Pakollisten koulutusten järjestäminen ja seuranta — GDPR, integriteetti tai vastaavat pakolliset moduulit — on yksi niistä tehtävistä, joissa tekoäly voi jo tänään hoitaa suuren osan työstä. Suunnittelu, kutsujen lähettäminen ja suoritusten rekisteröinti on suurelta osin kiinteiden sääntöjen soveltamista jäsenneltyyn tietoon. Juuri tällaiseen työhön automaatio, tässä tapauksessa robotic process automation (RPA), soveltuu hyvin. Mutta mukana on reunaehto, joka ei tee tästä arviosta kaikkialla yhtä yksinkertaista: HR-järjestelmän kytkennän laatu.
Tässä ratkaisevat kolme akselia: rakenteisuus, compliance ja volyymi.
Rakenteisuus saa korkean arvosanan 4. Koulutusaikataululla on kiinteät ajankohdat, kiinteät osallistujalistat ja kiinteät rekisteröintikentät: kenen pitää suorittaa koulutus, milloin, ja onko se suoritettu. Tämä ei ole avoin kysymys, jossa jonkun täytyy joka kerta pohtia uudelleen, mitä pitäisi tehdä; prosessi toistuu neljännesvuosittain tai vuosittain kiinteän kaavan mukaan.
Volyymi saa arvosanan 3, keskitasosta korkeaan. Yrityksessä, jossa on satoja työntekijöitä ja jonka jokaisen tulee vuosittain suorittaa useita pakollisia koulutuksia, kyse on toistuvasta kutsujen, muistutusten ja rekisteröintien virrasta. Mitä suurempi tämä virta on, sitä enemmän aikaa vapautuu, kun järjestelmä ottaa sen haltuunsa.
Compliance-akseli saa juuri matalan arvosanan, 2, ja se on tässä automaation kannalta suotuisaa — tätä ei pidä sekoittaa itse compliance-koulutukseen. Tämä akseli mittaa, kuinka tiukasti säänneltyä *järjestämisen* tehtävä on, ei koulutuksen sisältöä. Sen suunnittelu ja rekisteröinti, kuka on suorittanut kurssin, ei itsessään kanna juurikaan lakisääteisiä velvoitteita toteutustavasta, toisin kuin esimerkiksi määräaikoja sisältävän compliance-kalenterin ylläpito, jossa määräajat itsessään johtuvat lainsäädännöstä.
Muut akselit — asiakaskontakti, fyysisyys, luovuus ja virhekustannukset — saavat kaikki suotuisan arvosanan, 4:n ja 5:n väliltä. Asiakaskontaktia ei ole, fyysistä toimintaa ei tarvita, ja luovuutta vaaditaan vähän: kutsuviesti noudattaa kiinteää mallipohjaa, rekisteröinti on yksinkertainen kyllä/ei-kirjaus. Virhekustannukset ovat rajalliset, sillä unohtunut kutsu on yleensä korjattavissa muistutuksella, ei peruuttamatonta vahinkoa.
Harkinnanvaraisuus saa arvosanan 4, mikä tarkoittaa, että itse suorittamisessa tarvitaan vähän arviointia. Mutta yksi reunaehto jää: järjestelmän on tiedettävä, kuka on oikeutettu mihinkin koulutukseen, ja tämä edellyttää ajantasaista kytkentää HR-järjestelmään. Ilman tätä kytkentää jonkun on koottava osallistujalistat käsin, jolloin työ siirtyy takaisin ihmistyöksi muiden akselien suotuisista arvosanoista huolimatta.
Keskisuuren palveluntarjoajan compliance officer hoitaa tällä hetkellä itse joka neljännesvuosi sen, kenen tulee suorittaa GDPR-koulutus: selvittää, kuka on äskettäin palkattu, kuka on jäänyt edellisestä kierroksesta paitsi, kokoaa listan, lähettää kutsut oppimisenhallintajärjestelmän kautta ja tarkistaa määräajan jälkeen käsin, kuka ei ole suorittanut koulutusta, lähettääkseen muistutuksen. Kun HR-järjestelmän ja oppimisenhallintajärjestelmän välillä on kytkentä ja kiinteä koulutusaikataulu on asetettu, järjestelmä voi suorittaa nämä vaiheet automaattisesti: lisätä uudet työntekijät automaattisesti, lähettää kutsut kiinteinä ajankohtina ja ylläpitää rekisteröintiä ilman käsin tehtävää työtä. Compliance officer valvoo poikkeuksia — pitkällä vapaalla olevaa henkilöä, tehtävää, joka ei kuulu velvoitteen piiriin — sen sijaan, että suorittaisi jokaisen vaiheen itse.
Yrityksessä, jolla ei ole oppimisenhallintajärjestelmää, tai jonka HR-järjestelmää ei voida kytkeä, tämä tehtävä jää suurelta osin ihmistyöksi muiden akselien suotuisista arvosanoista huolimatta. Myös organisaatioissa, joissa on paljon poikkeuksia — eri koulutusvelvoitteita tehtävän, maan tai sopimusmuodon mukaan — tarvittava harkinnanvaraisuus kasvaa, ja sen myötä myös se, missä määrin ihmisen on pysyttävä mukana seuraamassa. Tehtävä siirtyy tällöin muodosta "tekoäly voi ottaa sen haltuunsa" muotoon "osittain, valvonnalla, joka arvioi poikkeukset."
Tämä tehtävä ei muuten ole irrallinen muista compliance-prosesseista. Kun tarkastelee, miten säilytysaikoja sovelletaan ja asiakirjoja tuhotaan, tai miten asiakkaita ja kumppaneita seulotaan pakotelistoja vasten, näkee samankaltaisen kaavan: jäsennellyt, toistuvat tehtävät, joilla on kiinteä säännöstö, soveltuvat hyvin haltuunottoon, kun taas tehtävät, joissa on paljon poikkeuksia, jäävät ihmistyöksi tai vaativat valvontaa.
Tämä ei ole henkilöstöneuvo eikä argumentti compliance- tai HR-osaston supistamisen puolesta. Kyse on tunneista, jotka vapautuvat tehtävän sisällä, ei arviosta tehtävän sisällöstä. Se, mitä organisaatio tekee vapautuneella kapasiteetilla, jää tämän arvion ulkopuolelle; henkilöstöä koskevilla päätöksillä on omat lakisääteiset vaatimuksensa.
Se, onko tämä tehtävä teidän organisaatiossanne todella suurelta osin haltuunotettavissa, riippuu jo käytössä olevista järjestelmistä ja siitä, kuinka paljon poikkeuksia teidän koulutusvelvoitteissanne on. FTE TO AI:n ilmainen pikaskannaus antaa tästä ensimmäisen käsityksen: kaksitoista kysymystä, ilman tiliä, arvioiden kuinka suuri osa profiilinne tunneista on nykyään tekoälyllä haltuunotettavissa. Täydellinen työskannaus, joka jakaa koko yrityksen työn tehtäviin ja laskee ne tehtävittäin henkilötyövuosikapasiteetiksi, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.