A beszerzési számlák bejegyzése egyike a leggyakrabban emlegetett jelölteknek, amikor az AI-ról és a könyvelésről van szó. Beérkezik egy számla, az összegeket át kell vezetni a könyvelési rendszerbe, az áfának egyeznie kell, és hozzá kell rendelni egy főkönyvi számlát. A kérdésre, hogy az AI átveszi-e ezt, a válasz nem egyszerű igen vagy nem. Nagyrészt igen, egy komoly megjegyzéssel az esetek egy részénél.
Három tengely a döntő itt: strukturáltság, volumen és a hibák költsége.
Egy beszerzési számla strukturált dokumentum. Rajta van egy szállító, egy számlaszám, egy összeg, egy áfaszázalék, és általában egy leírás arról, mi lett leszállítva. Ez pontosan az a fajta input, amin a dokumentumfelismerés jól teljesít: a kép mezőkké alakul, a mezők egy főkönyvi számlához kapcsolódnak. Egy nagykereskedésnél, ahol hetente több száz számla érkezik, ez a volumen az oka annak is, hogy itt megéri az automatizálás. Ugyanazon mezők kézi legépelése, több száz alkalommal, pontosan az a fajta ismétlődő munka, amit az AI ma már el tud végezni.
A hibák költsége átlagos: egy hibásan bejegyzett számla kellemetlen, és időt vesz igénybe a javítása, de nem vezet közvetlenül elsőrendű pénzügyi vagy jogi kockázathoz. Ez olyan feladattá teszi, ahol az automatizálás utólagos ellenőrzéssel elfogadható megközelítés, nem pedig olyan feladat, amelynél definíció szerint előzetesen emberre van szükség.
A mérlegelési tér alacsonyra pontozódik, és pontosan ez az, ahol átfordul a dolog "az AI ezt megcsinálja"-ból "az AI ezt megcsinálja, felügyelettel"-be. Egy állandó szállító standard számlájánál kevés a mérlegelendő: az összeg, az áfa és a főkönyvi számla egy mintában rögzült, amely már több száz alkalommal előfordult. Egy új szállító számlájánál, szokatlan leírással, vagy egy jóváírásnál, amely nem illik pontosan egy korábbi számlához, olyan döntést kell hozni, amely nem következik magából a dokumentumból. Ez az a pillanat, amikor egy könyvelő vagy adminisztratív munkatárs jóváhagy vagy elutasít, indokkal.
A megfelelőség hasonló módon szól bele. Az áfabejegyzések egy vállalat adóügyi elszámolásának részét képezik, és az ezekben elkövetett hibáknak más a hatásuk, mint egy belső jelentés hibájának. Ez nem ok arra, hogy ne automatizálják a feladatot, de ok arra, hogy az AI eredményét alapesetben megerősítse egy felelős személy, különösen a bevezetési szakaszban.
Egy létesítménygazdálkodási vállalat havonta több száz számlát kap egy állandó szállítói körtől: tisztítószerek, karbantartás, catering. Ennél az áramlásnál a bejegyzés ma nagyrészt a kép felismeréséről és egy meglévő főkönyvi kimutatáshoz kapcsolásáról szól. Az adminisztratív munka a gépelésről az ellenőrzésre tolódik el: valaki átnézi a kivételeket, a többi átfut.
Egy építőipari vállalatnál, ahol váltakozó alvállalkozók vannak, projektfüggő számlák, és rendszeresen eltérő megállapodások megrendelésenként, ez másképp áll. Ott a standard mintától eltérő számlák aránya nagyobb, és ezzel együtt a mérlegelést igénylő munka aránya is, a felismerés helyett. Ugyanaz a folyamat, más eredmény, egyszerűen azért, mert az alapjául szolgáló számlaáramlás kevésbé ismétlődő.
Két dolognak kell rendben lennie, mielőtt ez a gyakorlatban működik. Először: megbízható számlamező-felismerés: ha a dokumentumfelismerés hibásan olvassa ki az összegeket vagy az áfakódokat, a probléma csak áthelyeződik a gépelésről a javításra. Másodszor: kapcsolat a saját vállalat főkönyvi kimutatásával: minden vállalat máshogy könyvel, és ennek a kapcsolatnak a saját felosztáshoz kell illeszkednie, nem egy általános sablonhoz.
Ez nem személyzeti tanács, és nem érv egy könyvelési részleg leépítése mellett. Ez annak leírása, hogy a munka melyik része végezhető ma AI-val és felügyelettel, és melyik része igényel továbbra is mérlegelést. Hogy a vállalat mit tesz a felszabadult kapacitással, az a vállalat saját döntése. A személyzetet érintő döntéseknél az azokra vonatkozó saját jogi követelmények érvényesek, függetlenül attól, amit itt leírtunk.
A számlák bejegyzése ritkán áll önmagában. Aki ezt a feladatot automatizálja, óhatatlanul eljut a szomszédos folyamatokhoz: a lejárati dátumok figyelése, hogy a számlák időben kifizetésre kerüljenek, az értékesítési számlák elkészítése és elküldése az adminisztráció másik oldalán, és a bankkivonatok beolvasása és összepárosítása a nyitott tételekkel. Aki szélesebb képet szeretne a nyitott tételek kezeléséről, azt megtalálja a szállítói és vevői nyitott tételek listájának elemzésében.
A kérdésre, hogy az AI átveszi-e a beszerzési számlák bejegyzését, fent megválaszoltuk: nagyrészt igen, emberi felügyelettel a kivételeknél és az adóügyileg érzékeny bejegyzéseknél. Hogy ez az Ön saját számlaáramlására is érvényes-e, attól függ, mekkora része standard, és mekkora rész tér el.
Az ingyenes gyorsteszt ehhez ad egy első jelzést: tizenkét kérdés, fiók nélkül, amelynek eredménye jelzi, hogy az Önre jellemző profilban az órák mekkora része vehető át ma az AI által. A teljes munkaelemzés, amely egy egész vállalat munkáját feladatonként számolja át fte-kapacitásra, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.