Työvuorolistan laatiminen on henkilöstömäärän, saatavuuden ja lepoaikoja koskevan lainsäädännön yhdistämistä julkaistuksi aikatauluksi. Tämä tehtävä on kohtuullisen jäsennelty: sillä on kiinteä syöte (kuka voi olla milloin, kenen tulee olla milloin läsnä, mitkä lepoajat ovat pakollisia) ja kiinteä tulos (työvuorolista). Se tekee tehtävästä sopivan agenttina toimivalle suunnittelujärjestelmälle: se luo työvuorolistan itse, ei vain ehdotusta.
Volyymi on suuri. Työvuorolistat laaditaan uudelleen viikoittain tai kuukausittain, samalle työntekijäryhmälle, suurelta osin samoilla säännöillä. Tämän muodon toistuvuus on juuri sitä, missä automaatio maksaa itsensä takaisin: työ, jonka suunnittelija teki viime kuussa, on suurelta osin tehtävä uudelleen tässä kuussa, uudella syötteellä mutta samalla prosessilla.
Kaksi akselia pitävät tämän kohdassa "osittain" eikä kohdassa "kyllä". Ensimmäinen on harkintavara. Työvuorolista ei ole koskaan vain laskutoimitus. Suunnittelija punnitsee, kuka on saanut kahdesti peräkkäin hankalan vuoron, kuka on juuri jättänyt pyynnön, jota ei ole vielä muodollisesti käsitelty, tai pysyykö tiimi kokemuksen suhteen tasapainossa. Se ei ole sääntö, jonka voi koodata, se on tapauskohtaisesti vaihteleva arvio.
Toinen on vaatimustenmukaisuus. Lepoajat, enimmäisvuoromäärät viikossa ja työehtosopimuksen määräykset on säädetty lailla tai sopimuksella, ja niissä tehty virhe johtaa seurauksiin, jotka ulottuvat pidemmälle kuin epäonnistunut työvuorolista. Järjestelmä voi soveltaa näitä sääntöjä, kunhan ne on syötetty digitaalisesti ja ajantasaisesti, mutta vastuu tuloksesta pysyy ihmisellä, joka hyväksyy työvuorolistan ennen sen julkaisemista.
Kolmas akseli, volyymi, toimii nimenomaan automaation eduksi: mitä useammin tehtävä palaa samankaltaisessa muodossa, sitä enemmän järjestelmä oppii siitä ja sitä vähemmän aikaa manuaalinen tarkistus vaatii tapauskohtaisesti.
Ravintola-alan ketju, jolla on kiinteät vuorot, rajallinen määrä toimenkuvia ja työehtosopimus, joka sallii vähän poikkeuksia, voi jättää suurimman osan työvuorolistaprosessista järjestelmän hoidettavaksi. Syöte on vakaa, säännöt ovat yksiselitteisiä, ja poikkeukset ovat riittävän harvinaisia käsiteltäviksi manuaalisesti. Terveydenhuollon organisaatio, jossa vuorot vaihtelevat, saatavuussopimukset ovat yksilöllisiä ja poissaolot häiritsevät jatkuvasti työvuorolistaa, pitää huomattavasti enemmän tehtäviä suunnittelijalla. Ei siksi, että järjestelmä olisi siellä vähemmän kykenevä, vaan koska harkintavara per työvuorolista on suurempi ja vaatimustenmukaisuusriskit ovat herkempiä, esimerkiksi vähimmäishenkilöstömäärän suhteen per vuoro.
Tämä ero ei siis johdu tekniikasta, vaan siitä, miten työ on järjestetty näissä kahdessa organisaatiossa. Se, mikä tämän täsmällisesti määrittää, on kuvattu sivulla miksi sama työ on siirrettävissä yhdessä yrityksessä ja toisessa ei.
Se, mikä tänään muuttuu, ei ole se, että työvuorolistat yhtäkkiä "tehdään AI:n avulla". Se on se, että ensimmäinen luonnos tuotetaan yhä useammin järjestelmän avulla, ja suunnittelijan rooli siirtyy tekijästä tarkastajaksi: joku, joka arvioi luonnoksen, mukauttaa poikkeukset ja julkaisee vasta sen jälkeen. Tämä siirtymä on jo näkyvissä yrityksissä, joilla on digitaalinen suunnittelujärjestelmä ja standardoidut vuorot, ja tuskin vielä näkyvissä yrityksissä, jotka pitävät työvuorolistoja edelleen taulukkolaskentaohjelmassa.
Tehtävä päättyy julkaistuun työvuorolistaan. Se, mitä tapahtuu sen jälkeen, kuuluu viereisiin tehtäviin, joilla on kullakin oma profiilinsa. Julkaisun jälkeen syntyvät muutokset, esimerkiksi sairauden tai vaihtopyynnön johdosta, kuuluvat työvuorolistan muutosten käsittelyyn, jossa järjestelmän ja ihmisen välinen tasapaino on erilainen, koska aikapaine ja poikkeusten osuus ovat siellä suurempia. Tehdystä työvuorolistasta seuraavien ylityötuntien laskeminen on erillinen tehtävä, joka on kuvattu kohdassa ylityötuntien laskeminen. Ja koska saatavuus ja poissaolot muodostavat työvuorolistan tärkeimmän syötteen, tuloksen laatu liittyy suoraan siihen, miten lomapyynnöt käsitellään ja miten poissaolot rekisteröidään. Huono syöte jommassakummassa näistä prosesseista tarkoittaa työvuorolistaa, jonka suunnittelijan on joka tapauksessa tarkastettava perusteellisesti, oli järjestelmä miten hyvä tahansa.
Tämä johtopäätös ei ole kannanotto suunnittelijaa tai tiiminvetäjää vastaan, joka tekee tätä työtä nyt, eikä argumentti suunnittelutoiminnon supistamisen puolesta. Se on kuvaus tehtävästä: mihin järjestelmä pystyy, mikä vaatii valvontaa ja mikä jää ihmistyöksi. Henkilöstöpäätöksillä on omat lakisääteiset vaatimuksensa, joita ei käsitellä tässä.
Se, onko työvuorolistojen laatiminen organisaatiossanne lähempänä "suurelta osin siirrettävissä" tai "suurelta osin ihmistyötä", riippuu siitä, kuinka paljon poikkeuksia vuoroissanne on, miten työehtosopimuksenne on rakennettu ja kuinka digitaalisia saatavuustietonne jo ovat. Tämä vaihtelee suuresti yrityksittäin, myös samalla toimialalla. Vastaavia punnintoja esiintyy muissakin hallinnollisissa toiminnoissa, kuten näkyy yleiskatsauksessa työstä IT-osastolla, jonka AI voi tänään ottaa hoitaakseen.
Joka haluaa ensivaikutelman käyttämättä siihen aikaa, voi täyttää ilmaisen pikatestin: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja tuloksena arvio siitä, kuinka suuri osa tämän työprofiilin tunneista voidaan tänään siirtää AI:n hoidettavaksi. Täydellinen työanalyysi, joka jäsentää koko yrityksen työn tehtäviin ja laskee tehtävittäin fte-kapasiteetiksi, on vielä rakenteilla ja ei ole tällä hetkellä saatavilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.