Yrityksessä, jossa on 100–250 työntekijää, työ on jaettu osastoihin, mutta näiden osastojen sisällä monet tehtävät ovat yhden henkilön vastuulla. On asiakaspalvelun työntekijä, joka tuntee hankalat tapaukset. Kontrolleri, joka tietää ulkoa kolmen järjestelmän raportoinnin erikoisuudet. HR-työntekijä, joka tietää tarkalleen mikä sopimuslauseke kuuluu millekin toimenkuvaryhmälle. Se on eri tilanne kuin kymmenen hengen tiimissä, jossa kaikki tekevät hieman kaikkea, ja erilainen myös kuin tuhannen työntekijän organisaatiossa, jossa prosessit on yleensä jo dokumentoitu, koska koko sitä edellyttää. 100–250 työntekijän kohdalla organisaatio on tarpeeksi suuri erikoistuttaakseen tehtäviä, mutta usein ei vielä tarpeeksi suuri dokumentoidakseen niitä myös. Työ on olemassa, mutta tieto siitä on yhden ihmisen päässä.
Sillä on suoria seurauksia sille, mitä AI voi ottaa hoitaakseen. Tehtävä, joka on kuvattu menettelyohjeessa kiinteine vaiheineen ja kriteereineen, on suhteellisen helppo siirtää: kaava on jo tehty näkyväksi. Tehtävä, joka on ainoastaan yhden työntekijän päässä, täytyy ensin sanoittaa, ennen kuin järjestelmä tai kollega voi ottaa sen hoitaakseensa. Tämä sanoittaminen on juuri se, mistä työskannaus alkaa: ei arvata mitä tapahtuu, vaan kuvataan työ tehtävä kerrallaan, jotta käy selväksi mikä on rutiinia ja mikä improvisaatiota.
Tässä yrityskoossa toistuva kaava on, että useita järjestelmiä on syntynyt rinnakkain. CRM myyntiä varten, erillinen paketti laskutukseen, Excel-tiedosto henkilöstösuunnitteluun, jota kukaan ei uskalla korvata. Jokainen järjestelmä toimii itsenäisesti, mutta järjestelmien välinen kytkentä puuttuu tai on tehty käsin. Se on eri kynnys kuin pienessä yrityksessä, jossa yksi järjestelmä usein hoitaa kaiken, ja erilainen kuin suuressa organisaatiossa, joka on yleensä jo integraatiohankkeessa. Mitä se konkreettisesti tarkoittaa siirrettävyydelle, on kuvattu sivulla tehtävistä, jotka jumittuvat, kun järjestelmät eivät ole yhteydessä toisiinsa: tehtävä voi sisällöllisesti olla yksinkertainen ja pysyä silti ihmistyönä, puhtaasti siksi että joku kirjoittaa nyt käsin tietoja yhdestä toiseen.
Tässä yrityskoossa on usein myös siirtymä osastojen välillä, joista toiset työskentelevät vakioiduilla tuotteilla ja toiset toimittavat räätälöityä palvelua. Taustatoiminto, joka käsittelee samat viisi hakemustyyppiä, soveltuu paremmin siirrettäväksi kuin tiimi, joka kokoaa joka asiakkaalle erilaisen ratkaisun. Miten tämä raja täsmällisesti kulkee, riippuu siitä, kuinka paljon vaihtelua räätälöinnissä todella on, ja tätä käsitellään sivulla siitä, mikä muuttuu, kun suuri osa työstä koostuu asiakaskohtaisesta räätälöinnistä. Samaa pätee asiakaskontaktiin: tiimi, joka vastaa pääosin toistuviin kysymyksiin, näkee suuren osan tästä työstä siirtyvän järjestelmälle, jota ihminen valvoo, kun taas neuvotteleva tai neuvoja antava tiimi näkee tämän siirtymän huomattavasti vähemmän. Tämä erottelu on käsitelty sivulla työstä, joka muuttuu, kun asiakaskontakti täyttää suuren osan päivästä.
Tehtävä, joka tässä yrityskoossa on usein yhä yhden työntekijän vastuulla, on tervetuloviestien lähettäminen uusille asiakkaille. Se tuntuu pieneltä työltä, mutta sitä tehdään päivittäin, se noudattaa lähes aina samaa kaavaa ja riippuu harvoin poikkeuksista. Onko tämä kaava tarpeeksi vahva, jotta sen voi antaa kulkea jatkuvaa valvontaa vaatimatta, tai onko syytä antaa ihmisen hyväksyä se, on kuvattu sivulla tervetuloviestien lähettämisestä uusille asiakkaille. Se on pieni esimerkki laajemmasta kaavasta: monet yksittäiset tehtävät tässä yrityskoossa ovat kukin pieniä, mutta yhdessä ne muodostavat merkittävän osan toimistotunneista.
Koska tämän kokoiset yritykset ottavat säännöllisesti käyttöön uusia järjestelmiä, muodostavat uusia tiimejä tai tarkistavat prosesseja, yhden hetken mittaus ei koskaan ole päätepiste. Tehtävä, joka tänään on yhä yhden henkilön vastuulla, voi neljänneksen kuluttua olla kirjattu menettelyohjeeseen, ja sen myötä muuttuu myös se, mitä AI voi ottaa siitä hoitaakseensa. Mitä toinen mittaus konkreettisesti näyttää verrattuna ensimmäiseen, on kuvattu sivulla siitä, mitä työnjaon uudelleenmittaus tuottaa.
Työnjako 100–250 työntekijän yrityksessä, jossa erikoistuminen henkilöittäin ja järjestelmät, jotka eivät aina kytkeydy toisiinsa, edellyttää kuvaa tehtävä kerrallaan yleisen arvion sijaan. Ilmainen pikaskannaus antaa ensimmäisen suunnan: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja arvio siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on tänään siirrettävissä AI:lle. Täydellinen työskannaus, joka avaa työn tehtävä kerrallaan kahdeksalla akselilla, on yhä rakenteilla. Emme siksi vielä tarjoa sitä, mutta ilmoitamme tässä, kun se on saatavilla.
Henkilöstön käyttöä koskevat päätökset eivät kuulu tämän skannauksen eivätkä AI TO FTE:n piiriin. Niihin sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, joita ei käsitellä tässä.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.