In un'azienda con 100 a 250 dipendenti il lavoro è distribuito tra i reparti, ma all'interno di quei reparti molti compiti ricadono su una sola persona. C'è un addetto al servizio clienti che conosce i fascicoli difficili. Una controller che conosce a memoria le particolarità di reportistica di tre sistemi. Un collaboratore HR che sa esattamente quale clausola contrattuale corrisponde a quale categoria di funzione. È una situazione diversa da quella di un team di dieci persone, dove ognuno fa un po' di tutto, e diversa anche da quella di un'organizzazione di mille dipendenti, dove i processi di solito sono già stati formalizzati perché le dimensioni lo impongono. Con 100 a 250 dipendenti, l'organizzazione è grande abbastanza da specializzare i compiti, ma spesso non ancora abbastanza grande da documentare anche quei compiti. Il lavoro esiste, la conoscenza al riguardo risiede in una sola testa.
Ciò ha conseguenze direttamente sul lavoro che l'AI può assumere. Un compito descritto in una procedura, con passaggi fissi e criteri fissi, è relativamente semplice da trasferire: lo schema è già stato reso esplicito. Un compito che risiede solo nella testa di un unico collaboratore deve prima essere formulato prima che un sistema, o un collega, possa assumerlo. Questa formulazione è esattamente il punto di partenza di una scansione del lavoro: non indovinare cosa succede, ma descrivere il lavoro compito per compito in modo da chiarire cosa è routine e cosa è improvvisazione.
A questa dimensione aziendale è uno schema ricorrente il fatto che siano nati più sistemi affiancati. Un CRM per le vendite, un pacchetto separato per la fatturazione, un file Excel per la pianificazione del personale che nessuno osa sostituire. Ogni sistema funziona per proprio conto, ma il collegamento tra i sistemi non c'è, oppure è stato creato manualmente. È un ostacolo diverso da quello di una piccola azienda, dove spesso un unico sistema fa tutto, e diverso da quello di una grande organizzazione, che di solito è già in un percorso di integrazione. Cosa significhi concretamente questo per la trasferibilità è descritto nella pagina su i compiti che si bloccano perché i sistemi non sono collegati tra loro: un compito può essere semplice dal punto di vista contenutistico e restare comunque lavoro umano, semplicemente perché qualcuno oggi ritrascrive manualmente i dati da un sistema all'altro.
Entro questa dimensione aziendale si presenta spesso anche uno spostamento tra reparti che lavorano con prodotti fissi e reparti che offrono soluzioni su misura. Un back office che elabora gli stessi cinque tipi di richieste si presta meglio all'assunzione rispetto a un team che compone una soluzione diversa per ogni cliente. Il punto esatto in cui si colloca questo confine dipende da quanta variazione ci sia realmente nella personalizzazione, e viene illustrato nella pagina su cosa cambia quando gran parte del lavoro consiste in personalizzazione per cliente. Lo stesso vale per il contatto con il cliente: un team che risponde principalmente a domande ricorrenti vede gran parte di quel lavoro spostarsi verso un sistema con supervisione umana, mentre un team che negozia o offre consulenza vede molto meno questo spostamento. Questa distinzione è approfondita nella pagina su il lavoro che cambia quando il contatto con il cliente occupa gran parte della giornata.
Un compito che a questa dimensione aziendale spesso ricade ancora su un singolo collaboratore è l'invio di messaggi di benvenuto ai nuovi clienti. Sembra un lavoro di poco conto, ma accade quotidianamente, segue quasi sempre lo stesso schema e raramente dipende da eccezioni. Se questo schema sia sufficientemente solido da poter funzionare senza supervisione continua, o se ci sia motivo di far approvare il tutto a una persona, è descritto nella pagina su l'invio di messaggi di benvenuto ai nuovi clienti. È un piccolo esempio di uno schema più ampio: molti compiti singoli a questa dimensione aziendale sono singolarmente piccoli, ma insieme costituiscono una parte sostanziale delle ore d'ufficio.
Poiché le aziende di questa dimensione introducono regolarmente nuovi sistemi, formano nuovi team o rivedono i processi, una misurazione in un solo momento non è mai il punto finale. Un compito che oggi ricade ancora su una sola persona può, entro un trimestre, essere stato formalizzato in una procedura, e con ciò si sposta anche ciò che l'AI ne può assumere. Cosa mostri concretamente una seconda misurazione rispetto alla prima è illustrato nella pagina su cosa produce una nuova misurazione della distribuzione del lavoro.
La suddivisione del lavoro in un'azienda con 100 a 250 dipendenti, con specializzazione per persona e sistemi che non sempre si collegano tra loro, richiede un quadro per singolo compito piuttosto che una stima generale. La quickscan gratuita fornisce una prima indicazione: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo sia oggi trasferibile all'AI. La scansione del lavoro completa, che analizza il lavoro compito per compito su otto assi, è ancora in fase di sviluppo. Per questo motivo non la offriamo ancora, ma comunicheremo qui quando sarà disponibile.
Le decisioni relative all'impiego del personale non rientrano in questa scansione né in AI TO FTE. Per queste si applicano requisiti legali propri, che qui non vengono trattati.
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