Un office manager o un collaboratore giuridico prepara i documenti per la firma digitale, assegna i firmatari corretti, invia il documento tramite una piattaforma di e-signing e salva il risultato firmato nel sistema di gestione documentale. A prima vista si tratta di una sequenza di passaggi ripetitiva e facile da seguire. Tuttavia, la risposta alla domanda se l'AI possa assumere questo compito è: in parte, e solo a determinate condizioni.
La strutturazione ottiene un punteggio alto, un 4: con un tipo di documento fisso, ad esempio un contratto standard o un accordo di fornitura, è noto esattamente quali campi devono essere compilati, dove si trovano i campi per la firma e in quale ordine i firmatari devono intervenire. Si tratta di un compito che si presta bene a essere formalizzato in regole, e quindi adatto all'elaborazione automatizzata. Il volume (4) rafforza questa immagine: le aziende che fanno firmare molti documenti simili traggono vantaggio da un sistema che si occupa del lavoro ripetitivo.
Ma la strutturazione vale solo finché il tipo di documento è fisso. Non appena un'organizzazione lavora con forme contrattuali variabili, con allegati negoziati o con documenti in cui il firmatario cambia caso per caso, la base per l'automazione viene a mancare. In quel caso qualcuno deve prima determinare quale modello e quale processo si applicano, e questo è esattamente l'elemento che non si presta a essere formalizzato in un percorso fisso.
I due assi che determinano davvero questo giudizio sono i costi d'errore (2) e la compliance (2), ed entrambi sono sfavorevoli. Un processo di firma riguarda la validità giuridica di un documento. Se il sistema assegna la persona sbagliata come firmatario, se una firma finisce sulla versione errata di un contratto, o se un documento firmato non viene archiviato correttamente, si creano problemi che non si possono risolvere con una semplice correzione. Un contratto di lavoro firmato in modo errato o un accordo di fornitura con il firmatario autorizzato sbagliato può avere conseguenze legali che vanno ben oltre il tempo risparmiato con l'automazione.
Per questo motivo il ruolo dell'AI qui si limita al supporto: la preparazione del documento, la compilazione dei campi standard e l'invio tramite la piattaforma di e-signing possono essere svolti con regole e con la robotic process automation (RPA). Ma l'assegnazione del firmatario corretto, soprattutto quando entrano in gioco il potere di firma, la funzione o il mandato, richiede una valutazione che non può essere semplicemente affidata a un sistema. È esattamente l'elemento in cui entra in gioco la categoria due della taxonomy: l'AI può formulare una proposta, ma una persona deve approvarla o respingerla, motivandolo.
Se l'automazione funziona qui dipende da due fattori. Primo: esiste un processo di firma fisso per tipo di documento? Con un accordo standard con una struttura fissa, ciò è automatizzabile; con documenti composti caso per caso, non lo è. Secondo: il firmatario corretto è identificabile in modo affidabile sulla base di dati fissi, come funzione o ruolo in un sistema? Se tale identificazione è semplice e univoca, un sistema può supportare quel passaggio. Non appena il potere di firma dipende dal contesto, come l'importo di un contratto o una delega specifica, è necessaria una valutazione umana.
Questo spiega anche perché l'esito varia da organizzazione a organizzazione. Un'azienda che fa firmare centinaia di contratti simili con fornitori al mese, con un firmatario autorizzato fisso per tipo di contratto, può automatizzare gran parte del processo e limitare il ruolo umano a un controllo a campione. Un'organizzazione che gestisce principalmente accordi su misura, documenti di fusione o contratti con deleghe variabili trae invece poco beneficio dall'automazione: lì ogni passaggio è unico e il rischio di un errore costoso è troppo grande per essere affidato a un sistema.
Il confronto con altri compiti di controllo è qui illuminante. Come per lo screening di clienti e partner rispetto alle liste di sanzioni, vale anche qui: l'AI può generare una proposta o un segnale, ma la valutazione finale e la responsabilità restano in capo a una persona non appena le conseguenze di un errore sono gravi. Il processo di firma ha la stessa caratteristica: i costi di un errore sono sufficientemente alti da scoraggiare la piena automazione, anche se il compito è ben strutturato sulla carta.
Se invece si tratta dell'archiviazione di documenti già firmati, il quadro cambia. Salvare e rendere reperibili i documenti firmati assomiglia molto al compito trattato nella pagina su la digitalizzazione e la messa a disposizione di un archivio cartaceo, e in quel caso le opportunità di automazione sono considerevolmente più favorevoli rispetto all'assegnazione dei firmatari.
Attenzione: se questo compito è collegato a cambiamenti di funzione o all'impiego del personale, si applicano requisiti legali specifici; questa pagina riguarda solo il compito in sé, non le conseguenze per i collaboratori.
La conclusione è che la preparazione e l'invio di documenti standard per la firma può essere supportata con regole o RPA, ma che l'assegnazione del firmatario corretto e la supervisione del risultato restano compiti umani finché i costi d'errore e i rischi di compliance sono elevati. Desidera sapere come questo si traduce per la sua organizzazione, incluse altre attività di office manager o collaboratori giuridici? Il quickscan gratuito di ftetoai.com fornisce, con dodici domande e senza necessità di account, un'indicazione della quota di ore nel suo profilo che oggi può essere assunta dall'AI. La werkscan completa, con un'analisi approfondita per compito, è ancora in fase di sviluppo.
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