Aki szerződésportfóliót kezel, ismeri a kockázatot: egy felmondási határidő lemarad, egy szerződés automatikusan meghosszabbodik kedvezőtlen feltételekkel, és senki sem vette észre. Maga a feladat nem bonyolult. Adatok nyomon követéséről van szó: kezdő dátum, futamidő, felmondási határidő, hosszabbítási szabály. Ha ezek az adatok valahol strukturáltan rendelkezésre állnak, akkor annak jelzése, hogy mikor van szükség beavatkozásra, pontosan az a fajta munka, amiben az AI jó. A kérdés nem az, hogy egy rendszer felismer-e egy dátumot, hanem az, hogy az alapjául szolgáló információ megbízhatóan és egyértelműen rögzítve van-e.
A feladat magasan pontoz a strukturáltság szempontjából: egy szerződésnek van végdátuma, felmondási határideje és hosszabbítási szabálya, és ezek a legtöbb esetben kifejezetten rögzítve vannak. Kevés fizikai cselekvésre van szükség, és nem kell kreativitás annak megállapításához, hogy közeledik egy határidő. Egy ágens naponta végignézhet egy szerződéskezelő rendszert vagy egy naptárat, alkalmazhatja a hosszabbítási szabályokat, és időben jelzést adhat a felelős személynek. Pontosan ez történik ma azoknál a vállalatoknál, amelyeknek rendben van a szerződéses adatuk: a rendszer jelez, a szerződéskezelő értékel és dönt.
Az ok, amiért ez nem teljes átvétel, három tengelyben rejlik, amelyek itt döntőek. A hibaköltségek magasak: egy elmulasztott felmondási határidő egy szerződést évekre akaratlanul meghosszabbíthat, olyan pénzügyi következményekkel, amelyek messze meghaladják a felügyelet költségeit. Egy elmulasztott határidő nem egyszerűen helyrehozható, ez teszi kockázatossá az automatikus jelzést ellenőrzés nélkül. Emellett, a struktúra ellenére, mégis szükség van mérlegelési térre: kívánatos-e ez a hosszabbítás, kell-e tárgyalni, van-e stratégiai ok arra, hogy éppen ne mondják fel? Az ilyen jellegű mérlegelések kívül esnek azon, amit egy feladat pusztán dátumok alapján megválaszolhat.
Egy szerződéskezelő több száz beszállítói szerződést kezel. A legtöbb esetben a kérdés egyszerű: fusson tovább csendben a szerződés, vagy kell-e valamit tenni? Egy ágens hatvan nappal a felmondási határidő előtt jelzi, hogy egy beszállítóval kötött szerződés automatikusan meghosszabbodik a jelenlegi feltételek mellett. Egy rutinszerű, kis beszállítóval kötött szerződés esetében ez elegendő: a szerződéskezelő megerősíti, és a hosszabbítás megtörténik, vagy lemondásra kerül. Egy nagy, stratégiai beszállító esetében ez másképp van. Ott a hosszabbítás talán éppen az a pillanat, amikor tárgyalni kell az árról vagy a feltételekről, és ez olyan értékelést igényel, amit a rendszer nem tud elvégezni. A jelzés mindkét esetben ugyanaz; a nyomon követés nem.
Ez a megítélés az alapjául szolgáló adatok minőségével változik. Ha a szerződéses adatok szétszórtan találhatók e-mailekben, PDF-ekben és különálló Excel-fájlokban, központi rögzítés nélkül, akkor a strukturáltság a gyakorlatban sokkal alacsonyabb, mint papíron, és először rendet kell tenni, mielőtt egy ágens itt bármit is átvehetne. Ha a szerződésportfólió éppen ellenkezőleg, strukturáltan rögzített, világos hosszabbítási szabályokkal és egy állandó eszkalációs úttal a felelős személy felé, akkor az átvehető rész nagyobb és megbízhatóbb. A szerződések jellege is számít: egy szervezet, amely főleg standard beszállítói szerződésekkel dolgozik, más kockázati profillal rendelkezik, mint egy szervezet, amely összetett, egyedileg tárgyalt megállapodásokkal dolgozik, ahol egy hosszabbítás mindig tartalmi értékelést igényel.
Ahhoz, hogy ez megbízhatóan működjön, a végdátumoknak és hosszabbítási szabályoknak szerződésenként egyértelműen rögzítve kell lenniük, és kell hogy legyen egy eszkalációs út a végső döntéshozó felé. E két feltétel nélkül a jelzés megbízhatatlan, vagy hiányzik a nyomon követés éppen akkor, amikor számít. Ez szélesebb kötelezettségekhez is kapcsolódik: aki szerződéseket felügyel, gyakran figyelembe veszi a megőrzési határidőket és azt a pillanatot, amikor dokumentumok megsemmisíthetők, egy megfelelőségi naptárat, amelyben a határidőket központilag nyomon követik, és néha magának a következő szerződéseknek az elkészítését, ami más mérlegelést igényel, mint a meglévő szerződések felügyelete. Aki felszabaduló kapacitás alapján személyzeti döntéseket hoz ebben a szerepben, annak egyébként tudatában kell lennie, hogy erre saját jogi követelmények vonatkoznak; ez nem olyan következtetés, amely egyszerű óraszámításból adódik.
Ennek a feladatnak a lényege nem az, hogy az AI dönt, hanem hogy az AI jelez és egy ember értékel. Ez a különbségtétel pontosan az, amiről az AI feletti emberi felügyelet a gyakorlatban szól: nem minden jelzés döntés, és nem minden jóváhagyás ugyanaz a munka, mint maga az értékelés. A szerződésfelügyelet esetében ez azt jelenti: egy rendszer, amely jelez, és egy felelős személy, aki indokolt jóváhagyást ad, vagy közbelép.
Hogy ez az Ön szervezete számára azt jelenti-e, hogy a szerződésfelügyelet nagy része automatizálható, attól függ, hogyan áll jelenleg az Ön szerződéses adatállománya. Az ingyenes gyorsteszt ehhez ad egy első jelzést: tizenkét kérdés, fiók nélkül, egy becsléssel arról, hogy az ilyen jellegű munka óráinak mekkora része vehető át ma az AI által. A teljes munkascan, amely ezt feladatonként kiszámítja az Ön saját szervezetében, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.