Gli istituti scolastici combinano due tipi di lavoro che hanno poco in comune tra loro: insegnamento e accompagnamento da un lato, e amministrazione, pianificazione e rendicontazione dall'altro. La parte più consistente delle ore non dedicate all'insegnamento riguarda la formazione degli orari, le verifiche e la correzione, la rendicontazione verso genitori e ispettorato, e la comunicazione con studenti e genitori. Inoltre esiste uno strato di politica e gestione della qualità fortemente legato a norme e regolamenti, dall'ispettorato scolastico ai regolamenti d'esame.
Tre condizioni determinano come questo lavoro possa essere suddiviso tra AI e persone. In primo luogo il grado di contatto personale: l'accompagnamento di alunni e studenti richiede una valutazione dello sviluppo, della motivazione e del benessere di una persona, qualcosa che non si lascia catturare in un sistema. In secondo luogo la pressione normativa: esami, diplomi e fascicoli degli studenti sono vincolati a procedure rigorose, il che significa che l'output automatizzato ha sempre bisogno di un momento di controllo formalizzato. In terzo luogo la frammentazione dei sistemi: molte scuole lavorano con un sistema di monitoraggio degli studenti, un pacchetto per gli orari, uno strumento di comunicazione e un ambiente separato per le verifiche, che spesso non si integrano perfettamente tra loro. Questa frammentazione determina quanto tempo sia ancora necessario per trasferire i dati tra i sistemi, anche quando l'AI è già in grado di gestire il lavoro sul contenuto.
Per alcune attività il risultato è facilmente verificabile e il rischio in caso di errore è limitato, il che consente all'AI di svolgere l'intero lavoro. Si pensi alla generazione di bozze di orari basate su regole fisse, alla sintesi di materiale didattico in domande di esercizio, alla stesura di lettere standard ai genitori e alla trascrizione e sintesi delle riunioni. Rientrano in questa categoria anche la preparazione di testi di pagella basati su voti e presenze, e la risposta a domande frequenti su iscrizioni, orari o date d'esame. Quest'ultimo tipo di domanda si sovrappone a quanto descritto anche in quale lavoro può automatizzare l'AI nel servizio clienti: le domande riconoscibili con una risposta fissa si prestano bene all'automazione completa.
Gran parte del lavoro nell'istruzione rientra nella categoria in cui l'AI crea una bozza e una persona la valuta, la modifica o la respinge. La correzione di domande aperte e temi è qui l'esempio più chiaro: l'AI può generare una prima valutazione e un feedback, ma un docente deve approvarla o correggerla, soprattutto laddove il voto conta per un diploma. Lo stesso vale per la stesura di piani di sviluppo individuali, dove l'AI può segnalare pattern nei dati ma l'interpretazione della situazione di una persona resta lavoro umano. Anche nella preparazione di colloqui con i genitori o nella segnalazione di possibili ritardi di apprendimento, l'AI può fornire spunti, mentre l'interpretazione e la comunicazione restano compito del professionista. I compiti finanziari e amministrativi relativi, ad esempio, a richieste di sovvenzioni o bilanci seguono una suddivisione simile a quella descritta in quale lavoro può automatizzare l'AI nel reparto finanziario: l'AI fornisce il lavoro numerico e l'analisi iniziale, una persona resta responsabile della scelta finale.
Il nucleo dell'istruzione, ovvero l'effettivo insegnamento, l'accompagnamento e la valutazione delle persone nel loro sviluppo, resta lavoro umano. Questo vale anche per le valutazioni finali determinanti per un diploma o un passaggio, per i colloqui su cura, comportamento o benessere degli alunni, e per la relazione pedagogica necessaria per motivare o correggere qualcuno. Le scelte politiche su qualità dell'istruzione, esami e rapporti con l'ispettorato scolastico richiedono un responsabile in grado di spiegare e difendere il risultato. Laddove ciò riguarda decisioni sul personale, come l'impiego di docenti o personale di supporto, valgono requisiti legali propri, indipendenti da ciò che l'AI è tecnicamente in grado di svolgere.
La suddivisione nell'istruzione presenta somiglianze con altri settori dove contatto personale e regolamentazione si combinano. In cosa può automatizzare l'AI nella sanità si pone allo stesso modo la domanda su quanto lontano possa spingersi l'automazione in compiti che riguardano la sicurezza o il benessere delle persone, mentre i processi amministrativi sono invece completamente automatizzabili. Gli istituti che si occupano anche di acquisti o forniture, ad esempio nell'acquisto di materiale didattico, riconoscono anche elementi da cosa può automatizzare l'AI nel commercio all'ingrosso, dove i processi di ordinazione e la gestione delle scorte si lasciano automatizzare bene, purché i sistemi siano integrati tra loro.
La suddivisione tra queste tre categorie varia molto per scuola, per funzione e per sistema utilizzato. Una stima generale dice poco sulla situazione in una sede specifica. Chi desidera sapere quale parte delle proprie attività si presta già oggi all'automazione può compilare la quickscan gratuita di ftetoai: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore nel proprio profilo può attualmente essere svolta dall'AI. La scansione completa del lavoro, che approfondisce funzioni e processi specifici, è ancora in fase di sviluppo e non viene qui presentata come soluzione già pronta.
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