Inserire un ordine sembra uno dei compiti più prevedibili all'interno di un'organizzazione: il cliente ordina, i dati entrano nel sistema, l'ordine parte. Eppure la risposta alla domanda se l'AI possa assumersi questo compito non è semplicemente sì. È in parte sì, e la parte che rimane è piccola ma determinante.
L'inserimento ordini ottiene un punteggio alto in termini di struttura e di volume. I dati che arrivano — prodotto, quantità, condizioni di consegna — seguono campi fissi, e ciò accade da decine a migliaia di volte al giorno nelle aziende di una certa dimensione. È esattamente il profilo su cui l'elaborazione automatizzata, in questo caso RPA (robotic process automation), attecchisce bene: uno schema fisso che si ripete spesso, con poca necessità di interpretazione. Il compito inoltre non richiede alcuna azione fisica né alcun contributo creativo, il che apre la strada a un'elaborazione completa da parte di un sistema.
Il motivo per cui questo non diventa un "sì" incondizionato risiede nei costi degli errori e nella compliance. Una quantità inserita in modo errato o un indirizzo di consegna sbagliato porta a una consegna errata, a una nota di credito, a un cliente insoddisfatto o a un ritardo logistico. Con volumi di ordini più elevati, un simile errore può ripetersi rapidissimamente prima che qualcuno se ne accorga. Inoltre, spesso alla base di un ordine ci sono condizioni contrattuali o fiscali — termini di pagamento, regole di esportazione, accordi di sconto — che richiedono una verifica quando il formato dell'ordine si discosta dallo standard. Il margine di giudizio qui è basso, ma non nullo: in caso di un ordine ambiguo, di un cliente che via e-mail chiede qualcosa di diverso da quanto indicato nel preventivo, o di un prodotto eccezionale non presente nel catalogo standard, è necessaria una persona che valuti e approvi o respinga con motivazione.
Nelle aziende che lavorano con un formato d'ordine standardizzato — un portale fisso, un collegamento EDI fisso, un webshop con varianti di prodotto limitate — la maggior parte dei volumi di ordini viene già oggi elaborata senza intervento umano. L'ordine arriva, viene riconosciuto, validato rispetto al sistema di magazzino e registrato. Nelle aziende in cui gli ordini arrivano per telefono, tramite e-mail singole, PDF con formattazioni variabili o accordi verbali con gli account manager, la situazione è diversa: lì è necessario prima un passaggio di interpretazione che oggi è ancora lavoro umano, o al massimo semi-automatizzato con un collaboratore che controlla l'output.
La differenza quindi non sta nel compito in sé, ma in quanto standardizzato è l'input e in quanto pesantemente incide un errore. Un grossista con clienti fissi e un formato d'ordine fisso è vicino a una presa in carico completa. Un'azienda che lavora su misura con molti ordini telefonici e molti prodotti eccezionali è più vicina al "parzialmente", con un collaboratore che continua a gestire le eccezioni.
Tre elementi determinano se l'inserimento ordini è trasferibile in una specifica azienda:
Se manca una di queste condizioni, l'inserimento ordini non diventa immediatamente meno idoneo all'automazione, ma è meno pronto a funzionare senza supervisione.
L'inserimento ordini raramente è isolato. Ciò che accade dopo l'inserimento — il controllo dello stato dell'ordine e la comunicazione al cliente, l'aggiornamento dei dati dei clienti nel CRM, oppure la generazione di documenti di spedizione e di reso — richiede spesso una valutazione simile tra struttura ed eccezione. Chi mappa l'inserimento ordini si trova quindi generalmente presto di fronte alla domanda di quanto lontano si estenda questo spostamento nell'intero processo d'ordine.
Questo risultato non è un consiglio in materia di personale né un motivo per rivedere le funzioni. Se e come un'organizzazione riorganizza il lavoro in base a ciò che l'AI è in grado di gestire è una decisione del datore di lavoro stesso, con i propri requisiti legali in materia di funzioni e personale. Quanto riportato qui è una descrizione del compito, non delle persone che lo svolgono attualmente. Chi si chiede quanto siano rigidi tali quadri normativi quando il lavoro si sposta verso il processo decisionale automatizzato, trova il relativo contesto nella pagina su cosa cambia legalmente per le applicazioni AI ad alto rischio sul posto di lavoro.
Il risultato per questo singolo compito non è mai il quadro completo di un'azienda. L'inserimento ordini è collegato all'archiviazione — si veda anche la pagina su l'archiviazione dei documenti e la verifica rispetto ai termini di conservazione — e a una serie di altri compiti, ciascuno con il proprio esito in termini di struttura, volume e costi degli errori. Se desidera sapere come si presenta la situazione per la sua azienda, la quickscan gratuita è un primo passo: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo può essere oggi assunta dall'AI. La werkscan completa, che analizza il lavoro di un'azienda compito per compito, è ancora in fase di realizzazione.
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