Tilauksen syöttäminen kuulostaa yhdeltä organisaation ennustettavimmista tehtävistä: asiakas tilaa, tiedot menevät järjestelmään, tilaus lähtee ovesta ulos. Silti vastaus kysymykseen, voiko AI ottaa tämän hoitaakseen, ei ole yksinkertaisesti kyllä. Se on osittain kyllä, ja jäljelle jäävä osa on pieni mutta ratkaiseva.
Tilausten syöttäminen saa korkeat pisteet jäsentyneisyydestä ja volyymista. Sisään tulevat tiedot — tuote, määrä, toimitusehdot — noudattavat kiinteitä kenttiä, ja tämä tapahtuu kymmeniä tai tuhansia kertoja päivässä yrityksissä, joilla on tietty koko. Se on juuri se profiili, mihin automatisoitu käsittely, tässä tapauksessa RPA (robotic process automation), tarttuu hyvin: kiinteä kuvio, joka toistuu usein, ja tulkinnan tarve on vähäinen. Tehtävä ei myöskään vaadi fyysistä toimintaa eikä luovaa panosta, mikä avaa tien järjestelmän tekemälle täydelliselle käsittelylle.
Syy siihen, että vastaus ei ole täysin varaukseton "kyllä", löytyy virhekustannuksista ja vaatimustenmukaisuudesta. Väärin syötetty määrä tai väärä toimitusosoite johtaa virheelliseen toimitukseen, hyvityslaskuun, tyytymättömään asiakkaaseen tai logistiseen viivästykseen. Suuremmilla tilausvolyymeilla tällainen virhe voi toistua nopeasti ennen kuin kukaan huomaa sen. Lisäksi tilauksen taustalla on usein sopimuksellisia tai verotuksellisia ehtoja — maksuaikoja, vientisääntöjä, alennussopimuksia — jotka vaativat tarkistuksen, kun tilauksen muoto poikkeaa standardista. Harkintavaraa on tässä vähän, mutta ei nollaa: kaksitulkintaisen tilauksen, sähköpostitse eri asiaa kysyvän asiakkaan tai standardikatalogiin kuulumattoman poikkeustuotteen kohdalla tarvitaan arvioiva ihminen, joka hyväksyy tai hylkää perustellusti.
Yrityksissä, jotka käyttävät standardoitua tilausmuotoa — kiinteä portaali, kiinteä EDI-yhteys, verkkokauppa rajoitetuilla tuotevariaatioilla — suurin osa tilausvolyymeista käsitellään tänään jo ilman ihmiskäsittelyä. Tilaus saapuu, tunnistetaan, validoidaan varastojärjestelmää vastaan ja kirjataan. Yrityksissä, joihin tilaukset tulevat puhelimitse, erillisillä sähköposteilla, vaihtelevassa muodossa olevina PDF-tiedostoina tai suullisina sopimuksina asiakasvastaavien kanssa, tilanne on toinen: siellä tarvitaan ensin tulkintavaihe, joka on tänään yhä ihmistyötä, tai parhaimmillaan puoliautomatisoitu niin, että työntekijä tarkistaa tuloksen.
Ero ei siis ole itse tehtävässä, vaan siinä, miten standardoitu syöttö on ja miten raskaasti virhe vaikuttaa. Tukkukauppa, jolla on vakioasiakkaat ja kiinteä tilausmuoto, on lähellä täyttä siirtoa. Räätälöityä työtä tekevä yritys, jolla on paljon puhelintilauksia ja paljon poikkeustuotteita, on lähempänä "osittain"-tilannetta, jossa työntekijä hoitaa yhä poikkeukset.
Kolme asiaa määrittää, onko tilausten syöttäminen tiettyä yritystä ajatellen siirrettävissä:
Jos yksi näistä ehdoista puuttuu, tilausten syöttäminen ei ole sen vuoksi suoraan vähemmän soveltuva automatisointiin, mutta se on vähemmän valmis toimimaan ilman valvontaa.
Tilausten syöttäminen ei useinkaan seiso yksin. Se, mitä syötön jälkeen tapahtuu — tilaustilan tarkistaminen ja viestiminen asiakkaalle, asiakastietojen päivittäminen CRM:ssä, tai lähetys- ja palautusasiakirjojen luominen — vaatii usein samanlaisen punninnan rakenteen ja poikkeuksen välillä. Kartoittaessaan tilausten syöttämistä törmää siis useimmiten pian kysymykseen, miten pitkälle tämä siirtymä ulottuu koko tilausprosessissa.
Tämä tulos ei ole henkilöstöneuvo eikä syy tarkistaa toimenkuvia. Se, muuttaako ja miten organisaatio jakaa työn uudelleen sen perusteella, mihin AI kykenee, on työnantajan omaa päätöstä, omine lakisääteisine vaatimuksineen toimenkuvien ja henkilöstön osalta. Tämä sivu kuvaa tehtävää, ei ihmisiä, jotka sitä nyt tekevät. Jos pohdit, miten tiukat kehykset ovat, kun työ siirtyy kohti automatisoitua päätöksentekoa, kontekstin siihen löytää sivulta mikä muuttuu lainsäädännössä korkean riskin AI-sovellusten kohdalla työpaikalla.
Yhden tehtävän tulos ei ole koskaan yrityksen täydellinen kuva. Tilausten syöttäminen liittyy arkistointiin — katso myös sivu asiakirjojen arkistoinnista ja säilytysaikoihin vertaamisesta — ja joukkoon muita tehtäviä, joilla kaikilla on oma tuloksensa rakenteen, volyymin ja virhekustannusten suhteen. Jos haluatte tietää, miten asia on omassa yrityksessänne, ilmainen pikatesti on hyvä ensiaskel: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja arvio siitä, kuinka suuren osan profiilinne tunneista AI voi tänään ottaa hoitaakseen. Täydellinen työanalyysi, joka avaa yrityksen työn tehtävä kerrallaan, on yhä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.