Организирането и следенето на задължителни обучения — GDPR, интегритет, или подобни задължителни модули — е една от задачите, при които AI вече днес може да поеме голяма част от работата. Планирането, изпращането на покани и регистрирането на завършванията в голяма степен се свежда до прилагане на фиксирани правила върху структурирани данни. Това е точно вид работа, за която автоматизацията, в този случай роботизираната автоматизация на процеси (RPA), е добре подходяща. Но има едно гранично условие, което прави тази преценка не навсякъде еднакво лесна: качеството на връзката с HR-системата.
Три оси са тук определящи: структурираност, съответствие (compliance) и обем.
Структурираността получава висока оценка от 4. Графикът за обучения има фиксирани моменти, фиксирани списъци на участници и фиксирани полета за регистрация: кой трябва да премине обучението, кога, и дали то е завършено. Това не е открит въпрос, при който някой всеки път трябва да обмисля отново какво трябва да се случи; процесът се повтаря на всяко тримесечие или всяка година по фиксиран модел.
Обемът получава оценка 3, средна до висока. При компания със стотици служители, които всяка година трябва да завършат няколко задължителни обучения, става дума за повтарящ се поток от покани, напомняния и регистрации. Колкото по-голям е този поток, толкова повече време се освобождава, когато система поеме тази задача.
Осата на съответствието получава ниска оценка, 2, и това е тук благоприятно за автоматизация — да не се бърка със самото обучение за съответствие. Тази ос измерва колко строго регулирана е задачата *по организирането*, не съдържанието на обучението. Планирането и регистрирането на кой е завършил курс сами по себе си имат малко законови изисквания относно начина на изпълнение, за разлика от например следенето на календар за съответствие с крайни срокове, където самите крайни срокове произтичат от законодателството.
Останалите оси — контакт с клиенти, физически труд, креативност и разходи от грешки — всички получават благоприятна оценка, между 4 и 5. Няма контакт с клиенти, не е необходимо физическо действие, и се изисква малко креативност: имейл с покана следва фиксиран шаблон, регистрацията е обикновено записване на да/не. Разходите от грешки са ограничени, защото пропусната покана обикновено може да се коригира с напомняне, не с непоправима вреда.
Пространството за преценка получава оценка 4, което означава, че е необходима малко преценка при самото изпълнение. Но остава едно гранично условие: системата трябва да знае кой отговаря на условията за кое обучение, и това изисква актуална връзка с HR-системата. Без тази връзка някой трябва ръчно да съставя списъци с участници, и тогава работата се връща обратно към ръчен труд, независимо от благоприятните оценки на другите оси.
Sлужител по съответствието в средно голям доставчик на услуги в момента сам урежда, всяко тримесечие, кой трябва да премине обучението за GDPR: издирва кой е новоназначен, кой е пропуснал предишния кръг, съставя списък, изпраща покани чрез системата за управление на обучението, и след крайния срок ръчно проверява кой не е завършил, за да изпрати напомняне. С връзка между HR-системата и системата за управление на обучението, и фиксиран график за обучения, система може да изпълнява тези стъпки автоматично: автоматично добавяне на нови служители, изпращане на покани в фиксирани моменти, и следене на регистрацията без ръчна намеса. Служителят по съответствието следи изключенията — някой в дългосрочен отпуск, длъжност, която не попада в задължението — вместо самостоятелно да изпълнява всяка стъпка.
При компания без система за управление на обучението, или с HR-система, която не може да бъде свързана, тази задача в голяма степен се връща към ръчен труд, независимо от благоприятните оценки на другите оси. Също и при организации с много изключения — различни задължения за обучение по длъжност, по държава, по вид договор — пространството за преценка, което е необходимо, се увеличава, и заедно с това степента, в която човек трябва да продължи да следи. Задачата тогава се измества от „AI може да я поеме“ към „частично, с надзор, който преценява изключенията“.
Тази задача впрочем не е откъсната от други процеси за съответствие. Който разгледа как се прилагат срокове за съхранение и се унищожават документи, или как клиенти и партньори се проверяват срещу санкционни списъци, вижда сходна закономерност: структурирани, повтарящи се задачи с фиксиран набор от правила са добре подходящи за поемане, докато задачи с много изключения остават ръчен труд или изискват надзор.
Това не е съвет за персонал и не е аргумент за съкращаване на отдел по съответствие или HR. Става дума за часове, които се освобождават в рамките на една задача, не за преценка относно съдържанието на длъжност. Какво прави организацията с освободения капацитет, е извън обхвата на тази оценка; решенията, които засягат персонала, имат свои собствени законови изисквания.
Дали тази задача във вашата организация действително може да бъде до голяма степен поета, зависи от системите, които вече имате, и от колко изключения имат вашите задължения за обучение. Безплатният бърз тест на FTE TO AI дава първоначална индикация за това: дванадесет въпроса, без акаунт, с оценка какъв дял от часовете във вашия профил могат днес да бъдат поети от AI. Пълният работен анализ, който разлага работата на цяла компания на задачи и я преизчислява по задача в капацитет на еквивалент на пълно работно време (FTE), все още е в процес на разработка.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.