In un'azienda con 10 a 25 dipendenti il lavoro è raramente suddiviso in modo ordinato. La persona che si occupa dell'amministrazione risponde anche alle email dei clienti e redige i preventivi. Chi si occupa degli acquisti pianifica anche la logistica. Le funzioni a questa dimensione sono somme di compiti che in un'azienda più grande sarebbero distribuiti su più ruoli.
Ciò ha conseguenze sulla domanda su quale lavoro l'AI possa assumere. Non è la funzione l'unità su cui questo viene valutato, ma il compito. Una persona può dedicare dieci ore alla settimana a un lavoro completamente trasferibile all'AI, e venti ore a un lavoro che rimane lavoro umano. Se guarda alla funzione nel suo insieme, non vede questa differenza. Se guarda ai compiti, invece sì.
In un'azienda più grande un compito è spesso già descritto: esiste un processo, un modello, un collega che lo svolge anch'esso. Nelle aziende con 10 a 25 dipendenti quella conoscenza risiede spesso nella testa di una sola persona, costruita attraverso l'esperienza, non tramite un manuale. Ciò non rende un compito inadatto all'AI, ma rende diverso il primo passo: prima che qualcosa possa essere trasferito, occorre prima chiarire cosa succede esattamente, in quale ordine e sulla base di quali informazioni.
Questo passo viene spesso saltato, con la conseguenza che l'automazione resta bloccata a qualche trucco isolato — un modello di email, un foglio di calcolo — invece di affrontare il lavoro sottostante. Il lavoro che è stato rendicontato in modo chiaro è più facile da valutare rispetto alle tre categorie che valgono per ogni compito: l'AI può assumerlo, l'AI può svolgerlo con supervisione umana che approva o respinge, oppure resta lavoro umano. Nelle aziende di questa dimensione questa suddivisione è raramente stata fatta, semplicemente perché non c'è mai stato il tempo o l'occasione per farla.
La soglia per automatizzare qualcosa a questa dimensione aziendale si trova raramente nella tecnologia. Si trova in altre due cose. Primo: sistemi che non comunicano tra loro, per cui i dati della contabilità, del CRM e delle email restano separati e qualcuno deve ricopiarli o confrontarli manualmente. Secondo: la capacità. In un'azienda con 200 dipendenti c'è spesso un reparto IT o un responsabile di processo per implementare qualcosa di nuovo. In un'azienda con 15 dipendenti se ne occupa il titolare oltre al resto del lavoro, oppure non succede.
Ciò spiega anche perché il quadro tra aziende di questa dimensione varia così tanto. Un'azienda in cui il lavoro consiste principalmente in operazioni fisse e ripetibili — fatturazione, pianificazione, corrispondenza standard — ha un profilo di automazione diverso da un'azienda in cui viene fornito molto lavoro su misura per cliente o commessa. E un'azienda dove gran parte del lavoro consiste in contatto diretto con il cliente conosce a sua volta altri limiti, perché la supervisione e la valutazione lì pesano di più rispetto all'amministrazione interna.
Nelle aziende con 10 a 25 dipendenti che già lavorano con l'AI, di solito non si tratta di un'unica grande sostituzione di una funzione, ma di frammenti di lavoro che scompaiono dal carico di compiti: una parte della gestione delle email, una parte della rendicontazione, una parte della redazione di preventivi sulla base di preventivi precedenti. Ciò che resta è spesso la parte in cui è necessaria valutazione, negoziazione o conoscenza specifica del cliente.
Questo spostamento avviene più velocemente in un'azienda che in un'altra, e questa differenza raramente risiede nel settore. Risiede in quanto bene il lavoro stesso sia mappato: quali compiti esistono, quanto tempo richiedono e quali informazioni necessitano. Le aziende dove ciò è chiaro possono rispondere a questa domanda compito per compito. Le aziende dove ciò non è chiaro possono fare solo una stima a livello di funzione, e questa è una misura più grossolana e meno affidabile.
In un'azienda di questa dimensione ogni ora pesa più che in una grande organizzazione, semplicemente perché ci sono meno ore da distribuire. Per questo non calcoliamo in funzioni o teste, ma in ore e capacità in fte — qui spieghiamo perché questa unità di misura è più precisa del conteggio per persone. Un risultato espresso in ore mostra quanta capacità è coinvolta in un compito, senza che ciò comporti alcuna affermazione su chi svolga o dovrebbe svolgere quel compito. Cosa un datore di lavoro faccia con questo risultato è inoltre soggetto ai propri obblighi di legge in materia di personale; su questo non ci esprimiamo.
Un ultimo punto spesso trascurato nelle aziende di questa dimensione: non tutti i dati utilizzati nel lavoro possono semplicemente essere inseriti in un sistema di AI. Prima che un compito venga valutato in termini di trasferibilità, è bene sapere quali dati la sua azienda non può semplicemente utilizzare, perché ciò può incidere direttamente sul risultato della valutazione.
Per sapere quale parte del lavoro nella sua azienda può essere oggi trasferita all'AI, occorre prima avere una mappatura del lavoro stesso: quali compiti esistono, quanto tempo richiedono e cosa richiedono in termini di dati e valutazione. La quickscan gratuita offre un primo orientamento: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo può oggi essere trasferita all'AI. La werkscan completa, che analizza il lavoro compito per compito e lo valuta su otto assi, è ancora in fase di sviluppo. Ciò che può fare oggi è ottenere con la quickscan un primo quadro di dove nella sua azienda si trovano probabilmente le ore liberate.
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