Sairausilmoituksen kirjaaminen vaikuttaa yksinkertaiselta: nimi, päivämäärä, syy, arvioitu kesto, valmis järjestelmässä. Juuri siksi monet yritykset kysyvät, eikö tekoäly voisi vain hoitaa tämän. Vastaus on osittain, ja on hyödyllistä ymmärtää, miksi juuri se osa onnistuu ja toinen osa ei.
Tehtävä sellaisena kuin se on tässä rajattu -- ilmoituksen kirjaaminen päivämäärineen, syineen ja arvioituine kestoineen, aina rekisteröintiin asti -- on melko jäsentynyt. Muoto on kiinteä: päivämäärä, tekstikenttä syylle, arvio kestosta. Se saakin korkeat pisteet jäsentyneisyydestä. Volyymi on usein huomattava: jokaisella yrityksellä, jossa on enemmän kuin kourallinen työntekijöitä, on jatkuvasti sairausilmoituksia, ja ne kertyvät vuositasolla melkoiseksi määräksi kirjaustyötunteja. Fyysisestikään ei ole ongelmaa: tämä on puhdasta tekstityötä, ei toimenpide, joka vaatisi jonkun läsnäoloa paikan päällä. Eikä asiakaskontakti ole tekijänä mukana -- ilmoitus tulee työntekijältä tai esihenkilöltä, ei ulkoiselta asiakkaalta.
Sitä vastoin noudattamiseen liittyvät kysymykset ovat ratkaisevia, eivätkä ne puhu automatisoinnin puolesta. Sairausilmoitus on lääketieteellistä tietoa, tai koskettaa sitä suoraan. Poissaolon syy kuuluu usein erityisten henkilötietojen piiriin, joilla on omat säännöt siitä, kuka saa nähdä ne, kuinka kauan niitä säilytetään ja kenellä on niihin pääsy. Tämä ei ole kysymys siitä, että 'tekoäly osaa käsitellä tekstiä, joten tämä voidaan automatisoida' -- kyse on siitä, onko poissaoloprotokollaan kytkeytyminen ja tietosuojan takeet kunnossa. Jos näitä ei ole varmistettu, tekoälyn suorittama kirjaaminen ei ole vastuullista, olipa tehtävä paperilla kuinka yksinkertainen tahansa.
Harkintavara saa siksi myös alhaiset pisteet: itse kirjaamisessa on vähän punnittavaa, mutta kirjattavan tiedon herkkyys vaatii huolellista järjestelyä etukäteen. Ja virheiden kustannukset eivät ole vähäpätöisiä: väärin kirjattu päivämäärä tai syy voi vaikuttaa poissaolodossierien kertymiseen, työhön paluuseen ja lopulta päätöksiin, joihin työntekijällä on oikeus.
Mihin tekoäly pystyy tänään, on teksti: viestin, sähköpostin tai lomakkeen kautta saapuvan ilmoituksen muuntaminen oikeisiin kenttiin poissaolojärjestelmässä, päivämäärän ja arvioidun keston suodattaminen siitä ja siisti tallentaminen. Tämä säästää hr-työntekijältä tai esihenkilöltä jokaisen ilmoituksen manuaalisen uudelleenkirjoittamisen. Kyse on kirjaamisesta, ei ilmoituksen arvioinnista, yhteydenpidosta työntekijän kanssa syystä, tai sen arvioinnista, mitä ilmoitus merkitsee henkilöstömiehityksen kannalta. Se jälkimmäinen jää ihmistyöksi, ja juuri siihen tehtävä käytännössä usein pysähtyykin: kirjattuun ilmoitukseen, ei jatkotoimenpiteisiin.
Lopputulos riippuu voimakkaasti siitä, miten yritys on järjestänyt poissaoloprosessinsa. Organisaatio, jonka poissaolojärjestelmä on jo kytketty poissaoloprotokollaan ja jossa lääketieteellistä tietoa koskevat tietosuojasäännöt on tekniikan puolesta varmistettu, voi tehdä ilmoitusten kirjaamisesta huomattavasti nopeampaa kuin yritys, joka toimii vielä irrallisilla lomakkeilla ja sähköposteilla. Myös volyymi vaikuttaa: yrityksessä, jossa on satoja työntekijöitä ja paljon lyhytaikaista poissaoloa, syöttötyön automatisointi kannattaa aiemmin kuin yrityksessä, jossa on kymmenen työntekijää ja esihenkilö kirjaa ilmoituksen itse yhtä nopeasti.
Tämä on yksi monista kohdista yrityksessä, joissa sama muutos tulee näkyväksi: tekoäly ottaa haltuunsa syöttötyön, ihmiset pitävät vastuun siitä, mikä on herkkää tai epävarmaa. Sama jakolinja näkyy myös lomahakemusten käsittelyssä, jossa itse hakemus on helppo käsitellä, mutta poikkeustapauksia koskeva harkinta ei. Myös palkanlaskennan valmistelussa painopiste on jäsentyneessä syötössä, ihmisen tarkistaessa lopputuloksen. Ja työvuorolistojen laatimisessa toteutuu vastaava jako: laskentatyö on automatisoitavissa, poikkeukset ja työntekijän tilanne eivät.
Miksi tämä toimii jo yhdessä yrityksessä mutta ei vielä toisessa, ei riipu ainoastaan tehtävästä vaan myös sitä ympäröivien järjestelmien ja prosessien järjestelystä -- tätä käsitellään tarkemmin sivulla siitä, miksi sama työ toteutuu yrityksissä eri tavoin. Hr-tehtävistä laajemmassa mielessä, ja siitä, miten ne suhteutuvat esimerkiksi it-työhön, löytyy kytkentäkohta sivulta työstä, jonka tekoäly voi ottaa haltuunsa it-osastolla, jossa vastaavaa päättelyä sovelletaan toiseen osa-alueeseen.
Tämä sivu ei ota kantaa mahdollisiin henkilöstöpäätöksiin, jotka voivat seurata poissaolokirjaamisen työmäärän vähenemisestä: niitä koskevat omat lakisääteiset vaatimukset, erillään siitä, mitä tässä todetaan itse tehtävästä.
Jos haluatte tietää, miten tämä koskee omaa poissaoloprosessianne, ilmainen pikatesti on hyvä ensiaskel: kaksitoista kysymystä, ilman tiliä, ja arvio siitä, mikä osa tämän profiilin tunneista on tänään tekoälyn otettavissa haltuun. Täydellinen työanalyysi, joka kartoittaa yrityksenne työn tehtävä kerrallaan henkilötyövuosilaskelmineen, on vielä rakenteilla eikä ole tällä hetkellä saatavilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.