Die Berechnung von Überstunden erfolgt bereits heute teilweise automatisiert, und das setzt sich fort. Die Aufgabe zerfällt in drei Teile. Das Aufsummieren erfasster Stunden und das Anwenden fester tariflicher Schwellenwerte auf diese Stunden ist Arbeit, die ein System heute schon leisten kann, sofern die Regeln korrekt hinterlegt sind. Die Beurteilung von Grenzfällen -- ein Mitarbeiter, der durch eine nachträgliche Korrektur knapp über einen Schwellenwert kommt, oder ein Zuschlag, der nur bei einer bestimmten Kombination von Tag und Uhrzeit gilt -- ist Arbeit, bei der ein Mensch mit Begründung genehmigt oder ablehnt. Und die Feststellung, was ein Tarifvertrag an einer unklaren Stelle eigentlich meint, bleibt Menschenwerk: Das ist Auslegung, keine Berechnung.
Diese Dreiteilung liegt nicht in der Zukunft, sie zieht sich heute schon durch die Teams, die diese Arbeit ausführen. Bei einem Unternehmen mit einem klaren, eindeutigen Tarifvertrag und einer saubereren Zeiterfassung liegt der größte Teil der Berechnung bereits bei einem System. Bei einem Unternehmen mit mehreren Tarifverträgen, vielen Ausnahmen oder einer Zeiterfassung, die häufig nachträglich korrigiert wird, liegt der Schwerpunkt noch beim HR-Mitarbeiter oder Lohnbuchhalter, der von Hand kontrolliert.
Die Berechnung selbst ist stark strukturiert: Stunden hinein, Tarifregel angewendet, Zuschlag oder Überstunde heraus. Es ist kein Kundenkontakt, keine physische Handlung und keine Kreativität dafür erforderlich -- es ist Rechenarbeit auf Basis fester Regeln. Deshalb schneidet die Aufgabe auf diesen Achsen auf der für Automatisierung günstigen Seite ab. Ein System, das weiß, welcher Schwellenwert zu welchem Tarifvertrag gehört und welche Stunden erfasst wurden, kann die Übersicht erstellen, ohne dass dafür im Einzelfall eine Auslegung notwendig ist.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet an einem Mittwochabend zwei Stunden länger. Das System sieht die erfassten Stunden, erkennt, dass der Tarifvertrag oberhalb eines bestimmten Schwellenwerts einen Zuschlag von einem festen Prozentsatz vorschreibt, und setzt das in eine Zeile auf der Übersicht für die Lohnverarbeitung um. Keine Beurteilung, keine Ausnahme -- einfach Anwendung.
Der Grund, dass diese Aufgabe nicht ohne Weiteres einem System überlassen wird, liegt in zwei anderen Achsen. Compliance schneidet niedrig ab: Tarifregeln ändern sich, unterscheiden sich je Branche und je Unternehmen, und eine falsch angewendete Regel ist ein Compliance-Fehler, kein Detail. Fehlerkosten schneiden ebenfalls niedrig ab: ein zu Unrecht berechneter Zuschlag oder ein verpasster Zuschlag wirkt sich direkt auf das Gehalt eines Mitarbeiters aus und muss später korrigiert werden. Diese beiden Achsen wiegen schwerer als der Strukturierungsgrad des Rechenschritts selbst, und deshalb lautet die Antwort auf die Frage, ob KI dies übernehmen kann: teilweise, und mit Bedingungen.
Auch der Beurteilungsspielraum ist gering, was auf den ersten Blick günstig erscheint -- weniger Spielraum für Auslegung bedeutet weniger Risiko für eine falsche Abwägung. Aber ein geringer Beurteilungsspielraum in Kombination mit geringen Fehlerkosten bedeutet vor allem, dass wenig Spielraum besteht, einen Fehler unbemerkt durchgehen zu lassen. Eine falsch hinterlegte Regel wirkt sich strukturell in jeder Übersicht aus, die das System danach erstellt.
Die Technik, die diese Aufgabe heute bewältigen kann, ist RPA: ein System, das feste Regeln auf feste Daten anwendet. Das funktioniert, solange zwei Randbedingungen erfüllt sind. Die Tarifregeln müssen aktuell und korrekt hinterlegt sein, einschließlich Änderungen, die im Laufe eines Jahres in Kraft treten können. Und es muss eine Stichprobenkontrolle der Ergebnisse geben, damit Abweichungen bemerkt werden, bevor sie in die Lohnverarbeitung gelangen. Ohne diese beiden Bedingungen ist es keine Automatisierung der Aufgabe, sondern ein Risiko, das von der Berechnung in die nachfolgende Kontrolle verschoben wurde.
Bei einem Unternehmen mit einem Tarifvertrag, einer stabilen Zeiterfassung und wenigen Ausnahmen kann der größte Teil des Rechenschritts einem System überlassen werden, mit einer leichten Stichprobe als Auffangnetz. Bei einem Unternehmen mit mehreren Tarifverträgen, Schichtdiensten oder einer Zeiterfassung, die regelmäßig nachträglich angepasst wird, bleibt ein größerer Teil bei einem Menschen, der das Ergebnis beurteilt, bevor es in die Lohnverarbeitung geht. Das ist keine Frage davon, wie fortschrittlich das System ist, sondern davon, wie viel Struktur in den zugrunde liegenden Regeln und Daten steckt.
Diese Aufgabe steht auch nicht losgelöst vom übrigen Personalprozess. Sie baut auf wie Fehlzeiten erfasst werden und auf wie Urlaubsanträge verarbeitet werden auf, denn beide beeinflussen, welche Stunden letztlich als Überstunden gelten. Und die Übersicht, die daraus entsteht, ist wiederum die Grundlage für die Vorbereitung der Lohnverarbeitung. Wer diese Aufgaben isoliert betrachtet, übersieht, wie sich Fehler von einem Schritt in den nächsten fortsetzen.
Über Personalentscheidungen, die aus diesen Ergebnissen folgen könnten, geben wir keine Aussage ab: Dafür gelten eigene gesetzliche Anforderungen, und dies ist keine Personalberatung. Wir rechnen in freigespielten Stunden und Vollzeitäquivalent-Kapazität, nicht in Funktionen -- mehr dazu lesen Sie auf der Seite, die erklärt, warum wir in Stunden rechnen und nicht in Menschen. Und wer diese Berechnung durch ein System unterstützen lassen möchte, sollte vorab wissen, welche Daten dabei nicht verwendet werden dürfen.
Ob diese Aufgabe in Ihrem Unternehmen größtenteils einem System überlassen werden kann, hängt von Ihrer Tarifstruktur, der Qualität Ihrer Zeiterfassung und der Anzahl der in der Praxis vorkommenden Ausnahmen ab. Der kostenlose Quickscan -- zwölf Fragen, ohne Konto -- gibt eine Indikation, welcher Anteil der Stunden in Ihrem Profil heute von KI übernommen werden kann. Der vollständige Workscan mit der zugrunde liegenden Berechnung je Aufgabe befindet sich noch im Aufbau; diesen bieten wir derzeit nicht an.
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