Organizar y llevar el seguimiento de las formaciones obligatorias — RGPD, integridad, o módulos obligatorios similares — es una de las tareas en las que la IA ya puede hoy asumir una gran parte del trabajo. Planificar, enviar invitaciones y registrar las finalizaciones es, en gran medida, una cuestión de aplicar reglas fijas a datos estructurados. Es exactamente el tipo de trabajo con el que la automatización, en este caso la automatización robótica de procesos (RPA), encaja bien. Pero hay una condición que no facilita este juicio en todos los casos por igual: la calidad de la conexión con el sistema de RR. HH.
Aquí son decisivos tres ejes: estructuración, compliance y volumen.
La estructuración obtiene una puntuación alta de 4. Un calendario de formación tiene momentos fijos, listas de participantes fijas y campos de registro fijos: quién debe seguir la formación, cuándo, y si se ha completado. No es una cuestión abierta en la que alguien deba pensar cada vez de nuevo qué hay que hacer; el proceso se repite trimestral o anualmente según un patrón fijo.
El volumen obtiene una puntuación de 3, media a alta. En una empresa con centenares de empleados que deben completar anualmente varias formaciones obligatorias, se trata de un flujo recurrente de invitaciones, recordatorios y registros. Cuanto mayor sea ese flujo, más tiempo se libera cuando un sistema lo asume.
El eje de compliance, en cambio, obtiene una puntuación baja, un 2, y eso resulta favorable aquí para la automatización — no debe confundirse con la propia formación en materia de compliance. Este eje mide el grado de regulación estricta de la tarea *de organizar*, no el contenido de la formación. La planificación y el registro de quién ha completado un curso conllevan en sí pocas obligaciones legales sobre la forma de ejecución, a diferencia, por ejemplo, de llevar el seguimiento de un calendario de compliance con plazos, donde los propios plazos derivan de la legislación.
Los demás ejes — contacto con clientes, físico, creatividad y coste del error — obtienen todos puntuaciones favorables, entre 4 y 5. No hay contacto con clientes, no se requiere ninguna acción física, y se necesita poca creatividad: un correo de invitación sigue una plantilla fija, un registro es una simple constancia de sí/no. El coste del error es limitado, ya que una invitación no enviada suele ser recuperable con un recordatorio, no con un daño irreversible.
El margen de apreciación obtiene una puntuación de 4, lo que significa que se necesita poco criterio en la propia ejecución. Pero queda una condición: el sistema debe saber quién es elegible para qué formación, y eso requiere una conexión actualizada con el sistema de RR. HH. Sin esa conexión, alguien debe elaborar manualmente las listas de participantes, y entonces el trabajo vuelve a ser trabajo humano, a pesar de la puntuación favorable en los demás ejes.
Un responsable de compliance de un proveedor de servicios de tamaño medio organiza todavía él mismo, cada trimestre, quién debe seguir la formación sobre el RGPD: averiguar quién ha sido contratado recientemente, quién se ha perdido la ronda anterior, elaborar una lista, enviar las invitaciones a través del sistema de gestión del aprendizaje y, tras el plazo, comprobar manualmente quién no ha completado la formación para enviar un recordatorio. Con una conexión entre el sistema de RR. HH. y el sistema de gestión del aprendizaje, y un calendario de formación fijo configurado, un sistema puede ejecutar estos pasos automáticamente: añadir automáticamente a los nuevos empleados, enviar las invitaciones en momentos fijos, y llevar el registro sin intervención manual. El responsable de compliance supervisa las excepciones — alguien con una baja de larga duración, un puesto que no está sujeto a la obligación — en lugar de ejecutar cada paso él mismo.
En una empresa sin sistema de gestión del aprendizaje, o con un sistema de RR. HH. que no puede conectarse, esta tarea recae en gran medida en el trabajo humano, a pesar de las puntuaciones favorables en los demás ejes. También en organizaciones con muchas excepciones — distintas obligaciones de formación según el puesto, el país o el tipo de contrato — aumenta el margen de apreciación necesario, y con ello el grado en que una persona debe seguir supervisando. La tarea pasa entonces de "la IA puede asumirla" a "en parte, con supervisión que evalúa las excepciones".
Por otra parte, esta tarea no está aislada de otros procesos de compliance. Quien consulte cómo se aplican los plazos de conservación y se destruyen los documentos, o cómo se examina a clientes y socios frente a listas de sanciones, observará un patrón similar: las tareas estructuradas y recurrentes con un conjunto de reglas fijo se prestan bien para la externalización a la IA, mientras que las tareas con muchas excepciones siguen siendo trabajo humano o requieren supervisión.
Esto no es un asesoramiento de personal ni un argumento para reducir un departamento de compliance o de RR. HH. Se trata de las horas que se liberan dentro de una tarea, no de un juicio sobre el contenido de un puesto. Lo que una organización hace con la capacidad liberada queda fuera del alcance de esta evaluación; las decisiones que afectan al personal tienen sus propios requisitos legales.
Si esta tarea es efectivamente, en gran medida, externalizable a la IA en su organización depende de los sistemas que ya tiene y de cuántas excepciones conllevan sus obligaciones de formación. El análisis rápido y gratuito de FTE TO AI ofrece una primera indicación al respecto: doce preguntas, sin necesidad de cuenta, con una estimación de qué parte de las horas de su perfil es hoy externalizable a la IA. El análisis de trabajo completo, que descompone el trabajo de toda una empresa en tareas y lo traduce, tarea por tarea, en capacidad de fte, está todavía en construcción.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.