Das Organisieren und Nachverfolgen von Pflichtschulungen — DSGVO, Integrität oder vergleichbare Pflichtmodule — ist eine der Aufgaben, bei denen KI heute schon einen großen Teil der Arbeit übernehmen kann. Das Planen, Versenden von Einladungen und Registrieren von Abschlüssen ist größtenteils eine Frage der Anwendung fester Regeln auf strukturierte Daten. Das ist genau die Art von Arbeit, für die Automatisierung, in diesem Fall Robotic Process Automation (RPA), gut geeignet ist. Es gibt jedoch eine Randbedingung, die dieses Urteil nicht überall gleich einfach macht: die Qualität der Anbindung an das HR-System.
Drei Achsen sind hier entscheidend: Strukturiertheit, Compliance und Volumen.
Die Strukturiertheit erzielt mit einer 4 einen hohen Wert. Ein Schulungsplan kennt feste Termine, feste Teilnehmerlisten und feste Registrierungsfelder: wer die Schulung absolvieren muss, wann, und ob sie abgeschlossen ist. Das ist keine offene Fragestellung, bei der jemand immer wieder neu überlegen muss, was zu tun ist; der Prozess wiederholt sich quartalsweise oder jährlich nach einem festen Muster.
Das Volumen erzielt eine 3, mittel bis hoch. Bei einem Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitenden, die jährlich mehrere Pflichtschulungen absolvieren müssen, handelt es sich um einen wiederkehrenden Strom von Einladungen, Erinnerungen und Registrierungen. Je größer dieser Strom, desto mehr Zeit wird frei, wenn ein System dies übernimmt.
Die Compliance-Achse erzielt gerade einen niedrigen Wert, eine 2, und das ist hier günstig für die Automatisierung — nicht zu verwechseln mit der Compliance-Schulung selbst. Diese Achse misst, wie streng geregelt die Aufgabe *des Organisierens* ist, nicht der Inhalt der Schulung. Das Planen und Registrieren, wer einen Kurs abgeschlossen hat, kennt selbst wenig gesetzliche Verpflichtungen hinsichtlich der Ausführungsweise, im Gegensatz zum Beispiel zum Führen eines Compliance-Kalenders mit Fristen, bei dem die Fristen selbst aus der Gesetzgebung folgen.
Die übrigen Achsen — Kundenkontakt, physische Komponente, Kreativität und Fehlerkosten — erzielen alle günstige Werte, zwischen 4 und 5. Es gibt keinen Kundenkontakt, keine physische Handlung ist erforderlich, und es ist wenig Kreativität nötig: Eine Einladungs-E-Mail folgt einer festen Vorlage, eine Registrierung ist eine einfache Ja/Nein-Erfassung. Die Fehlerkosten sind begrenzt, denn eine verpasste Einladung ist meist mit einer Erinnerung behebbar, nicht mit einem unumkehrbaren Schaden.
Der Beurteilungsspielraum erzielt eine 4, was bedeutet, dass bei der Ausführung selbst wenig Beurteilung erforderlich ist. Es bleibt jedoch eine Randbedingung: Das System muss wissen, wer für welche Schulung in Frage kommt, und das erfordert eine aktuelle Anbindung an das HR-System. Ohne diese Anbindung muss jemand Teilnehmerlisten manuell zusammenstellen, und dann verschiebt sich die Arbeit zurück zu Handarbeit, trotz der günstigen Werte auf den anderen Achsen.
Ein Compliance-Officer bei einem mittelgroßen Dienstleister regelt derzeit noch selbst, jedes Quartal, wer die DSGVO-Schulung absolvieren muss: herausfinden, wer neu eingestellt wurde, wer die vorherige Runde verpasst hat, eine Liste zusammenstellen, Einladungen über das Lernmanagementsystem versenden und nach Ablauf der Frist manuell nachprüfen, wer nicht abgeschlossen hat, um eine Erinnerung zu senden. Mit einer Anbindung zwischen HR-System und Lernmanagementsystem und einem festgelegten Schulungsplan kann ein System diese Schritte automatisch ausführen: neue Mitarbeitende automatisch hinzufügen, Einladungen zu festen Zeitpunkten versenden und die Registrierung ohne manuelles Eingreifen nachverfolgen. Der Compliance-Officer überwacht Ausnahmen — jemand mit Langzeiturlaub, eine Funktion, die nicht unter die Pflicht fällt — anstatt jeden Schritt selbst auszuführen.
Bei einem Unternehmen ohne Lernmanagementsystem, oder mit einem HR-System, das nicht angebunden werden kann, fällt diese Aufgabe größtenteils auf Handarbeit zurück, trotz der günstigen Werte auf den anderen Achsen. Auch bei Organisationen mit vielen Ausnahmen — unterschiedliche Schulungspflichten je Funktion, je Land, je Vertragsform — nimmt der erforderliche Beurteilungsspielraum zu, und damit das Maß, in dem ein Mensch weiterhin mitschauen muss. Die Aufgabe verschiebt sich dann von „KI kann sie übernehmen” zu „teilweise, mit menschlichem Toezicht, der Ausnahmen beurteilt.”
Diese Aufgabe steht übrigens nicht losgelöst von anderen Compliance-Prozessen. Wer sich ansieht, wie Aufbewahrungsfristen angewendet und Dokumente vernichtet werden, oder wie Kunden und Partner auf Sanktionslisten überprüft werden, sieht ein vergleichbares Muster: strukturierte, wiederkehrende Aufgaben mit einem festen Regelwerk eignen sich gut für eine Übernahme, während Aufgaben mit vielen Ausnahmen Handarbeit bleiben oder Aufsicht erfordern.
Dies ist kein Personalratschlag und kein Argument für den Personalabbau einer Compliance- oder HR-Abteilung. Es geht um Stunden, die innerhalb einer Aufgabe frei werden, nicht um ein Urteil über die Ausgestaltung einer Funktion. Was eine Organisation mit freigewordener Kapazität macht, liegt außerhalb des Rahmens dieser Beurteilung; Entscheidungen, die Personal betreffen, kennen ihre eigenen gesetzlichen Anforderungen.
Ob diese Aufgabe in Ihrer Organisation tatsächlich größtenteils übernehmbar ist, hängt von den Systemen ab, die Sie bereits haben, und davon, wie viele Ausnahmen Ihre Schulungspflichten kennen. Der kostenlose Quickscan von FTE TO AI gibt dazu eine erste Einschätzung: zwölf Fragen, ohne Konto, mit einer Einschätzung, welcher Anteil der Stunden in Ihrem Profil heute durch KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der die Arbeit eines ganzen Unternehmens in Aufgaben aufschlüsselt und je Aufgabe auf fte-Kapazität herunterrechnet, befindet sich noch im Aufbau.
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