Suurelta osin, mutta ei ilman etukäteen sovittuja pelisääntöjä. Yhden tai useamman henkilön kalenterin suunnittelu, siirtäminen ja ristiriitojen ratkaisu on tehtävä, joka sopii hyvin tekoäly-agentille, joka toimii itsenäisesti teidän asettamienne sääntöjen puitteissa, ja jossa ihminen valvoo niitä hetkiä, jotka sitä vaativat. Se on eri vastaus kuin "kyllä, täysin automaattisesti", ja myös eri kuin "ei, tämä on ihmistyötä". Se on siltä väliltä, ja tarkka sijainti riippuu siitä, miten organisaationne järjestää kokoukset ja prioriteetit.
Kolme akselia määrittää tässä lopputuloksen: harkintavara, volyymi ja jäsentyneisyys.
Volyymi on korkea. Johdon assistentti, joka hoitaa useamman johtajan kalentereita, käsittelee keskimääräisenä päivänä kymmeniä pyyntöjä: uusia tapaamisia, siirtoja, päällekkäisiä varauksia, jotka on ratkaistava. Se on juuri sellaista toistuvaa työtä, jossa tekoäly-agentti vapauttaa aikaa, koska hyvän suunnittelun taustalla olevat säännöt on suurelta osin mahdollista kirjata ylös: kenellä on etusija, mitkä lohkot ovat koskemattomia, kuinka pitkä matka-aika on paikkojen välillä.
Jäsentyneisyys saa keskitason pisteet, kolme. Kalenteri on jäsentynyt järjestelmä, jossa on aikoja, osallistujia ja paikkoja, mutta sen ympärillä oleva syöte, sähköposti jossa sanotaan "käykö torstai, mutta ei ennen yhtätoista", on jäsentymätöntä tekstiä, joka on ensin muunnettava konkreettiseksi ehdotukseksi. Nykyaikaiset kielimallit pystyvät tähän muuntamiseen, mikä tekee tästä erilaista kuin kymmenen vuotta sitten.
Harkintavara on kääntöpiste, myös kolme. Kun kyse on yksinkertaisesta tapaamisesta kahden vapaan ihmisen välillä, harkittavaa on vähän. Kun kyse on ristiriidasta toistuvan tiimipalaverin ja asiakkaan pyynnön välillä, tilanne on toinen: kuka väistää, kumpi tapaaminen on organisaatiolle tärkeämpi, liittyykö siirtämiseen poliittista latausta. Tämä harkinta on automatisoitavissa, kunhan priorisointisäännöt on kirjattu selkeästi. Ilman näitä sääntöjä päätös palautuu ihmiselle.
Fyysinen työ ei ole tässä roolissa, tämä on kokonaan näyttötyötä, mikä selittää pisteen viisi. Vaatimustenmukaisuus saa myös viisi pistettä: tapaamisen suunnitteluun liittyy harvoin lakisääteisiä velvoitteita, joten se este puuttuu.
Luovuus saa matalat pisteet, kaksi, ja juuri se on syy siihen, että tämä tehtävä sopii hyvin automatisointiin: ei tarvita uutta ideaa, vain sääntöjen oikeaa soveltamista. Virhekustannukset saavat kolme pistettä: väärin suunniteltu sisäinen tapaaminen on korjattavissa puhelinsoitolla, mutta virhe suuren asiakkaan tapaamisessa tai hallituksen kokouksessa maksaa enemmän. Asiakaskontakti saa myös kolme pistettä, mikä tarkoittaa, että osa tapaamisista on puhtaasti sisäisiä ja osa ulkoisia, eri sävyllä ja eri herkkyydellä.
Oletetaan, että johtajalla on kiinteä kokous joka tiistaiaamu, ja asiakas pyytää keskustelua, joka sopii ainoastaan siihen aamuun. Tekoäly-agentti, jolla on selkeät säännöt ("tämän segmentin asiakaskeskustelut menevät sisäisten palaverien edelle, paitsi kuukausittainen johtoryhmän kokous"), voi ratkaista tämän itsenäisesti: siirtää kokouksen, tiedottaa osallistujille, ehdottaa uutta ajankohtaa. Ilman tätä sääntöä agentti jumittuu valintaan, joka on tosiasiassa poliittinen, ja silloin tarvitaan ihminen tekemään päätös.
Toisessa yrityksessä, jossa johtaja haluaa itse päättää tapauskohtaisesti kenelle annetaan etusija, tasapaino on toinen. Silloin tekoäly-agentti toimii ehdotusgeneraattorina, joka tarjoaa vaihtoehtoja, ei agenttina, joka siirtelee itsenäisesti. Sama koskee VIP-tapaamisia: keskustelu suurosakkaan kanssa tai johtotason työhaastattelu vaatii useammin ihmisen silmäystä, ennen kuin jotain vahvistetaan lopullisesti tai siirretään.
Yrityksissä, joissa priorisointilogiikka on tiukasti kirjattu ja joissa vallitsee digitaalisten kalenterien kulttuuri, kalenterinhallinta pyörii nykyään suurelta osin agentin kautta, ja ihminen puuttuu asiaan vain poikkeustapauksissa. Yrityksissä, joissa tapaamiset sovitaan irrallisten viestisovellusten ja suullisten lupausten kautta, tämä on vielä kaukana, ei siksi että tekniikka ei pystyisi siihen, vaan siksi että syöte on liian sekavaa automatisoitavaksi.
Tämä tehtävä ei muuten ole erillään muusta sihteerityöstä. Kalenterinhallintaa tarkasteleva törmää usein viereisiin tehtäviin: kokoustilojen ja tilojen varaaminen, vierailijoiden vastaanottaminen ja ilmoittautumisen hoitaminen, ja vakiokirjeiden ja lomakkeiden laatiminen. Nämä ovat erillisiä tehtäviä, joilla on omat pisteytyksensä, mutta ne jakavat usein samat järjestelmät ja saman roolin, mikä tarkoittaa, että muutos yhdessä tuo usein muutoksen toisessa. Jos haluaa katsoa laajemmin kuin vain kalenteria, kannattaa myös tarkistaa, miten tavoitteiden ja hankkeiden etenemistä seurataan, koska kalenterinhallinta liittyy siihen usein.
Tämä ei ole henkilöstöneuvonta eikä argumentti kenenkään tehtävää koskevalle päätökselle. Se, mitä organisaatio tekee vapautuneilla tunneilla, on organisaation itsensä päätettävissä; siihen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia. Tämä teksti on arvio tehtävästä, ei siitä henkilöstä, joka sitä nyt hoitaa.
Yllä olevat pisteet eivät myöskään ole tarkkoja prosenttilukuja, vaan suuntaa; miten sellainen ilmaus kuin "suurelta osin" tulisi tulkita, ja mitä bandileveys kertoo ja mitä ei, selitetään tarkemmin tässä bandileveyksiä käsittelevässä selityksessä.
Jotta näkisitte, miten tämä asettuu omaan tilanteeseenne, omalla sisäisten ja ulkoisten tapaamisten sekoituksellanne, omilla priorisointisäännöillänne ja omilla järjestelmillänne, lyhyt testi on arvokkaampi kuin yleinen arvio. FTE TO AI:n maksuton pikaskannaus koostuu kahdestatoista kysymyksestä, ei vaadi tiliä, ja antaa arvion siitä, kuinka suuri osa tämän profiilin tunneista on tekoälyn otettavissa haltuun jo tänään. Koko yrityksen työtä tehtävä kerrallaan henkilötyövuosikapasiteetiksi laskeva täydellinen työskannaus on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.