Ylitöiden laskeminen tapahtuu tällä hetkellä osittain automaattisesti, ja se muuttuu jatkossa lisää. Tehtävä jakautuu kolmeen osaan. Rekisteröityjen tuntien laskeminen yhteen ja kiinteiden työehtosopimuksen kynnysarvojen soveltaminen näihin tunteihin on työtä, jonka järjestelmä osaa tehdä jo tänään, kunhan säännöt on rakennettu oikein. Rajatapausten arvioiminen -- työntekijä, joka jää juuri kynnysarvon rajalle jälkikäteen tehdyn korjauksen vuoksi, tai lisä, joka pätee vain tietyssä päivän ja ajankohdan yhdistelmässä -- on työtä, jossa ihminen hyväksyy tai hylkää perustellusti. Ja sen määrittäminen, mitä työehtosopimus epäselvässä kohdassa oikeastaan tarkoittaa, pysyy ihmisen työnä: se on tulkintaa, ei laskentaa.
Tämä kolmijako ei ole tulevaisuudessa, se kulkee jo tänään läpi tiimien, jotka tekevät tätä työtä. Yrityksessä, jolla on selkeä, yksiselitteinen työehtosopimus ja puhdas tuntikirjanpito, suurin osa laskennasta on jo järjestelmän vastuulla. Yrityksessä, jolla on useita työehtosopimuksia, paljon poikkeuksia tai tuntikirjanpito, jota usein korjataan jälkikäteen, painopiste on edelleen hr-työntekijällä tai palkanlaskijalla, joka tarkistaa käsin.
Itse laskenta on vahvasti jäsennelty: tunnit sisään, työehtosopimuksen sääntö sovellettuna, lisä tai ylityö ulos. Siihen ei tarvita asiakaskontaktia, fyysistä toimintaa eikä luovuutta -- se on kiinteisiin sääntöihin perustuvaa laskutyötä. Sen takia tehtävä sijoittuu näillä akseleilla automatisoinnille suotuisalle puolelle. Järjestelmä, joka tietää, mikä kynnysarvo kuuluu mihin työehtosopimukseen ja mitkä tunnit on rekisteröity, pystyy tuottamaan yhteenvedon ilman, että tapauskohtaista tulkintaa tarvitaan.
Esimerkki: työntekijä jatkaa työtään keskiviikkoiltana kaksi tuntia pidempään. Järjestelmä näkee rekisteröidyt tunnit, tunnistaa, että työehtosopimus määrää tietyn kynnysarvon ylittäviltä tunneilta kiinteän prosenttiosuuden suuruisen lisän, ja muuttaa tämän riviksi palkanlaskennan yhteenvetoon. Ei arviointia, ei poikkeusta -- vain soveltamista.
Syy siihen, ettei tätä tehtävää ilman muuta jätetä järjestelmän vastuulle, löytyy kahdesta muusta akselista. Compliance saa alhaisen pisteen: työehtosopimuksen säännöt muuttuvat, vaihtelevat sektorin ja yrityksen mukaan, ja väärin sovellettu sääntö on compliance-virhe, ei yksityiskohta. Virhekustannukset saavat myös alhaisen pisteen: aiheettomasti laskettu lisä, tai puuttuva lisä, vaikuttaa suoraan työntekijän palkkaan ja täytyy korjata jälkikäteen. Näillä kahdella akselilla on enemmän painoarvoa kuin itse laskentavaiheen jäsentyneisyydellä, ja siksi vastaus kysymykseen, voiko AI ottaa tämän hoitaakseen, on: osittain, ja ehdoin.
Harkintavara on myös alhainen, mikä vaikuttaa ensi silmäyksellä suotuisalta -- vähemmän tulkinnanvaraa tarkoittaa pienempää riskiä väärästä punninnasta. Mutta alhainen harkintavara yhdistettynä alhaisiin virhekustannuksiin tarkoittaa ennen kaikkea, että virheen huomaamatta jäämiselle on vähän liikkumavaraa. Väärin rakennettu sääntö vaikuttaa rakenteellisesti jokaiseen yhteenvetoon, jonka järjestelmä sen jälkeen tuottaa.
Tekniikka, joka pystyy hoitamaan tämän tehtävän tänään, on rpa: järjestelmä, joka soveltaa kiinteitä sääntöjä kiinteään tietoon. Se toimii, kunhan kaksi reunaehtoa on täytetty. Työehtosopimuksen säännöt täytyy olla ajan tasalla ja oikein rakennettuina, mukaan lukien muutokset, jotka voivat tulla voimaan kesken vuoden. Ja tulosten pistokoetarkistuksen täytyy olla käytössä, jotta poikkeamat huomataan ennen kuin ne päätyvät palkanlaskentaan. Ilman näitä kahta ehtoa kyse ei ole tehtävän automatisoinnista, vaan riskistä, joka on siirretty laskennasta sen jälkeiseen tarkistukseen.
Yrityksessä, jolla on yksi työehtosopimus, vakaa tuntikirjanpito ja vähän poikkeuksia, suurin osa laskentavaiheesta voidaan jättää järjestelmän vastuulle, kevyellä pistokokeella turvaverkkona. Yrityksessä, jolla on useita työehtosopimuksia, vuorotyötä tai tuntikirjanpito, jota säännöllisesti muutetaan jälkikäteen, suurempi osa jää ihmiselle, joka arvioi tuloksen ennen kuin se etenee palkanlaskentaan. Kyse ei ole siitä, kuinka kehittynyt järjestelmä on, vaan siitä, kuinka paljon rakennetta taustalla olevissa säännöissä ja tiedoissa on.
Tämä tehtävä ei ole myöskään irrallaan henkilöstöprosessin muusta osasta. Se rakentuu sen päälle, miten poissaoloja rekisteröidään ja miten lomahakemuksia käsitellään, koska molemmat vaikuttavat siihen, mitkä tunnit lopulta lasketaan ylitöiksi. Ja tästä syntyvä yhteenveto on puolestaan pohja palkanlaskennan valmistelulle. Se, joka tarkastelee näitä tehtäviä toisistaan irrallaan, ei huomaa, miten yhden vaiheen virheet siirtyvät seuraavaan.
Henkilöstöpäätöksistä, joita näistä tuloksista voisi seurata, emme esitä kannanottoa: niitä koskevat omat lakisääteiset vaatimukset, ja tämä ei ole henkilöstöneuvontaa. Laskemme vapautuneissa tunneissa ja henkilötyövuosikapasiteetissa, emme toimenkuvissa -- lisää tästä voitte lukea sivulla, joka selittää, miksi laskemme tunneissa emmekä ihmisissä. Ja jos haluatte tukea tätä laskentaa järjestelmän avulla, kannattaa etukäteen selvittää, mitä tietoja siinä ei saa käyttää.
Se, voidaanko tämä tehtävä yrityksessänne suurelta osin jättää järjestelmän vastuulle, riippuu työehtosopimusrakenteestanne, tuntikirjanpitonne laadusta ja siitä, kuinka paljon poikkeuksia käytännössä esiintyy. Maksuton pikatesti -- kaksitoista kysymystä, ei tiliä vaadita -- antaa viitteen siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on tänään AI:n hoidettavissa. Täydellinen työanalyysi, jossa on mukana tehtäväkohtainen laskentaperuste, on vielä rakenteilla; sitä emme tällä hetkellä tarjoa.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.