Molte aziende valutano l'assunzione di lavoro da parte dell'IA come se si trattasse solo dell'attività in sé: quanto è ripetitiva, quanto contatto con i clienti comporta, quanto sono elevati i costi degli errori. Questo è corretto, ma c'è un fattore trasversale che raramente viene nominato: se i sistemi in cui quel lavoro si svolge comunicano tra loro. Un'attività che di per sé è ottimamente adatta all'assunzione da parte dell'IA, può nella pratica rimanere lavoro umano perché i dati necessari per svolgere l'attività sono sparsi tra un CRM, un pacchetto contabile, un file Excel a parte e la casella di posta di un singolo collaboratore.
I otto assi su cui valutiamo il lavoro riguardano la natura dell'attività: quanto margine decisionale, quanta variazione, quanta supervisione sono necessari. Il collegamento tra sistemi non è uno di questi assi, ma ne influenza diversi contemporaneamente. Un'attività che, in base al margine decisionale e alla ripetibilità, sarebbe completamente assumibile, in caso di collegamento mancante slitta verso una categoria con supervisione umana, non perché la valutazione dell'attività cambi, ma perché si crea un passaggio aggiuntivo che nessuno aveva previsto: qualcuno deve ricopiare, esportare o verificare i dati prima che l'IA possa iniziare l'attività vera e propria.
Questo modifica il calcolo degli FTE in un modo specifico. Il tempo che si libera non è la durata completa dell'attività, ma la durata meno il tempo che già oggi viene impiegato per raccogliere dati da fonti diverse. In alcune attività si tratta di una questione di secondi, ad esempio una sola pressione del pulsante per un'esportazione. In altre attività, il ricopiare stesso costituisce una parte sostanziale del lavoro, per cui il guadagno derivante dall'assunzione da parte dell'IA risulta modesto finché manca il collegamento.
Non tutto il lavoro è ugualmente sensibile ai sistemi scollegati. Le attività che si svolgono interamente all'interno di un unico sistema, come la redazione di un testo in un solo elaboratore di testi o la risposta a una domanda basata su un'unica base di conoscenza, ne risentono poco. Le domande che i collaboratori rivolgono alle Risorse Umane rientrano spesso in questa categoria: le informazioni necessarie si trovano in un unico sistema del personale o in un unico regolamento, e il collegamento con altri sistemi è necessario solo in misura limitata.
Le attività che invece sono sensibili sono quelle in cui i dati provenienti da più fonti vengono combinati prima che si possa dire o fare qualcosa di sensato. Un preventivo che necessita di dati provenienti da un sistema di magazzino, un listino prezzi e uno storico clienti ne è un esempio, specialmente quando il lavoro comporta molta personalizzazione e ogni preventivo coinvolge una combinazione diversa di fonti. Anche il lavoro in cui c'è molto contatto con i clienti è sensibile, poiché durante quel contatto un collaboratore o un sistema di IA deve spesso consultare più sistemi per dare una risposta completa.
Nel lavoro con costi degli errori elevati, la scollegatura pesa in modo particolare, non perché l'attività in sé diventi più rischiosa, ma perché un errore causato da un dato ricopiato in modo errato o mancante è più difficile da ricondurre alla causa rispetto a un errore all'interno di un unico sistema. Chi lavora con attività in cui gli errori risultano costosi, fa bene a esaminare separatamente la questione della fonte rispetto alla questione dell'esecuzione: il problema è l'attività, o è la fornitura dei dati.
Due aziende con lavoro identico arrivano su questo asse a esiti diversi per un motivo che non ha nulla a che vedere con l'attività: l'età e l'origine dei sistemi. Un'azienda cresciuta negli ultimi anni tramite acquisizioni lavora spesso con più sistemi che non sono mai stati progettati per collaborare tra loro. Un'azienda che opera fin dall'inizio con un'unica piattaforma integrata non ha questo problema, anche se svolge esattamente le stesse attività.
Un secondo motivo riguarda la supervisione. Il lavoro soggetto a supervisione esterna richiede spesso un percorso stabilito dei dati attraverso i sistemi, con una sequenza fissa di approvazioni. Chi svolge lavoro soggetto a supervisione, non può quindi sempre risolvere il collegamento a proprio piacimento: il percorso stabilito è a volte esso stesso la ragione per cui i sistemi rimangono separati, anche se un collegamento sarebbe tecnicamente possibile.
Un terzo motivo è la misura in cui i collaboratori già lavorano autonomamente con strumenti di IA e dove lo segnalano o meno. Senza una base di alfabetizzazione obbligatoria sull'IA nascono soluzioni sparse e individuali: un collaboratore copia manualmente i dati in uno strumento di IA, un altro non lo fa. Questo rende l'esito della valutazione dipendente da chi sta lavorando in quel momento, non dall'attività in sé.
La conclusione non è che i sistemi scollegati rendano impossibile l'assunzione da parte dell'IA. La conclusione è che la questione dei sistemi deve essere valutata separatamente dalla questione dell'attività, perché altrimenti due problemi molto diversi vengono confusi tra loro: un'attività che l'IA non riesce a gestire, e un'attività che l'IA riesce a gestire non appena i dati si trovano in un unico posto. Questa distinzione determina se la soluzione risiede nel lavoro stesso o nell'infrastruttura che vi conduce.
Per vedere come questo si applica alla vostra situazione specifica, è possibile ottenere una prima indicazione tramite la quickscan gratuita: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel vostro profilo può essere assunta oggi dall'IA. La scansione completa del lavoro, che analizza le attività su tutti e otto gli assi, incluso l'aspetto sistemico, è ancora in fase di sviluppo. Ciò che è disponibile oggi offre un primo quadro provvisorio, non una risposta definitiva.
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