Organizace a evidence povinných školení — GDPR, integrita, nebo podobné povinné moduly — je jedním z úkolů, kde AI dnes už může odvést velkou část práce. Plánování, rozesílání pozvánek a evidence dokončení je z velké části záležitostí uplatňování pevných pravidel na strukturovaná data. To je přesně druh práce, na kterou se dobře hodí automatizace, v tomto případě robotic process automation (RPA). Existuje však jedna podmínka, která tento úsudek ne vždy usnadňuje: kvalita napojení na HR systém.
Rozhodující jsou zde tři osy: strukturovanost, compliance a objem.
Strukturovanost dosahuje vysokého hodnocení 4. Rozvrh školení má pevné termíny, pevné seznamy účastníků a pevná evidenční pole: kdo musí školení absolvovat, kdy, a zda je dokončeno. Nejde o otevřenou otázku, u které by někdo musel pořád znovu přemýšlet, co se má stát; proces se opakuje čtvrtletně nebo ročně podle pevného vzorce.
Objem dosahuje hodnocení 3, tedy středního až vysokého. U firmy se stovkami zaměstnanců, kteří musí ročně dokončit několik povinných školení, jde o opakující se proud pozvánek, upomínek a evidencí. Čím větší tento proud je, tím více času se uvolní, když jej převezme systém.
Osa compliance naopak dosahuje nízkého hodnocení 2, a to je pro automatizaci v tomto případě výhodné — nezaměňovat s obsahem samotného compliance školení. Tato osa měří, jak striktně regulovaný je úkol *organizace*, nikoli obsah školení. Plánování a evidence, kdo kurz dokončil, sama o sobě podléhá málo zákonným povinnostem ohledně způsobu provedení, na rozdíl od například vedení compliance kalendáře s termíny, kde termíny samy vyplývají ze zákona.
Ostatní osy — kontakt s klienty, fyzická náročnost, kreativita a náklady chyb — dosahují všechny příznivého hodnocení, mezi 4 a 5. Není potřeba žádný kontakt s klienty, žádný fyzický úkon, a je vyžadována jen malá kreativita: pozvánkový e-mail se řídí pevnou šablonou, evidence je jednoduchý záznam ano/ne. Náklady chyb jsou omezené, protože zmeškaná pozvánka je většinou napravitelná upomínkou, ne nevratnou škodou.
Prostor pro úsudek dosahuje hodnocení 4, což znamená, že při samotném provádění je potřeba jen málo posuzování. Zůstává však jedna podmínka: systém musí vědět, kdo je oprávněný pro jaké školení, a to vyžaduje aktuální napojení na HR systém. Bez tohoto napojení musí někdo seznamy účastníků sestavovat manuálně, a pak se práce vrací zpět k lidské práci, i přes příznivé hodnocení na ostatních osách.
Compliance officer u středně velkého poskytovatele služeb nyní ještě sám každé čtvrtletí zařizuje, kdo musí absolvovat školení GDPR: zjišťuje, kdo byl nově přijat, kdo zmeškal předchozí kolo, sestavuje seznam, rozesílá pozvánky přes systém pro řízení výuky, a po termínu manuálně zjišťuje, kdo nedokončil, aby mohl poslat upomínku. S napojením mezi HR systémem a systémem pro řízení výuky, a s nastaveným pevným rozvrhem školení, může systém tyto kroky provádět automaticky: automaticky přidávat nové zaměstnance, rozesílat pozvánky v pevných termínech, a vést evidenci bez manuálního zásahu. Compliance officer dohlíží na výjimky — někoho na dlouhodobé dovolené, funkci, na kterou se povinnost nevztahuje — místo aby sám prováděl každý krok.
U firmy bez systému pro řízení výuky, nebo s HR systémem, který nelze napojit, tento úkol z velké části zůstává na lidské práci, i přes příznivá hodnocení na ostatních osách. Také u organizací s mnoha výjimkami — různé školicí povinnosti podle funkce, podle země, podle typu smlouvy — se zvyšuje potřebný prostor pro úsudek, a tím i míra, v jaké musí člověk zůstat u dohledu. Úkol se pak posouvá od „AI to může převzít“ k „částečně, s dohledem, který posuzuje výjimky“.
Tento úkol ostatně nestojí izolovaně od dalších compliance procesů. Kdo se podívá na to, jak se uplatňují lhůty úschovy a jak jsou dokumenty likvidovány, nebo na to, jak jsou klienti a partneři prověřováni proti sankčním seznamům, vidí podobný vzorec: strukturované, opakující se úkoly s pevnou sadou pravidel se dobře hodí k převzetí, zatímco úkoly s mnoha výjimkami zůstávají lidskou prací nebo vyžadují dohled.
Toto není personální doporučení ani argument pro zmenšování compliance nebo HR oddělení. Jde o hodiny, které se uvolní v rámci úkolu, ne o hodnocení náplně funkce. Co organizace udělá s uvolněnou kapacitou, je mimo rozsah tohoto posouzení; rozhodnutí, která se týkají personálu, mají svoje vlastní zákonné požadavky.
Zda je tento úkol ve vaší organizaci skutečně z velké části převeditelný, závisí na systémech, které již máte, a na tom, kolik výjimek vaše školicí povinnosti obsahují. Bezplatný quickscan od FTE TO AI k tomu dává první indikaci: dvanáct otázek, bez účtu, s odhadem, jakou část hodin ve vašem profilu je dnes možné převést na AI. Kompletní pracovní scan, který rozebírá práci celé firmy na úkoly a u každého úkolu ji přepočítává na kapacitu fte, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.