Organiziranje i praćenje obveznih obuka — GDPR, integritet, ili slični obvezni moduli — jedan je od zadataka kod kojih AI danas već može preuzeti velik dio posla. Planiranje, slanje pozivnica i registriranje završetaka uglavnom je stvar primjene fiksnih pravila na strukturirane podatke. To je upravo vrsta posla na koju automatizacija, u ovom slučaju robotic process automation (RPA), dobro pristaje. Ali postoji jedan preduvjet koji ovu procjenu ne čini jednako jednostavnom za svakoga: kvaliteta povezanosti s HR sustavom.
Ovdje presudnu ulogu igraju tri osi: strukturiranost, compliance i volumen.
Strukturiranost postiže visoku ocjenu 4. Raspored obuka ima fiksne trenutke, fiksne popise sudionika i fiksna polja za registraciju: tko treba pohađati obuku, kada, i je li ona završena. To nije otvoreno pitanje kod kojeg netko uvijek iznova mora razmišljati o tome što treba učiniti; proces se ponavlja tromjesečno ili godišnje prema fiksnom obrascu.
Volumen postiže ocjenu 3, srednje do visoko. Kod poduzeća sa stotinama zaposlenika koji godišnje moraju završiti više obveznih obuka, riječ je o povratnom nizu pozivnica, podsjetnika i registracija. Što je taj niz veći, to se više vremena oslobađa kada sustav to preuzme.
Os compliance postiže upravo nisku ocjenu, 2, i to je ovdje povoljno za automatizaciju — ne treba to zamijeniti sa samom compliance obukom. Ova os mjeri koliko je strogo regulirana zadaća *organiziranja*, a ne sadržaj obuke. Planiranje i registriranje tko je završio tečaj samo po sebi nosi malo zakonskih obveza o načinu izvršenja, za razliku od, primjerice, praćenja compliance kalendara s rokovima, gdje sami rokovi proizlaze iz zakonodavstva.
Ostale osi — kontakt s klijentima, fizički rad, kreativnost i troškovi pogreške — sve postižu povoljne ocjene, između 4 i 5. Nema kontakta s klijentima, nije potrebna fizička radnja, i potrebna je malo kreativnosti: pozivni e-mail slijedi fiksni predložak, registracija je jednostavan da/ne zapis. Troškovi pogreške su ograničeni, jer se propuštena pozivnica obično može popraviti podsjetnikom, a ne nepovratnom štetom.
Područje procjene postiže ocjenu 4, što znači da je pri samom izvršenju potrebna mala mjera prosudbe. Ali ostaje jedan preduvjet: sustav mora znati tko ima pravo na koju obuku, a to zahtijeva ažurnu povezanost s HR sustavom. Bez te povezanosti, netko mora ručno sastavljati popise sudionika, i tada se posao vraća na ljudski rad, unatoč povoljnim ocjenama na drugim osima.
Compliance officer u srednje velikom poduzeću za pružanje usluga sada još sam svako tromjesečje uređuje tko treba pohađati GDPR obuku: utvrđuje tko je novo zaposlen, tko je propustio prethodni krug, sastavlja popis, šalje pozivnice putem sustava za upravljanje učenjem, i nakon roka ručno provjerava tko nije završio obuku da bi poslao podsjetnik. S povezanošću između HR sustava i sustava za upravljanje učenjem, i uspostavljenim fiksnim rasporedom obuka, sustav može automatski izvršavati te korake: automatski dodavati nove zaposlenike, slati pozivnice u fiksnim trenucima, i pratiti registraciju bez ručne intervencije. Compliance officer nadzire iznimke — netko na dugotrajnom dopustu, funkciju koja ne spada u obvezu — umjesto da sam izvršava svaki korak.
Kod poduzeća bez sustava za upravljanje učenjem, ili s HR sustavom koji se ne može povezati, ovaj zadatak uglavnom pada natrag na ljudski rad, unatoč povoljnim ocjenama na drugim osima. Također kod organizacija s mnogo iznimaka — različite obveze obuke po funkciji, po zemlji, po vrsti ugovora — potrebna mjera prosudbe raste, a s njom i mjera u kojoj čovjek mora nastaviti nadzirati. Zadatak se tada pomiče od "AI to može preuzeti" prema "djelomično, s nadzorom koji procjenjuje iznimke."
Ovaj zadatak, uostalom, nije odvojen od drugih compliance procesa. Onaj tko pogleda kako se primjenjuju rokovi čuvanja i uništavaju dokumenti, ili kako se klijenti i partneri provjeravaju na sankcijskim popisima, vidi sličan obrazac: strukturirani, povratni zadaci s fiksnim skupom pravila dobro se uklapaju u preuzimanje, dok zadaci s mnogo iznimaka ostaju ljudski rad ili zahtijevaju nadzor.
Ovo nije savjet o osoblju niti argument za smanjenje compliance ili HR odjela. Riječ je o satima koji se oslobađaju unutar zadatka, a ne o procjeni oblikovanja radnog mjesta. Što organizacija radi s oslobođenim kapacitetom izlazi izvan opsega ove procjene; odluke koje utječu na osoblje imaju svoje vlastite zakonske zahtjeve.
Je li ovaj zadatak u vašoj organizaciji uistinu uglavnom moguće preuzeti ovisi o sustavima koje već imate i o tome koliko iznimaka sadrže vaše obveze obuke. Besplatni quickscan tvrtke FTE TO AI daje o tome prvu indikaciju: dvanaest pitanja, bez naloga, s procjenom kojeg dijela sati u vašem profilu AI danas može preuzeti. Potpuni radni scan, koji posao cijele tvrtke razlaže na zadatke i po zadatku preračunava u fte kapacitet, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.