Izrada prijevoznih dokumenata podrazumijeva izradu CMR-ova, otpremnica i drugih dokumenata za slanje potrebnih za otpremu pošiljke. Kod logističkog djelatnika ili špeditera to se obično odvija u TMS ili ERP sustavu, na temelju podataka o narudžbi koji su već poznati. Pitanje nije može li se to jednog dana automatizirati, nego što je danas već moguće.
Tri osi ovdje određuju sliku: strukturiranost, obujam i usklađenost (compliance).
Strukturiranost je visoko ocijenjena. CMR ima fiksni format, otpremnica ima fiksni format, a podaci koji u njih moraju ući -- pošiljatelj, primatelj, broj koleta, težina, referentni broj -- već se nalaze u sustavu narudžbi. Nije potreban tekst, samo preuzimanje i unos podataka. To je upravo posao za koji je stvorena automatizacija temeljena na pravilima (RPA): preuzimanje podataka iz sustava A i njihovo unošenje u odgovarajuća polja sustava B ili predloška dokumenta.
Obujam to dodatno pojačava. Kod svake pošiljke ovo se mora ponoviti, što znači da se mala uštedа vremena po dokumentu množi kroz stotine ili tisuće pošiljki mjesečno. Gdje je obujam visok i posao se ponavlja, najveća je vjerojatnost da se automatizacija isplati.
Usklađenost (compliance) je ocijenjena nižom ocjenom 2, i to ovdje igra u korist automatizacije: CMR je pravni dokument s fiksnim obveznim poljima. Malo je prostora za tumačenje što u njemu treba stajati, što olakšava provjeru točnosti izlaznog dokumenta u odnosu na dokumente kod kojih se mora samostalno procjenjivati što je usklađeno.
Prostor za procjenu ocijenjen je s 4, i to sliku odmah čini nijansiranijom. Nije svaka pošiljka standardna. Opasna tvar, izniman carinski odredišni cilj, klijent s odstupajućim uvjetom isporuke: to zahtijeva provjeru koja ide dalje od preuzimanja podataka. Tko ovdje postavi automatizaciju bez prepoznavanja tih iznimki, riskira da pogrešni dokumenti izlaze iz sustava jednako brzo kao i ispravni.
Tome pripadaju i troškovi pogreške, ocijenjeni s 3. Pogrešan CMR može dovesti do odbijene pošiljke, pogrešna otpremnica do pogrešne isporuke klijentu. To nije katastrofalno, ali nije ni zanemarivo. Zato je danas najprovedljivije rješenje ne potpuno preuzimanje, nego automatsko generiranje uz ljudski nadzor odstupanja: sustav izrađuje dokument, djelatnik odobrava ili odbija ono što odstupa od standardnog obrasca.
Kreativnost je ocijenjena s 1, što je logično: nema ništa za formulirati ili osmisliti, samo za strukturirati. To upravo čini zadatak prikladnim za automatizaciju, ali znači i da ima malo prostora za pametniji rad putem AI jezičnih modela. Ovo je posao pravila, a ne posao pisanja.
Tehnologija koja ovdje odgovara je RPA: softver koji prema fiksnim pravilima preuzima podatke i sastavlja dokumente. Ne generativni AI koji stvara slobodan tekst, nego skripta koja preuzima podatke o narudžbi iz TMS-a ili ERP-a i unosi ih u odgovarajući format dokumenta. To funkcionira sve dok su ispunjena dva uvjeta: formati dokumenata su standardizirani, i postoji veza s podacima o narudžbi. Bez te veze, netko će i dalje ručno prekucavati, a bez standardnog formata mora se za svaku iznimku iznova razmišljati o rasporedu.
Kod poduzeća koje uglavnom otprema standardne pošiljke unutar EU, s ograničenim brojem klijenata i fiksnim uvjetima isporuke, preuzimanje je veliko: skoro svi dokumenti slijede isti obrazac. Kod špeditera koji radi međunarodno s promjenjivim carinskim zahtjevima, opasnim tvarima i klijentima specifičnim dogovorima, udio posla koji se može automatizirati je manji, a veći dio ostaje na djelatniku koji prepoznaje iznimke.
Ova ovisnost o standardizaciji ista je logika koja vrijedi kod obrade ulaznih računa i kod registriranja primke u sustavu: što je izvor strukturiraniji, veći je dio koji može bez ljudske ruke. Dalje u logističkom procesu vrijedi drukčije, kao kod dodjele lokacija u skladištu ili kod pickanja i pakiranja robe, gdje fizičke radnje postavljaju drugu granicu.
Ovo nije izjava o tome ko danas obavlja ovaj zadatak ili bi ga trebao nastaviti obavljati. Što organizacija radi sa slobodnim satima, ne spada u ovu analizu; odluke koje se tiču osoblja imaju svoje zakonske zahtjeve i ne trebaju se ovdje procjenjivati.
Osam osi koje su ovdje korištene -- od strukturiranosti do usklađenosti -- čine fiksnu osnovu svake procjene zadatka. Kako ta procjena točno funkcionira objašnjeno je na posebnoj stranici, za one koji žele vidjeti odakle ocjene dolaze. Za one koji žele širi pregled od ovog jednog zadatka: koji posao u logistici AI može preuzeti daje pregled toga.
Za prijevozne dokumente vrijedi: strukturirani dio s velikim obujmom pogodan je za automatsku izradu, iznimke još zahtijevaju kontrolno oko. Koliko vašeg toka dokumenata spada u prvi dio a koliko u drugi, razlikuje se po poduzeću i ovisi o tome koliko su vaše pošiljke uniformne.
Besplatni quickscan daje prvu indikaciju toga: dvanaest pitanja, bez računa, s procjenom dijela sati u vašem profilu koji je danas moguće prepustiti AI-u. Potpuni radni scan, koji posao cijelog poduzeća razlaže na zadatke i preračunava u fte-kapacitet, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.