L'organizzazione e il monitoraggio delle formazioni obbligatorie — GDPR, integrità, o moduli obbligatori simili — è uno dei compiti in cui l'AI può già oggi svolgere gran parte del lavoro. La pianificazione, l'invio degli inviti e la registrazione dei completamenti sono in gran parte una questione di applicazione di regole fisse a dati strutturati. È esattamente il tipo di lavoro a cui l'automazione, in questo caso la robotic process automation (RPA), si adatta bene. Ma c'è una condizione che non rende questo giudizio ugualmente semplice ovunque: la qualità del collegamento con il sistema HR.
Tre assi sono qui determinanti: struttura, compliance e volume.
La struttura ottiene un punteggio alto, un 4. Un piano di formazione ha momenti fissi, elenchi di partecipanti fissi e campi di registrazione fissi: chi deve seguire la formazione, quando, ed è stata completata. Non è una questione aperta in cui qualcuno deve continuamente ripensare cosa deve accadere; il processo si ripete ogni trimestre o ogni anno secondo uno schema fisso.
Il volume ottiene un 3, da medio ad alto. In un'azienda con centinaia di dipendenti che devono completare più formazioni obbligatorie ogni anno, si tratta di un flusso ricorrente di inviti, promemoria e registrazioni. Più grande è questo flusso, più tempo si libera quando un sistema se ne occupa.
L'asse della compliance ottiene invece un punteggio basso, un 2, e ciò è qui favorevole per l'automazione — da non confondere con la formazione sulla compliance stessa. Questo asse misura quanto sia rigorosamente regolamentato il compito *di organizzazione*, non il contenuto della formazione. La pianificazione e la registrazione di chi ha completato un corso comporta di per sé pochi obblighi legali sulle modalità di esecuzione, a differenza per esempio del mantenimento di un calendario di compliance con scadenze, dove le scadenze stesse derivano dalla normativa.
Gli altri assi — contatto con i clienti, aspetto fisico, creatività e costo degli errori — ottengono tutti punteggi favorevoli, tra 4 e 5. Non c'è contatto con i clienti, non è necessaria alcuna azione fisica, e si richiede poca creatività: un'email di invito segue un modello fisso, una registrazione è una semplice registrazione sì/no. Il costo degli errori è limitato, perché un invito mancato è di solito recuperabile con un promemoria, non con un danno irreversibile.
Lo spazio di giudizio ottiene un 4, il che significa che è necessaria poca valutazione nell'esecuzione stessa. Ma resta una condizione: il sistema deve sapere chi ha diritto a quale formazione, e ciò richiede un collegamento aggiornato con il sistema HR. Senza questo collegamento, qualcuno deve compilare manualmente gli elenchi dei partecipanti, e allora il lavoro torna a essere svolto da persone, nonostante il punteggio favorevole sugli altri assi.
Un responsabile della compliance in un'azienda di servizi di medie dimensioni gestisce ancora personalmente, ogni trimestre, chi deve seguire la formazione sul GDPR: individuare chi è stato assunto di recente, chi ha perso il turno precedente, compilare un elenco, inviare gli inviti tramite il sistema di gestione dell'apprendimento, e dopo la scadenza verificare manualmente chi non ha completato la formazione per inviare un promemoria. Con un collegamento tra il sistema HR e il sistema di gestione dell'apprendimento, e un piano di formazione fisso impostato, un sistema può eseguire automaticamente questi passaggi: aggiungere automaticamente i nuovi dipendenti, inviare gli inviti nei momenti stabiliti, e mantenere la registrazione senza intervento manuale. Il responsabile della compliance sorveglia le eccezioni — qualcuno in congedo prolungato, una funzione che non rientra nell'obbligo — invece di eseguire ogni passaggio personalmente.
In un'azienda senza sistema di gestione dell'apprendimento, o con un sistema HR che non può essere collegato, questo compito ricade in gran parte sul lavoro umano, nonostante i punteggi favorevoli sugli altri assi. Anche nelle organizzazioni con molte eccezioni — diversi obblighi di formazione per funzione, per paese, per tipo di contratto — aumenta lo spazio di giudizio necessario, e con esso la misura in cui una persona deve continuare a supervisionare. Il compito passa allora da "l'AI può subentrare" a "in parte, con supervisione che valuta le eccezioni".
Questo compito, del resto, non è isolato da altri processi di compliance. Chi osserva come vengono applicati i termini di conservazione e distrutti i documenti, o come vengono controllati clienti e partner sulle liste di sanzioni, riconosce uno schema simile: i compiti strutturati e ricorrenti con un insieme fisso di regole si prestano bene al subentro, mentre i compiti con molte eccezioni restano lavoro umano o richiedono supervisione.
Questo non è un consiglio sul personale né un argomento per la riduzione di un reparto compliance o HR. Si tratta di ore che si liberano all'interno di un compito, non di un giudizio sulla composizione di una funzione. Ciò che un'organizzazione fa con la capacità liberata non rientra nell'ambito di questa valutazione; le decisioni che riguardano il personale hanno i propri requisiti legali.
Se questo compito nella sua organizzazione sia effettivamente in gran parte trasferibile, dipende dai sistemi che già possiede e da quante eccezioni comportano i suoi obblighi di formazione. La quickscan gratuita di FTE TO AI offre una prima indicazione in merito: dodici domande, senza account, con una stima di quale parte delle ore nel suo profilo può essere oggi assunta dall'AI. La scansione completa del lavoro, che scompone il lavoro di un'intera azienda in compiti e li traduce, compito per compito, in capacità in termini di fte, è ancora in fase di sviluppo.
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