L'organisation et le suivi des formations obligatoires — RGPD, intégrité, ou modules obligatoires similaires — est une des tâches où l'IA peut aujourd'hui déjà accomplir une grande partie du travail. La planification, l'envoi des invitations et l'enregistrement des achèvements relèvent en grande partie de l'application de règles fixes à des données structurées. C'est exactement le type de travail auquel l'automatisation, en l'occurrence l'automatisation robotisée des processus (RPA), se prête bien. Mais il y a une condition préalable qui ne rend pas ce jugement partout aussi évident : la qualité de la liaison avec le système RH.
Trois axes sont ici déterminants : la structuration, la conformité et le volume.
La structuration obtient un score élevé de 4. Un calendrier de formation comporte des échéances fixes, des listes de participants fixes et des champs d'enregistrement fixes : qui doit suivre la formation, quand, et si elle est achevée. Ce n'est pas une question ouverte où quelqu'un doit constamment réfléchir à ce qui doit se passer ; le processus se répète chaque trimestre ou chaque année selon un schéma fixe.
Le volume obtient un score de 3, moyen à élevé. Dans une entreprise comptant des centaines de collaborateurs devant suivre plusieurs formations obligatoires chaque année, il s'agit d'un flux récurrent d'invitations, de rappels et d'enregistrements. Plus ce flux est important, plus le temps libéré est important lorsqu'un système le reprend.
L'axe conformité obtient au contraire un score bas, un 2, ce qui est ici favorable à l'automatisation — à ne pas confondre avec la formation à la conformité elle-même. Cet axe mesure le degré de réglementation stricte de la tâche *d'organisation*, et non le contenu de la formation. La planification et l'enregistrement de qui a achevé une formation comportent en soi peu d'obligations légales quant à la manière de procéder, contrairement par exemple au suivi d'un calendrier de conformité avec échéances, où les échéances elles-mêmes découlent de la législation.
Les autres axes — contact client, aspect physique, créativité et coût de l'erreur — obtiennent tous un score favorable, entre 4 et 5. Il n'y a pas de contact client, aucune action physique n'est nécessaire, et peu de créativité est requise : un e-mail d'invitation suit un modèle fixe, un enregistrement est une simple consignation oui/non. Le coût de l'erreur est limité, car une invitation manquée est généralement réparable avec un rappel, pas avec un dommage irréversible.
La marge d'appréciation obtient un score de 4, ce qui signifie que peu de jugement est nécessaire lors de l'exécution elle-même. Mais une condition préalable subsiste : le système doit savoir qui est éligible à quelle formation, ce qui nécessite une liaison actualisée avec le système RH. Sans cette liaison, quelqu'un doit constituer manuellement les listes de participants, et le travail retourne alors vers l'humain, malgré le score favorable sur les autres axes.
Un responsable de la conformité dans une entreprise de services de taille moyenne organise encore lui-même, chaque trimestre, qui doit suivre la formation RGPD : identifier qui a été récemment embauché, qui a manqué le tour précédent, constituer une liste, envoyer les invitations via le système de gestion de l'apprentissage, et après l'échéance, vérifier manuellement qui n'a pas terminé pour envoyer un rappel. Avec une liaison entre le système RH et le système de gestion de l'apprentissage, et un calendrier de formation fixe établi, un système peut exécuter ces étapes automatiquement : ajouter automatiquement les nouveaux collaborateurs, envoyer les invitations aux échéances fixes, et suivre l'enregistrement sans intervention manuelle. Le responsable de la conformité surveille les exceptions — quelqu'un en congé de longue durée, une fonction ne relevant pas de l'obligation — plutôt que d'exécuter chaque étape lui-même.
Dans une entreprise sans système de gestion de l'apprentissage, ou avec un système RH qui ne peut pas être relié, cette tâche retombe en grande partie sur le travail humain, malgré les scores favorables sur les autres axes. De même, dans les organisations comportant de nombreuses exceptions — différentes obligations de formation selon la fonction, le pays, le type de contrat — la marge d'appréciation nécessaire augmente, et avec elle le degré auquel un humain doit continuer à superviser. La tâche passe alors de « l'IA peut la reprendre » à « en partie, avec une supervision qui évalue les exceptions ».
Cette tâche n'est d'ailleurs pas isolée des autres processus de conformité. Qui examine comment les délais de conservation sont appliqués et les documents détruits, ou comment les clients et partenaires sont contrôlés par rapport aux listes de sanctions, observe un schéma similaire : les tâches structurées et récurrentes avec un ensemble de règles fixes se prêtent bien à une reprise, tandis que les tâches comportant de nombreuses exceptions restent du travail humain ou nécessitent une supervision.
Ceci n'est pas un conseil en matière de personnel ni un argument en faveur de la réduction d'un service conformité ou RH. Il s'agit d'heures libérées au sein d'une tâche, pas d'un jugement sur le contenu d'une fonction. Ce qu'une organisation fait de la capacité libérée sort du cadre de cette évaluation ; les décisions touchant le personnel ont leurs propres exigences légales.
Savoir si cette tâche est effectivement largement récupérable dans votre organisation dépend des systèmes que vous avez déjà et du nombre d'exceptions que comportent vos obligations de formation. Le quickscan gratuit de FTE TO AI en donne une première indication : douze questions, sans compte, avec une estimation de la part des heures de votre profil pouvant être reprise aujourd'hui par l'IA. Le scan de travail complet, qui décompose le travail d'une entreprise entière en tâches et calcule pour chacune la capacité en ETP correspondante, est encore en construction.
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