори, често отчита и сроковете за съхранение и момента, в който документите могат да бъдат унищожени, календар за съответствие, в който сроковете се следят централно, а понякога и изготвянето на последващите договори, задача, която има различни съображения от наблюдението на съществуващи договори. Който основава кадрови решения на освободен капацитет в тази роля, трябва впрочем да осъзнава, че за това важат собствени законови изисквания; това не е заключение, което следва просто от изчисление на часове.
Същността на тази задача не е, че AI решава, а че AI сигнализира и човек преценява. Точно това разграничение е в основата на практическото значение на човешкия надзор върху AI: не всеки сигнал е решение, и не всяко одобрение е същата работа като самата оценка. При наблюдението на договори това означава система, която известява, и отговорно лице, което с основание дава съгласие или се намесва.
Дали за вашата организация това означава, че голяма част от наблюдението на договорите може да се автоматизира, зависи от състоянието на вашите данни за договори в момента. Безплатният бърз тест дава първоначална индикация за това: дванадесет въпроса, без регистрация, с оценка какъв дял от часовете в този вид работа може да бъде поет от AI още днес. Пълният работен анализ, който изчислява това по задача във вашата собствена организация, все още е в разработка.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.