Numa empresa de 100 a 250 colaboradores, o trabalho está dividido por departamentos, mas dentro desses departamentos muitas tarefas estão concentradas numa única pessoa. Há um colaborador de atendimento ao cliente que conhece os processos difíceis. Uma controller que sabe de memória as particularidades de relatório de três sistemas. Uma colaboradora de RH que sabe exatamente qual cláusula contratual pertence a qual grupo de função. Isso é uma situação diferente da de uma equipa de dez pessoas, onde todos fazem um pouco de tudo, e também diferente de uma organização de mil colaboradores, onde os processos já estão normalmente documentados porque a dimensão obriga a isso. Com 100 a 250 colaboradores, a organização é grande suficiente para especializar tarefas, mas muitas vezes ainda não é grande suficiente para também documentar essas tarefas. O trabalho existe, o conhecimento sobre ele está numa única cabeça.
Isso tem consequências diretas para o que a AI pode assumir. Uma tarefa que está descrita num procedimento, com passos fixos e critérios fixos, é relativamente fácil de transferir: o padrão já foi tornado explícito. Uma tarefa que existe apenas na cabeça de um colaborador tem primeiro de ser expressa antes de um sistema, ou um colega, a poder assumir. Essa expressão é exatamente por onde começa um scan de trabalho: não adivinhar o que acontece, mas descrever o trabalho tarefa a tarefa, para que fique claro o que é rotina e o que é improviso.
Nesta dimensão de empresa, é um padrão recorrente terem surgido vários sistemas em paralelo. Um CRM para vendas, um pacote separado para faturação, um ficheiro Excel para planeamento de pessoal que ninguém se atreve a substituir. Cada sistema funciona por si só, mas a ligação entre sistemas não existe ou foi feita manualmente. Esse é um obstáculo diferente do de uma empresa pequena, onde muitas vezes um único sistema faz tudo, e diferente de uma grande organização, que normalmente já está num processo de integração. O que isso significa concretamente para a possibilidade de transferência está descrito na página sobre tarefas que ficam bloqueadas porque os sistemas não estão ligados entre si: uma tarefa pode ser simples em termos de conteúdo e continuar a ser trabalho humano, simplesmente porque alguém tem agora de copiar manualmente dados de um lado para o outro.
Nesta dimensão de empresa existe também frequentemente uma diferença entre departamentos que trabalham com produtos fixos e departamentos que fornecem por medida. Um back office que processa os mesmos cinco tipos de pedidos presta-se melhor à transferência do que uma equipa que monta uma solução diferente para cada cliente. Onde exatamente está esse limite depende de quanta variação existe realmente no trabalho por medida, e isso é explicado na página sobre o que muda quando uma grande parte do trabalho consiste em trabalho por medida por cliente. O mesmo vale para o contacto com clientes: uma equipa que responde sobretudo a perguntas repetitivas vê uma grande parte desse trabalho deslocar-se para um sistema com supervisão humana, ao passo que uma equipa que negocia ou aconselha vê essa transferência muito menos. Essa distinção está explicada na página sobre o trabalho que muda quando o contacto com clientes ocupa uma grande parte do dia.
Uma tarefa que, nesta dimensão de empresa, ainda está frequentemente concentrada num único colaborador é o envio de mensagens de boas-vindas a novos clientes. Parece um trabalho pequeno, mas acontece diariamente, segue quase sempre o mesmo padrão e raramente depende de excepções. Se esse padrão é suficientemente forte para funcionar sem supervisão contínua, ou se há razão para deixar um humano aprovar, está descrito na página sobre o envio de mensagens de boas-vindas a novos clientes. É um pequeno exemplo de um padrão maior: muitas tarefas isoladas nesta dimensão de empresa são, cada uma por si, pequenas, mas em conjunto somam uma parte substancial das horas de trabalho.
Como empresas desta dimensão introduzem regularmente novos sistemas, formam novas equipas ou revêem processos, uma medição num único momento nunca é o ponto final. Uma tarefa que hoje ainda está concentrada numa pessoa pode, dentro de um trimestre, estar documentada num procedimento, e com isso também se desloca o que a AI pode assumir dela. O que uma segunda medição mostra concretamente em relação à primeira está explicado na página sobre o que revela uma nova medição da distribuição do trabalho.
A organização do trabalho numa empresa de 100 a 250 colaboradores, com especialização por pessoa e sistemas que nem sempre estão ligados entre si, exige uma visão por tarefa em vez de uma estimativa geral. O quickscan gratuito dá uma primeira orientação: doze perguntas, sem conta, com uma indicação de que parte das horas no seu perfil pode hoje ser assumida pela AI. O scan de trabalho completo, que decompõe o trabalho tarefa a tarefa em oito eixos, ainda está em construção. Por isso, ainda não o oferecemos, mas informaremos aqui quando estiver disponível.
Decisões sobre a utilização de pessoal não estão incluídas neste scan nem na AI TO FTE. Para isso aplicam-se requisitos legais próprios, que aqui não são tratados.
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