Organizarea și monitorizarea instruirilor obligatorii — GDPR, integritate, sau module obligatorii similare — este una dintre sarcinile pentru care AI poate prelua deja astăzi o mare parte din muncă. Planificarea, trimiterea invitațiilor și înregistrarea finalizărilor reprezintă, în mare măsură, o chestiune de aplicare a unor reguli fixe pe date structurate. Este exact genul de muncă pentru care automatizarea, în acest caz robotic process automation (RPA), se pretează bine. Există însă o condiție care nu face acest verdict la fel de simplu peste tot: calitatea integrării cu sistemul de HR.
Trei axe sunt decisive aici: structurarea, conformitatea și volumul.
Structurarea obține un scor ridicat, un 4. Un program de instruire are momente fixe, liste fixe de participanți și câmpuri fixe de înregistrare: cine trebuie să urmeze instruirea, când și dacă a fost finalizată. Nu este o problemă deschisă în care cineva trebuie să reflecteze de fiecare dată asupra a ceea ce trebuie făcut; procesul se repetă trimestrial sau anual, conform unui tipar fix.
Volumul obține un scor de 3, mediu spre ridicat. La o companie cu sute de angajați care trebuie să finalizeze anual mai multe instruiri obligatorii, este vorba despre un flux recurent de invitații, memento-uri și înregistrări. Cu cât acest flux este mai mare, cu atât se eliberează mai mult timp atunci când un sistem preia această sarcină.
Axa de conformitate obține, de fapt, un scor scăzut, un 2, iar acest lucru este favorabil pentru automatizare — a nu se confunda cu instruirea de conformitate în sine. Această axă măsoară cât de strict reglementată este sarcina *de organizare*, nu conținutul instruirii. Planificarea și înregistrarea celor care au finalizat un curs implică ele însele puține obligații legale privind modul de execuție, spre deosebire, de exemplu, de ținerea unui calendar de conformitate cu termene limită, unde termenele limită derivă chiar din legislație.
Celelalte axe — contactul cu clienții, fizic, creativitate și costul erorilor — obțin toate scoruri favorabile, între 4 și 5. Nu există contact cu clienții, nu este necesară nicio acțiune fizică, iar creativitatea necesară este redusă: un e-mail de invitație urmează un șablon fix, o înregistrare este o simplă notare da/nu. Costul erorilor este limitat, deoarece o invitație omisă poate fi de obicei remediată printr-un memento, nu printr-un prejudiciu ireversibil.
Marja de apreciere obține un scor de 4, ceea ce înseamnă că este nevoie de puțină evaluare la execuția propriu-zisă. Rămâne însă o condiție: sistemul trebuie să știe cine este eligibil pentru care instruire, iar acest lucru necesită o integrare actualizată cu sistemul de HR. Fără această integrare, cineva trebuie să întocmească manual listele de participanți, iar munca revine astfel la execuție manuală, în ciuda scorurilor favorabile pe celelalte axe.
Un responsabil de conformitate la un prestator de servicii de mărime medie mai gestionează încă personal, în fiecare trimestru, cine trebuie să urmeze instruirea GDPR: identifică cine a fost angajat recent, cine a ratat runda anterioară, întocmește o listă, trimite invitații prin sistemul de management al învățării și, după termenul limită, verifică manual cine nu a finalizat instruirea pentru a trimite un memento. Cu o integrare între sistemul de HR și sistemul de management al învățării, și cu un program fix de instruire configurat, un sistem poate executa automat aceste etape: adăugarea automată a angajaților noi, trimiterea invitațiilor la momente fixe și menținerea înregistrărilor fără intervenție manuală. Responsabilul de conformitate supraveghează excepțiile — cineva în concediu de lungă durată, o funcție care nu intră sub incidența obligației — în loc să execute personal fiecare etapă.
La o companie fără sistem de management al învățării, sau cu un sistem de HR care nu poate fi integrat, această sarcină rămâne în mare parte execuție manuală, în ciuda scorurilor favorabile pe celelalte axe. De asemenea, la organizațiile cu multe excepții — obligații de instruire diferite în funcție de funcție, țară sau tip de contract — crește marja de apreciere necesară și, odată cu aceasta, măsura în care un om trebuie să continue să supravegheze. Sarcina se deplasează astfel de la „AI o poate prelua” la „parțial, cu supraveghere care evaluează excepțiile”.
De altfel, această sarcină nu este separată de alte procese de conformitate. Cine se uită la modul în care sunt aplicate termenele de păstrare și sunt distruse documentele, sau la modul în care clienții și partenerii sunt verificați pe liste de sancțiuni, observă un tipar similar: sarcinile structurate, recurente, cu un set fix de reguli se pretează bine pentru preluare, în timp ce sarcinile cu multe excepții rămân execuție manuală sau necesită supraveghere.
Acesta nu este un sfat de personal și nici un argument pentru reducerea unui departament de conformitate sau HR. Este vorba despre ore care se eliberează în cadrul unei sarcini, nu despre o apreciere privind conținutul unei funcții. Ce face o organizație cu capacitatea eliberată depășește sfera acestei evaluări; deciziile care afectează personalul au propriile cerințe legale.
Dacă această sarcină este, într-adevăr, în mare măsură preluabilă în organizația dumneavoastră depinde de sistemele pe care le aveți deja și de câte excepții cunosc obligațiile dumneavoastră de instruire. Scanarea rapidă gratuită de la FTE TO AI oferă o primă indicație în acest sens: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o estimare a proporției de ore din profilul dumneavoastră care poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care descompune activitatea unei întregi companii în sarcini și calculează pentru fiecare sarcină capacitatea corespunzătoare în fte, este încă în curs de dezvoltare.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.