Att organisera och följa upp obligatoriska utbildningar — GDPR, integritet, eller liknande obligatoriska moduler — är en av de uppgifter där AI redan idag kan utföra en stor del av arbetet. Planering, utskick av inbjudningar och registrering av slutförda utbildningar är till stor del en fråga om att tillämpa fasta regler på strukturerad information. Det är exakt det slags arbete som automatisering, i detta fall robotic process automation (RPA), passar bra för. Men det finns en förutsättning som gör detta omdöme mindre enkelt överallt: kvaliteten på kopplingen till HR-systemet.
Tre axlar är avgörande här: strukturgrad, compliance och volym.
Strukturgraden får en hög poäng, en 4:a. Ett utbildningsschema har fasta tidpunkter, fasta deltagarlistor och fasta registreringsfält: vem som ska genomgå utbildningen, när, och om den är slutförd. Det är inget öppet vägval där någon ständigt måste tänka om vad som ska göras; processen upprepas varje kvartal eller år enligt ett fast mönster.
Volymen får en 3:a, medelhög till hög. Hos ett företag med hundratals medarbetare som årligen ska slutföra flera obligatoriska utbildningar handlar det om ett återkommande flöde av inbjudningar, påminnelser och registreringar. Ju större det flödet är, desto mer tid frigörs när ett system tar över detta.
Compliance-axeln får en låg poäng, en 2:a, och det är här fördelaktigt för automatisering — inte att förväxla med själva compliance-utbildningen. Denna axel mäter hur strikt reglerad *organiseringsuppgiften* är, inte innehållet i utbildningen. Att planera och registrera vem som har slutfört en kurs har i sig få lagstadgade krav på hur det ska utföras, till skillnad från exempelvis att föra en compliance-kalender med tidsfrister, där tidsfristerna själva följer av lagstiftning.
De övriga axlarna — kundkontakt, fysisk handling, kreativitet och felkostnader — får alla gynnsamma poäng, mellan 4 och 5. Det finns ingen kundkontakt, ingen fysisk handling krävs, och lite kreativitet behövs: ett inbjudningsmejl följer en fast mall, en registrering är en enkel ja/nej-notering. Felkostnaderna är begränsade, eftersom en missad inbjudan oftast går att åtgärda med en påminnelse, inte med en oåterkallelig skada.
Bedömningsutrymmet får en 4:a, vilket innebär att det krävs lite bedömning i själva utförandet. Men en förutsättning kvarstår: systemet måste veta vem som är berättigad till vilken utbildning, och det förutsätter en aktuell koppling till HR-systemet. Utan den kopplingen måste någon manuellt sammanställa deltagarlistor, och då flyttas arbetet tillbaka till mänskligt arbete, trots de gynnsamma poängen på de andra axlarna.
En compliance officer på ett medelstort tjänsteföretag sköter fortfarande själv, varje kvartal, vem som ska genomgå GDPR-utbildningen: ta reda på vem som nyanställts, vem som missat föregående omgång, sammanställa en lista, skicka inbjudningar via lärplattformen, och efter tidsfristen manuellt kontrollera vem som inte slutfört utbildningen för att skicka en påminnelse. Med en koppling mellan HR-systemet och lärplattformen, och ett fast utbildningsschema inställt, kan ett system utföra dessa steg automatiskt: lägga till nya medarbetare automatiskt, skicka inbjudningar vid fasta tidpunkter, och föra registret utan manuell inblandning. Compliance officern övervakar undantag — någon med långvarig ledighet, en befattning som inte omfattas av kravet — istället för att utföra varje steg själv.
Hos ett företag utan lärplattform, eller med ett HR-system som inte kan kopplas samman, faller denna uppgift till stor del tillbaka på mänskligt arbete, trots de gynnsamma poängen på de andra axlarna. Även hos organisationer med många undantag — olika utbildningskrav per befattning, per land, per anställningsform — ökar det bedömningsutrymme som krävs, och därmed graden av mänsklig tillsyn som behövs. Uppgiften förskjuts då från "AI kan ta över den" till "delvis, med tillsyn som bedömer undantag."
Denna uppgift står för övrigt inte isolerad från andra compliance-processer. Den som tittar på hur bevarandetider tillämpas och dokument förstörs, eller på hur kunder och partners granskas mot sanktionslistor, ser ett liknande mönster: strukturerade, återkommande uppgifter med ett fast regelverk lämpar sig väl för övertagande, medan uppgifter med många undantag förblir mänskligt arbete eller kräver tillsyn.
Detta är inte personalrådgivning och inget argument för att minska en compliance- eller HR-avdelning. Det handlar om timmar som frigörs inom en uppgift, inte om ett omdöme om hur en befattning ska utformas. Vad en organisation gör med frigjord kapacitet ligger utanför ramen för denna bedömning; beslut som rör personal har sina egna lagstadgade krav.
Om denna uppgift i er organisation verkligen till stor del kan tas över, beror på vilka system ni redan har och på hur många undantag era utbildningskrav har. FTE TO AI:s kostnadsfria snabbanalys ger en första indikation på detta: tolv frågor, utan konto, med en uppskattning av hur stor andel av timmarna i er profil som idag kan tas över av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, som bryter ner arbetet i ett helt företag i uppgifter och räknar om varje uppgift till fte-kapacitet, är ännu under uppbyggnad.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.