Organizowanie i śledzenie obowiązkowych szkoleń — RODO, integralność, czy podobne obowiązkowe moduły — jest jednym z zadań, w których AI już dziś może wykonać dużą część pracy. Planowanie, wysyłanie zaproszeń i rejestrowanie zakończeń to w dużej mierze kwestia stosowania ustalonych reguł do ustrukturyzowanych danych. To dokładnie ten rodzaj pracy, do którego dobrze nadaje się automatyzacja, w tym przypadku robotic process automation (RPA). Istnieje jednak warunek, który nie zawsze ułatwia tę ocenę: jakość połączenia z systemem HR.
Decydujące są tu trzy osie: ustrukturyzowanie, compliance i wolumen.
Ustrukturyzowanie osiąga wysoki wynik 4. Harmonogram szkoleń ma ustalone terminy, ustalone listy uczestników i ustalone pola rejestracji: kto musi przejść szkolenie, kiedy i czy zostało zakończone. To nie jest otwarte zagadnienie, w którym ktoś musi wciąż na nowo zastanawiać się, co należy zrobić; proces powtarza się kwartalnie lub rocznie według ustalonego wzorca.
Wolumen osiąga wynik 3, od średniego do wysokiego. W firmie z setkami pracowników, którzy rocznie muszą zakończyć kilka obowiązkowych szkoleń, mamy do czynienia z powtarzalnym strumieniem zaproszeń, przypomnień i rejestracji. Im większy ten strumień, tym więcej czasu zwalnia się, gdy system przejmuje to zadanie.
Oś compliance z kolei osiąga niski wynik, 2, co w tym przypadku jest korzystne dla automatyzacji — nie należy tego mylić z samym szkoleniem compliance. Ta oś mierzy, jak ściśle regulowane jest zadanie *organizowania*, nie treść szkolenia. Planowanie i rejestrowanie, kto zakończył kurs, samo w sobie wiąże się z niewielkimi wymogami prawnymi co do sposobu wykonania, w przeciwieństwie na przykład do prowadzenia kalendarza compliance z terminami, gdzie same terminy wynikają z przepisów prawa.
Pozostałe osie — kontakt z klientem, fizyczność, kreatywność i koszty błędów — wszystkie osiągają korzystne wyniki, między 4 i 5. Nie ma kontaktu z klientem, nie jest wymagana żadna czynność fizyczna, a kreatywność wymagana jest niewielka: e-mail z zaproszeniem opiera się na ustalonym szablonie, a rejestracja to proste zapisanie tak/nie. Koszty błędów są ograniczone, ponieważ pominięte zaproszenie jest zwykle łatwe do naprawienia przypomnieniem, a nie skutkuje nieodwracalną szkodą.
Zakres oceny osiąga wynik 4, co oznacza, że przy samym wykonaniu potrzebna jest niewielka ocena. Pozostaje jednak warunek: system musi wiedzieć, kto kwalifikuje się do jakiego szkolenia, a to wymaga aktualnego połączenia z systemem HR. Bez tego połączenia ktoś musi ręcznie tworzyć listy uczestników, a wtedy praca wraca do pracy ludzkiej, niezależnie od korzystnych wyników na innych osiach.
Specjalista compliance w średniej wielkości firmie usługowej obecnie sam, co kwartał, ustala, kto musi przejść szkolenie RODO: sprawdza, kto został nowo zatrudniony, kto przegapił poprzednią rundę, tworzy listę, wysyła zaproszenia przez system zarządzania nauką, a po upływie terminu ręcznie sprawdza, kto nie zakończył szkolenia, aby wysłać przypomnienie. Dzięki połączeniu systemu HR z systemem zarządzania nauką oraz ustalonemu harmonogramowi szkoleń system może wykonywać te kroki automatycznie: automatycznie dodawać nowych pracowników, wysyłać zaproszenia w ustalonych momentach i prowadzić rejestrację bez ręcznej ingerencji. Specjalista compliance nadzoruje wyjątki — kogoś na długotrwałym urlopie, funkcję, która nie podlega obowiązkowi — zamiast samodzielnie wykonywać każdy krok.
W firmie bez systemu zarządzania nauką lub z systemem HR, którego nie można połączyć, to zadanie w dużej mierze wraca do pracy ludzkiej, niezależnie od korzystnych wyników na innych osiach. Również w organizacjach z wieloma wyjątkami — różne obowiązki szkoleniowe w zależności od funkcji, kraju, formy umowy — wzrasta zakres oceny potrzebnej do wykonania zadania, a tym samym stopień, w jakim człowiek musi wciąż nadzorować proces. Zadanie przesuwa się wtedy z „AI może to przejąć” do „częściowo, z nadzorem, który ocenia wyjątki”.
To zadanie nie jest przy tym odizolowane od innych procesów compliance. Przyglądając się temu, jak stosowane są okresy przechowywania i jak dokumenty są usuwane, czy jak klienci i partnerzy są sprawdzani na listach sankcyjnych, widać podobny wzorzec: ustrukturyzowane, powtarzalne zadania z ustalonym zestawem reguł dobrze nadają się do przejęcia, natomiast zadania z wieloma wyjątkami pozostają pracą ludzką lub wymagają nadzoru.
To nie jest porada personalna i nie jest argumentem za zmniejszeniem działu compliance lub HR. Chodzi o godziny, które zwalniają się w ramach zadania, a nie o ocenę sposobu wypełniania stanowiska. To, co organizacja robi z uwolnioną zdolnością operacyjną, wykracza poza zakres tej oceny; decyzje dotyczące personelu mają swoje własne wymogi prawne.
Czy to zadanie w Państwa organizacji jest faktycznie w dużej mierze możliwe do przejęcia, zależy od systemów, które już Państwo mają, oraz od liczby wyjątków w Państwa obowiązkach szkoleniowych. Bezpłatny quickscan FTE TO AI daje pierwsze wskazanie: dwanaście pytań, bez konta, z oszacowaniem, jaka część godzin w Państwa profilu może być dziś przejęta przez AI. Pełny werkscan, który rozkłada pracę całej firmy na zadania i przelicza je na zdolność operacyjną wyrażoną w fte, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.