Organizovanie a evidencia povinných školení — GDPR, integrita alebo podobné povinné moduly — patrí medzi úlohy, kde AI dnes už môže prevziať veľkú časť práce. Plánovanie, zasielanie pozvánok a zaznamenávanie absolvovania je z veľkej časti otázkou uplatňovania pevných pravidiel na štruktúrované údaje. To je presne druh práce, na ktorú sa automatizácia, v tomto prípade robotic process automation (RPA), dobre hodí. Existuje však jedna podmienka, ktorá toto hodnotenie nerobí všade rovnako jednoduchým: kvalita napojenia na HR systém.
Rozhodujúce sú tu tri osi: štruktúrovanosť, compliance a objem.
Štruktúrovanosť má vysoké hodnotenie, 4. Rozvrh školení má pevné termíny, pevné zoznamy účastníkov a pevné registračné polia: kto musí školenie absolvovať, kedy, a či je absolvované. Nejde o otvorenú otázku, pri ktorej treba stále znova premýšľať, čo sa má stať; proces sa opakuje štvrťročne alebo ročne podľa pevného vzoru.
Objem má hodnotenie 3, priemerné až vysoké. Vo firme so stovkami zamestnancov, ktorí musia ročne absolvovať viacero povinných školení, ide o opakujúci sa prúd pozvánok, upomienok a registrácií. Čím väčší je tento prúd, tým viac času sa uvoľní, keď túto úlohu prevezme systém.
Os compliance má naopak nízke hodnotenie, 2, a to je tu pre automatizáciu výhodné — nezamieňať s obsahom samotného compliance školenia. Táto os meria, ako striktne je regulovaná úloha *organizovania*, nie obsah školenia. Plánovanie a evidencia toho, kto absolvoval kurz, samo osebe nemá veľa zákonných povinností týkajúcich sa spôsobu vykonania, na rozdiel od napríklad vedenia compliance kalendára s termínmi, kde samotné termíny vyplývajú z legislatívy.
Ostatné osi — kontakt s klientom, fyzická náročnosť, kreativita a náklady na chyby — majú všetky priaznivé hodnotenie, medzi 4 a 5. Nie je potrebný žiadny kontakt s klientom, žiadna fyzická činnosť a je potrebná len malá miera kreativity: pozývací e-mail sa riadi pevnou šablónou, registrácia je jednoduchý záznam áno/nie. Náklady na chyby sú obmedzené, pretože zmeškaná pozvánka je zvyčajne napraviteľná upomienkou, nie nenapraviteľnou škodou.
Priestor na posudzovanie má hodnotenie 4, čo znamená, že pri samotnom vykonávaní je potrebné len málo posudzovania. Zostáva však jedna podmienka: systém musí vedieť, kto má nárok na aké školenie, a to vyžaduje aktuálne napojenie na HR systém. Bez tohto napojenia musí niekto zoznamy účastníkov zostavovať ručne, a práca sa tak vracia späť na ľudskú prácu, napriek priaznivému hodnoteniu na ostatných osiach.
Compliance officer v strednej firme poskytujúcej služby si teraz ešte sám, každý štvrťrok, zisťuje, kto musí absolvovať školenie o GDPR: zisťuje, kto bol novo prijatý, kto zmeškal predchádzajúce kolo, zostavuje zoznam, zasiela pozvánky prostredníctvom systému riadenia vzdelávania, a po termíne ručne overuje, kto neabsolvoval, aby poslal upomienku. S napojením medzi HR systémom a systémom riadenia vzdelávania a s nastaveným pevným rozvrhom školení môže systém tieto kroky vykonávať automaticky: automaticky pridávať nových zamestnancov, zasielať pozvánky v pevných termínoch a viesť evidenciu bez ručného zásahu. Compliance officer dohliada na výnimky — niekoho na dlhodobej dovolenke, pozíciu, na ktorú sa povinnosť nevzťahuje — namiesto toho, aby vykonával každý krok sám.
Vo firme bez systému riadenia vzdelávania, alebo s HR systémom, ktorý sa nedá napojiť, sa táto úloha z veľkej časti vracia späť na ľudskú prácu, napriek priaznivým hodnoteniam na ostatných osiach. Aj v organizáciách s množstvom výnimiek — rôzne povinnosti školení podľa pozície, krajiny, typu zmluvy — rastie potrebný priestor na posudzovanie, a tým aj miera, do akej musí zostať zapojený človek, ktorý to sleduje. Úloha sa potom posúva od „AI to môže prevziať" k „čiastočne, s dohľadom, ktorý posudzuje výnimky."
Táto úloha nie je oddelená od ostatných compliance procesov. Kto sa pozrie na ako sa uplatňujú lehoty uchovávania a skartujú dokumenty, alebo na ako sa preverujú klienti a partneri voči sankčným zoznamom, vidí podobný vzor: štruktúrované, opakujúce sa úlohy s pevným súborom pravidiel sa dobre hodia na prevzatie, zatiaľ čo úlohy s mnohými výnimkami zostávajú ľudskou prácou alebo vyžadujú dohľad.
Toto nie je personálne poradenstvo ani argument na zmenšovanie compliance alebo HR oddelenia. Ide o hodiny, ktoré sa uvoľnia v rámci úlohy, nie o hodnotenie náplne pozície. Čo organizácia s uvoľnenou kapacitou urobí, je nad rámec tohto posúdenia; rozhodnutia týkajúce sa personálu majú svoje vlastné zákonné požiadavky.
Či je táto úloha vo vašej organizácii skutočne z veľkej časti prevziateľná, závisí od systémov, ktoré už máte, a od toho, koľko výnimiek majú vaše povinnosti školenia. Bezplatný quickscan od FTE TO AI poskytuje prvý odhad: dvanásť otázok, bez účtu, s odhadom, akú časť hodín vo vašom profile je dnes možné prevziať pomocou AI. Kompletný werkscan, ktorý rozloží prácu celej firmy na úlohy a pre každú úlohu prepočíta kapacitu na fte, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.