Kohustuslike koolituste — GDPR, ausus või sarnased kohustuslikud moodulid — korraldamine ja jälgimine on üks neist ülesannetest, mille suure osa AI juba täna ära teha suudab. Planeerimine, kutsete saatmine ja lõpetamiste registreerimine on suures osas kindlate reeglite rakendamine struktureeritud andmetele. Just selline töö sobib hästi automatiseerimisele, antud juhul robotic process automation'ile (RPA). Ent siin on üks lisatingimus, mis muudab selle hinnangu kohati keerulisemaks: HR-süsteemiga ühenduse kvaliteet.
Siin on määravad kolm telge: struktureeritus, vastavus (compliance) ja mahtuvus.
Struktureeritus saab kõrge hinde, 4. Koolitusgraafikul on kindlad ajahetked, kindlad osalejate nimekirjad ja kindlad registreerimisväljad: kes peab koolituse läbima, millal ja kas see on lõpetatud. See ei ole avatud küsimus, kus keegi peab iga kord uuesti mõtlema, mida tuleb teha; protsess kordub kvartaalselt või aastas kindla mustri järgi.
Maht saab hinde 3, keskmine kuni kõrge. Ettevõttes, kus sadu töötajaid peavad aastas läbima mitu kohustuslikku koolitust, on tegemist korduva kutsete, meeldetuletuste ja registreerimiste vooga. Mida suurem see voog, seda rohkem aega vabaneb, kui süsteem selle üle võtab.
Vastavustelg saab madala hinde, 2, ja see on siin automatiseerimise seisukohalt hea — ei tasu segi ajada vastavuskoolituse sisuga. See telg mõõdab, kui rangelt on reguleeritud *korraldamise* ülesanne ise, mitte koolituse sisu. Selle üle, kes on koolituse läbinud, planeerimisele ja registreerimisele kehtib vähe seaduslikke nõudeid selle täitmise viisi kohta — erinevalt näiteks vastavuskalendris tähtaegade jälgimisest, kus tähtajad tulenevad otseselt seadusandlusest.
Ülejäänud teljed — kliendikontakt, füüsiline tegevus, loovus ja veakulu — saavad kõik head hinded, vahemikus 4 kuni 5. Kliendikontakti ei ole, füüsilist tegevust ei ole vaja, ja loovust on vaja vähe: kutsekiri järgib kindlat malli, registreerimine on lihtne jah/ei-kanne. Veakulu on piiratud, kuna vahele jäänud kutse on tavaliselt parandatav meeldetuletusega, mitte pöördumatu kahjuga.
Otsustusruum saab hinde 4, mis tähendab, et täitmise juures on vaja vähe hindamist. Kuid üks lisatingimus jääb kehtima: süsteem peab teadma, kes millisele koolitusele kvalifitseerub, ja selleks on vaja ajakohast ühendust HR-süsteemiga. Ilma selleta peab keegi käsitsi koostama osalejate nimekirju, ja siis nihkub töö tagasi käsitööks, hoolimata soodsatest hinnetest teiste telgede osas.
Keskmise suurusega teenusettevõtte vastavusametnik korraldab praegu ise, iga kvartal, kes peab läbima GDPR-koolituse: uurib välja, kes on äsja tööle võetud, kes on eelmise vooru vahele jäänud, koostab nimekirja, saadab kutsed õpihaldussüsteemi kaudu ja pärast tähtaega kontrollib käsitsi, kes ei ole koolitust lõpetanud, et saata meeldetuletus. Kui HR-süsteemi ja õpihaldussüsteemi vahel on ühendus ning kindel koolitusgraafik on paigas, saab süsteem need etapid automaatselt teha: uued töötajad lisatakse automaatselt, kutsed saadetakse kindlatel ajahetkedel ja registreerimist jälgitakse käsitsi sekkumata. Vastavusametnik jälgib erandeid — kellel on pikaajaline puhkus, kelle ametikoht ei kuulu kohustuse alla — selle asemel, et iga etappi ise täita.
Ettevõttes, kus puudub õpihaldussüsteem, või mille HR-süsteemi ei saa ühendada, jääb see ülesanne suures osas käsitöö peale, hoolimata soodsatest hinnetest teiste telgede osas. Ka organisatsioonides, kus on palju erandeid — erinevad koolituskohustused ametikoha, riigi või lepinguvormi kaupa — kasvab vajalik otsustusruum, ja sellega ka määr, mille ulatuses inimene peab jätkuvalt jälgima. Ülesanne nihkub siis olukorrast „AI saab selle üle võtta” olukorda „osaliselt, koos inimjärelevalvega, mis hindab erandeid”.
See ülesanne ei ole muuseas eraldiseisev teistest vastavusprotsessidest. Kes vaatab, kuidas rakendatakse säilitustähtaegu ja hävitatakse dokumente, või kuidas kliente ja partnereid kontrollitakse sanktsiooninimekirjade alusel, näeb sarnast mustrit: struktureeritud, korduvad ülesanded kindla reeglistikuga sobivad hästi ülevõtmiseks, samas kui ülesanded, kus on palju erandeid, jäävad käsitööks või vajavad järelevalvet.
See ei ole personalinõustamine ja ei ole argument vastavus- või personaliosakonna kärpimiseks. Küsimus on tundides, mis ühe ülesande raames vabaneb, mitte hinnangus ametikoha sisule. See, mida organisatsioon vabanenud mahtuvusega teeb, jääb selle hinnangu ulatusest välja; personali puudutavatel otsustel on omad seaduslikud nõuded.
Selle, kas see ülesanne on teie organisatsioonis tegelikult suures osas ülevõetav, määrab ära süsteemid, mis teil juba olemas on, ja see, kui palju erandeid teie koolituskohustustel on. FTE TO AI tasuta kiirtest annab sellest esmase hinnangu: kaksteist küsimust, kontot loomata, koos hinnanguga selle kohta, kui suure osa tundidest teie profiilis on AI-l võimalik täna üle võtta. Täielik töökaardistus, mis jaotab terve ettevõtte töö ülesanneteks ja arvutab need ülesande kaupa ümber fte-mahtuvuseks, on veel valmimisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.