Lomahakemusten käsittely ei ole yksi tehtävä vaan sarja vaiheita, ja kaikki vaiheet eivät muutu samaa tahtia. Saldon tarkistaminen ja hakemuksen kirjaaminen järjestelmään on nykyään usein täysin automatisoitu. Hakemuksen arvioiminen, joka törmää henkilöstömitoitukseen — kaksi samasta tiimistä olevaa henkilöä haluaa vapaata samalla viikolla — pysyy harkinnanvaraisena asiana, joka kuuluu esihenkilölle, mahdollisesti järjestelmän avustuksella, joka tunnistaa ristiriidan mutta ei ratkaise sitä. Ja poikkeukset, kuten loma organisaatiomuutoksen yhteydessä tai työntekijä, jolla on käynnissä oleva poissaoloseuranta, pysyvät kiistatta ihmistyönä. Tämä sivu selittää, miksi tehtävä sijoittuu tällä hetkellä pääosin keskimmäiseen lohkoon: rpa hoitaa suurimman osan hakemuksista, ja ihminen arvioi lopun.
Lomahakemuksella on kiinteä muoto: työntekijä, ajanjakso, saldo, henkilöstömitoitusnormi. Se saa tehtävän saamaan korkean pisteytyksen jäsentyneisyyden asteikolla. Järjestelmä voi verrata hakemusta saldoon ja etukäteen määriteltyihin henkilöstömitoitussääntöihin, ja hyväksyä hakemuksen tai välittää sen eteenpäin ihmiselle näiden perusteella. Tämä on juuri syy, miksi rpa tekee tässä työtä jo tänä päivänä: säännöt on mahdollista tallentaa logiikkaan, ja hakemusten volyymi on tavallisesti riittävän suuri, jotta automatisointi kannattaa. Yrityksessä, jossa on kiinteät työvuorot ja yksinkertainen lomapolitiikka, tämä osuus on suurempi kuin yrityksessä, jossa on paljon työntekijäkohtaisia räätälöityjä sopimuksia, joissa säännöt on kirjattu vähemmän yksiselitteisesti.
Syy siihen, että tämä tehtävä ei siirry kokonaan AI:lle, löytyy harkintavarasta. Kun hakemus törmää tiimin henkilöstömitoitukseen, ei ole enää kiinteää vastausta. Kuka saa etusijan: työntekijä, joka kysyi ensin, kaikkein pisimpään palveluksessa ollut henkilö, tai henkilö, jolla on lääketieteellinen syy? Se on harkinnanvarainen asia, jonka järjestelmä voi tuoda esiin mutta ei voi tehdä ilman, että joku pystyy perustelemaan valinnan taustan. Se on myös hyväksynnän valvonnan ydin: järjestelmä esittää hakemuksen, esihenkilö hyväksyy tai hylkää sen ja pystyy perustelemaan päätöksen. Yrityksessä, jossa henkilöstömitoitus on tiukka ja lomia on paljon kausiluonteisesti — ajatellaan hoiva-alaa tai ravintola-alaa — tämä osuus on suurempi kuin toimistoympäristössä, jossa henkilöstöresursseissa on väljyyttä.
Lomahakemusten volyymi on usein suuri: jokainen työntekijä tekee sen useita kertoja vuodessa, ja isommissa tiimeissä se kasvaa merkittäväksi hakemusvirraksi kuukaudessa. Tämä toistuvuus tekee automatisoinnista houkuttelevaa, vaikka yksittäinen hakemus ei ole monimutkainen. Samaa kuviota näemme muissa tehtävissä, joissa on paljon toistuvuutta ja kiinteitä sääntöjä, kuten ylitöiden laskemisessa tehdyn työajan perusteella tai työvuorolistan muutosten käsittelyssä sairauspoissaolojen tai vaihtopyyntöjen jälkeen. Näissä kaikissa tapauksissa syynä automatisoinnille ei ole yksittäisen tapauksen monimutkaisuus, vaan monien samankaltaisten tapausten yhteismäärä.
Virheellinen loman hyväksyntä on yleensä peruutettavissa ja ei johda välittömään taloudelliseen menetykseen, mikä pitää virhekustannukset kohtuullisina. Tehtävä koskettaa kuitenkin vaatimustenmukaisuutta: lomasaldo liittyy työehtoihin, ja jos hakemuksia hylätään toistuvasti, työntekijät voivat riitauttaa sen. Sen takia poikkeamien kohdalla tarvitaan edelleen ihmisen vaihe, ei siksi, että järjestelmä ei pystyisi käsittelemään laskennallista puolta, vaan siksi, että väärän päätöksen seuraukset vaativat perusteltavissa olevan harkinnan. Päätöksille, jotka menevät pidemmälle kuin yksittäinen lomahakemus — esimerkiksi kun lomakäyttäytymistä otetaan huomioon henkilöstöpäätöksissä — pätevät omat lakisääteiset vaatimukset, joihin tämä sivu ei ota kantaa.
Tässä hahmoteltu jakauma ei pidä paikkaansa kaikkialla samalla tavalla. Organisaatio, jolla on selkeät, yhtenäiset hyväksymissäännöt tiimeittäin ja lomajärjestelmä, jossa saldo on ajantasainen ja kytketty, voi antaa suuremman osan hakemuksista edetä ilman väliintuloa. Organisaatio, jossa on paljon poikkeuksia, manuaalinen saldokirjanpito tai tiimien välillä toisistaan poikkeavat sopimukset, pitää suuremman osan ihmisen käsissä, yksinkertaisesti siksi, että automatisoinnin perusedellytykset — kiinteät säännöt ja ajantasainen data — puuttuvat. Se on sama riippuvuus, jonka näkee palkanlaskennan valmistelussa kiinteiden erien perusteella ja työvuorolistojen laatimisessa henkilöstömitoitusnormien puitteissa: mitä tiukemmin säännöt on etukäteen kirjattu, sitä suurempi osa voi edetä automaattisesti.
AI ei pysty käsittelemään lomahakemuksia itsenäisesti ja kokonaan. Suurin osa rutiininomaisista hakemuksista — saldo kunnossa, ei henkilöstömitoitusristiriitaa — voidaan käsitellä järjestelmän avulla. Hakemukset, jotka törmäävät henkilöstömitoitukseen tai poikkeavat normista, vaativat esihenkilön, joka hyväksyy tai hylkää perustellusti. Tämä ei ole väliaikainen vaihe matkalla täyteen automatisointiin, vaan jakauma, joka liittyy poikkeusten luonteeseen: niin kauan kuin ne vaativat harkintaa, joka on pystyttävä perustelemaan, se osa pysyy ihmistyönä.
Jotta näkisitte, miten tämä jakauma toteutuu omassa organisaatiossanne, kannattaa tarkastella taustalla olevia sääntöjä ja järjestelmiä: onko hyväksymissäännöt kirjattu tiimeittäin, ja on lomasaldo ajantasaisesti saatavilla järjestelmässä. FTE TO AI:n ilmainen pikatesti koostuu kahdestatoista kysymyksestä, sen voi tehdä ilman tiliä, ja se antaa käsityksen siitä, kuinka suuri osa tämänkaltaisten profiilien tunneista on tänä päivänä AI:n hoidettavissa. Täydellinen työanalyysi, joka erittelee yrityksen työn tehtävä tehtävältä ja muuntaa sen henkilötyövuosikapasiteetiksi, on vielä kehitteillä.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.