Výpočet nadčasov v súčasnosti už čiastočne prebieha automatizovane a tento vývoj pokračuje. Úloha sa delí na tri časti. Sčítanie zaregistrovaných hodín a uplatnenie pevných prahov z kolektívnej zmluvy na tieto hodiny je práca, ktorú systém dnes už zvládne, pokiaľ sú pravidlá správne nastavené. Posudzovanie hraničných prípadov -- zamestnanec, ktorý sa práve dostane cez prah vďaka dodatočnej oprave, alebo príplatok, ktorý platí len pri konkrétnej kombinácii dňa a času -- je práca, kde človek schvaľuje alebo zamieta s odôvodnením. A určenie toho, čo kolektívna zmluva pri nejasnom bode vlastne znamená, zostáva prácou pre človeka: to je výklad, nie výpočet.
Toto trojdelenie nie je vecou budúcnosti, prebieha už dnes naprieč tímami, ktoré túto prácu vykonávajú. Vo firme s jasnou, jednoznačnou kolektívnou zmluvou a čistou evidenciou pracovného času leží najväčšia časť výpočtu už na systéme. Vo firme s viacerými kolektívnymi zmluvami, mnohými výnimkami alebo evidenciou pracovného času, ktorá sa často dodatočne opravuje, spočíva ťažisko ešte na personalistovi alebo mzdovom účtovníkovi, ktorý kontroluje ručne.
Samotný výpočet je silne štruktúrovaný: hodiny vstupujú, uplatní sa pravidlo kolektívnej zmluvy, na výstupe je príplatok alebo nadčas. Nie je pri tom potrebný kontakt so zákazníkom, fyzický úkon ani kreativita -- ide o výpočtovú prácu na základe pevných pravidiel. Preto úloha na týchto osiach skóruje na strane, ktorá je priaznivá pre automatizáciu. Systém, ktorý vie, aký prah patrí ku ktorej kolektívnej zmluve a koľko hodín bolo zaregistrovaných, dokáže vytvoriť prehľad bez toho, aby bol pri každom prípade potrebný výklad.
Príklad: zamestnanec pracuje v stredu večer o dve hodiny dlhšie. Systém vidí zaregistrované hodiny, rozpozná, že kolektívna zmluva nad určitým prahom predpisuje príplatok vo výške pevného percenta, a premení to na riadok v prehľade pre spracovanie miezd. Žiadne posudzovanie, žiadna výnimka -- len uplatnenie pravidla.
Dôvod, prečo sa táto úloha jednoducho neprenecháva systému, spočíva v dvoch ďalších osiach. Compliance skóruje nízko: pravidlá kolektívnych zmlúv sa menia, líšia sa podľa odvetvia a podľa firmy, a nesprávne uplatnené pravidlo je chyba v oblasti compliance, nie detail. Náklady na chyby skórujú takisto nízko: neoprávnene vypočítaný príplatok, alebo chýbajúci príplatok, priamo ovplyvňuje mzdu zamestnanca a musí sa neskôr napraviť. Tieto dve osi vážia viac než štruktúrovanosť samotného výpočtového kroku, a preto je odpoveď na otázku, či to AI dokáže prevziať: čiastočne, a za istých podmienok.
Priestor na úsudok je tiež nízky, čo sa na prvý pohľad javí ako výhoda -- menej priestoru na výklad znamená menšie riziko nesprávneho zváženia. Nízky priestor na úsudok v kombinácii s nízkymi nákladmi na chyby však predovšetkým znamená, že je málo priestoru na to, aby chyba prešla nepovšimnutá. Nesprávne nastavené pravidlo sa systematicky prejaví v každom prehľade, ktorý systém následne vytvorí.
Technológia, ktorá túto úlohu dnes zvláda, je rpa: systém, ktorý uplatňuje pevné pravidlá na pevné údaje. To funguje, pokiaľ sú splnené dve podmienky. Pravidlá kolektívnej zmluvy musia byť aktuálne a správne nastavené, vrátane zmien, ktoré môžu nadobudnúť účinnosť v priebehu roka. A musí existovať kontrola výsledkov na základe výberovej vzorky, aby sa odchýlky odhalili skôr, než sa dostanú do spracovania miezd. Bez splnenia týchto dvoch podmienok nejde o automatizáciu úlohy, ale o riziko, ktoré sa presunulo z výpočtu na následnú kontrolu.
Vo firme s jednou kolektívnou zmluvou, stabilnou evidenciou pracovného času a málo výnimkami možno najväčšiu časť výpočtového kroku prenechať systému, s ľahkou kontrolou vzorky ako poistkou. Vo firme s viacerými kolektívnymi zmluvami, zmennou prevádzkou alebo evidenciou pracovného času, ktorá sa pravidelne dodatočne upravuje, zostáva väčšia časť na človeku, ktorý posúdi výsledok predtým, než sa dostane do spracovania miezd. Nejde o otázku, aký vyspelý je systém, ale o to, koľko štruktúry je v podkladových pravidlách a údajoch.
Táto úloha nestojí ani izolovane od zvyšku personálneho procesu. Nadväzuje na ako sa registruje absencia a na ako sa spracúvajú žiadosti o dovolenku, pretože obe ovplyvňujú, ktoré hodiny sa napokon počítajú ako nadčasy. A prehľad, ktorý z toho vznikne, je zasa základom pre prípravu spracovania miezd. Kto tieto úlohy posudzuje oddelene od seba, prehliada, ako sa chyby z jedného kroku prenášajú do ďalšieho.
K personálnym rozhodnutiam, ktoré by mohli z týchto výsledkov vyplynúť, sa nevyjadrujeme: platia preto vlastné zákonné požiadavky a toto nie je personálne poradenstvo. Počítame vo vyťažených hodinách a kapacite fte, nie vo funkciách -- viac o tom nájdete na stránke, ktorá vysvetľuje, prečo počítame v hodinách a nie v ľuďoch. A kto chce tento výpočet nechať podporiť systémom, urobí dobre, ak si vopred zistí, ktoré údaje sa pritom nesmú použiť.
Či túto úlohu vo vašej firme možno vo veľkej miere prenechať systému, závisí od štruktúry vašej kolektívnej zmluvy, kvality vašej evidencie pracovného času a od toho, koľko výnimiek sa v praxi vyskytuje. Bezplatný quickscan -- dvanásť otázok, bez účtu -- poskytuje indikáciu, akú časť hodín vo vašom profile dnes dokáže prevziať AI. Kompletný pracovný scan, s podkladovým výpočtom pre jednotlivé úlohy, sa ešte pripravuje; momentálne ho neponúkame.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.