Il calcolo degli straordinari avviene già oggi in parte in modo automatizzato, e questo continua a evolversi. Il compito si divide in tre parti. Sommare le ore registrate e applicare a queste ore le soglie fisse del CCNL è un lavoro che un sistema può già svolgere oggi, a condizione che le regole siano state correttamente implementate. Valutare i casi limite -- un dipendente che supera di poco una soglia a causa di una correzione a posteriori, o una maggiorazione che vale solo per una combinazione specifica di giorno e orario -- è lavoro in cui una persona approva o respinge motivando la decisione. E stabilire cosa intenda effettivamente un CCNL su un punto poco chiaro resta lavoro umano: è interpretazione, non calcolo.
Questa tripartizione non è una prospettiva futura, attraversa già oggi i team che svolgono questo lavoro. In un'azienda con un CCNL chiaro e univoco e una registrazione oraria pulita, la maggior parte del calcolo è già affidata a un sistema. In un'azienda con più CCNL, molte eccezioni o una registrazione oraria che viene spesso corretta a posteriori, il fulcro resta ancora presso l'addetto alle risorse umane o l'amministratore paghe che controlla manualmente.
Il calcolo in sé è fortemente strutturato: ore in entrata, regola del CCNL applicata, maggiorazione o straordinario in uscita. Non richiede contatto con il cliente, nessuna azione fisica e nessuna creatività -- è lavoro di calcolo basato su regole fisse. Per questo il compito si colloca, su questi assi, dal lato favorevole all'automazione. Un sistema che sa quale soglia appartiene a quale CCNL e quali ore sono state registrate può produrre il riepilogo senza che sia necessaria un'interpretazione caso per caso.
Un esempio: un dipendente lavora due ore in più un mercoledì sera. Il sistema vede le ore registrate, riconosce che il CCNL prescrive una maggiorazione di una percentuale fissa al di sopra di una determinata soglia, e la traduce in una voce nel riepilogo per l'elaborazione delle buste paga. Nessuna valutazione, nessuna eccezione -- semplice applicazione.
Il motivo per cui questo compito non viene semplicemente affidato a un sistema risiede in altri due assi. La conformità normativa ottiene un punteggio basso: le regole del CCNL cambiano, differiscono per settore e per azienda, e una regola applicata in modo errato è un errore di conformità, non un dettaglio. Anche i costi degli errori ottengono un punteggio basso: una maggiorazione calcolata indebitamente, o una maggiorazione mancata, incide direttamente sulla retribuzione di un dipendente e deve essere corretta successivamente. Questi due assi pesano più della strutturazione del passaggio di calcolo in sé, e per questo la risposta alla domanda se l'IA possa occuparsene è: in parte, e a determinate condizioni.
Anche il margine di giudizio è basso, il che a prima vista sembra favorevole -- meno spazio per l'interpretazione significa meno rischio di una valutazione errata. Ma un margine di giudizio basso combinato con costi degli errori bassi significa soprattutto che c'è poco margine per lasciar passare un errore inosservato. Una regola implementata in modo errato si ripercuote strutturalmente su ogni riepilogo che il sistema produce in seguito.
La tecnologia in grado di gestire oggi questo compito è la RPA: un sistema che applica regole fisse a dati fissi. Funziona finché sono soddisfatte due condizioni preliminari. Le regole del CCNL devono essere implementate in modo aggiornato e corretto, incluse le modifiche che possono entrare in vigore a metà anno. E deve esserci un controllo a campione sui risultati, in modo che le deviazioni vengano rilevate prima di finire nell'elaborazione delle buste paga. Senza queste due condizioni, non si tratta di automazione del compito, ma di un rischio che è stato spostato dal calcolo al controllo successivo.
In un'azienda con un unico CCNL, una registrazione oraria stabile e poche eccezioni, la maggior parte del passaggio di calcolo può essere affidata a un sistema, con un lieve controllo a campione come rete di sicurezza. In un'azienda con più CCNL, turni a rotazione, o una registrazione oraria che viene regolarmente modificata a posteriori, una parte maggiore resta presso una persona che valuta il risultato prima che questo passi all'elaborazione delle buste paga. Non è una questione di quanto sia avanzato il sistema, ma di quanta struttura sia presente nelle regole e nei dati sottostanti.
Questo compito non è nemmeno separato dal resto del processo del personale. Si basa su come viene registrata l'assenza per malattia e su come vengono elaborate le richieste di ferie, poiché entrambe influenzano quali ore vengono infine considerate straordinari. E il riepilogo che ne risulta è a sua volta la base per la preparazione dell'elaborazione delle buste paga. Chi considera questi compiti separatamente non coglie come gli errori di una fase si propaghino nella successiva.
Sulle decisioni relative al personale che potrebbero derivare da questi risultati non ci esprimiamo: per queste valgono requisiti legali propri, e questo non è un consiglio in materia di personale. Noi calcoliamo in ore liberate e capacità in fte, non in funzioni -- ne trova ulteriore spiegazione nella pagina che spiega perché calcoliamo in ore e non in persone. E chi desidera far supportare questo calcolo da un sistema fa bene a sapere in anticipo quali dati non possono essere utilizzati a tale scopo.
Se questo compito nella sua azienda possa essere in gran parte affidato a un sistema dipende dalla struttura del suo CCNL, dalla qualità della sua registrazione oraria e da quante eccezioni si presentano nella pratica. Il quickscan gratuito -- dodici domande, senza account -- fornisce un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo può essere oggi affidata all'IA. La werkscan completa, con il calcolo sottostante per singolo compito, è ancora in fase di sviluppo; al momento non la offriamo.
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