Výpočet přesčasů se v současnosti již částečně automatizuje, a to se dál rozvíjí. Úkol se rozpadá na tři části. Sečtení zaregistrovaných hodin a uplatnění pevných prahů z kolektivní smlouvy na tyto hodiny je práce, kterou dnes zvládne systém, pokud jsou pravidla správně zabudována. Posouzení hraničních případů -- zaměstnance, který se dostane přes práh kvůli dodatečné opravě, nebo příplatku, který platí jen při konkrétní kombinaci dne a času -- je práce, kde člověk schvaluje nebo zamítá s odůvodněním. A stanovení toho, co kolektivní smlouva na nejasném místě vlastně znamená, zůstává lidskou prací: to je výklad, ne výpočet.
Toto trojité rozdělení není budoucnost, prochází dnes už týmy, které tuto práci dělají. U firmy s jasnou, jednoznačnou kolektivní smlouvou a čistou evidencí pracovní doby leží největší část výpočtu už na systému. U firmy s více kolektivními smlouvami, mnoha výjimkami nebo evidencí pracovní doby, která se často dodatečně opravuje, leží těžiště stále na personalistovi nebo mzdovém účetním, kteří kontrolují ručně.
Samotný výpočet je silně strukturovaný: hodiny na vstupu, uplatnění pravidla kolektivní smlouvy, příplatek nebo přesčas na výstupu. Není k tomu potřeba kontakt s klientem, fyzický úkon ani tvořivost -- je to početní práce podle pevných pravidel. Proto tento úkol skóruje na těchto osách na straně, která je pro automatizaci výhodná. Systém, který ví, jaký práh patří ke které kolektivní smlouvě a jaké hodiny jsou zaregistrované, dokáže vytvořit přehled bez toho, aby byl u jednotlivého případu potřeba výklad.
Příklad: zaměstnanec pracuje ve středu večer o dvě hodiny déle. Systém vidí zaregistrované hodiny, rozpozná, že kolektivní smlouva nad určitým prahem předepisuje příplatek v pevné výši, a promítne to do řádku na přehledu pro mzdové zpracování. Žádné posuzování, žádná výjimka -- jen uplatnění pravidla.
Důvod, proč se tento úkol jednoduše nepřenechá systému, se skrývá ve dvou dalších osách. Compliance skóruje nízko: pravidla kolektivních smluv se mění, liší se podle odvětví i podle firmy, a chybně uplatněné pravidlo je porušení compliance, ne detail. Náklady na chyby skórují také nízko: neoprávněně vypočtený příplatek nebo zapomenutý příplatek se přímo dotýká mzdy zaměstnance a musí se později napravit. Tyto dvě osy váží víc než strukturovanost samotného výpočetního kroku, a proto zní odpověď na otázku, zda to AI může převzít: částečně, a s podmínkami.
Prostor pro úsudek je také nízký, což se na první pohled zdá výhodné -- méně prostoru pro výklad znamená menší riziko chybného posouzení. Ale nízký prostor pro úsudek v kombinaci s nízkými náklady na chyby znamená především, že je málo prostoru k tomu, aby chyba prošla bez povšimnutí. Chybně zabudované pravidlo se strukturálně propisuje do každého přehledu, který systém poté vytvoří.
Technologie, která tento úkol dnes zvládne, je RPA: systém, který uplatňuje pevná pravidla na pevná data. To funguje, pokud jsou splněny dvě podmínky. Pravidla kolektivní smlouvy musí být aktuální a správně zabudovaná, včetně změn, které mohou nabýt platnosti v průběhu roku. A musí existovat namátková kontrola výsledků, aby byly odchylky zachyceny dřív, než se dostanou do mzdového zpracování. Bez těchto dvou podmínek se nejedná o automatizaci úkolu, ale o riziko, které se přesunulo z výpočtu do kontroly, která následuje.
U firmy s jednou kolektivní smlouvou, stabilní evidencí pracovní doby a málo výjimkami lze největší část výpočtu přenechat systému, s lehkou namátkovou kontrolou jako pojistkou. U firmy s více kolektivními smlouvami, směnným provozem nebo evidencí pracovní doby, která se pravidelně dodatečně upravuje, zůstává větší část na člověku, který výsledek posoudí, než se dostane do mzdového zpracování. Nejde o to, jak vyspělý je systém, ale o to, kolik struktury je v podkladových pravidlech a datech.
Tento úkol také nestojí izolovaně od zbytku personálního procesu. Navazuje na jak se evidencí zaznamenává nepřítomnost a na jak se zpracovávají žádosti o dovolenou, protože obojí ovlivňuje, které hodiny se nakonec počítají jako přesčas. A přehled, který z toho vzejde, je zase základem pro přípravu mzdového zpracování. Kdo se na tyto úkoly dívá izolovaně, přehlédne, jak se chyby z jednoho kroku propisují do dalšího.
O personálních rozhodnutích, která by z těchto výsledků mohla vyplynout, se nevyjadřujeme: pro ty platí vlastní zákonné požadavky, a toto není personální poradenství. Počítáme ve volných hodinách a kapacitě FTE, ne ve funkcích -- více o tom si přečtete na stránce, která vysvětluje, proč počítáme v hodinách a ne v lidech. A kdo chce tento výpočet podpořit systémem, udělá dobře, když si předem zjistí, jaká data se při tom nesmí používat.
Zda lze tento úkol ve vaší firmě z velké části přenechat systému, závisí na struktuře vaší kolektivní smlouvy, kvalitě vaší evidence pracovní doby a na tom, kolik výjimek se v praxi vyskytuje. Bezplatný rychlý test -- dvanáct otázek, bez nutnosti účtu -- ukáže orientační podíl hodin ve vašem profilu, který lze dnes přenechat AI. Úplný pracovní test, s podkladovým výpočtem pro každý úkol, se stále připravuje; v tuto chvíli jej nenabízíme.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.