Die HR- und Planungsabteilung besteht aus einer Mischung aus administrativer Verarbeitung, Textarbeit, Gesprächen und Beurteilungen. Manche dieser Aufgaben sind rein ausführend und gut zu automatisieren. Andere berühren direkt die Interessen einer Einzelperson, und dort gehört menschliches Urteil dazu. Wir haben 53 Aufgaben in diesem Bereich erfasst und ordnen sie ein anhand dessen, was die Aufgabe selbst erfordert, nicht anhand dessen, was für die Organisation wünschenswert wäre.
Aufgaben, die KI übernehmen kann, haben in der Regel einen eindeutigen Input, eine feste Struktur und keinen Beurteilungsspielraum, der eine Person betrifft. Denken Sie an das Veröffentlichen einer genehmigten Stellenausschreibung auf den richtigen Kanälen, das Einplanen von Vorstellungsgesprächen anhand verfügbarer Kalender oder das Anlegen einer Personalakte, sobald die Grunddaten bekannt sind. Diese Aufgaben haben eines gemeinsam: Ein Mensch hat bereits eine Entscheidung getroffen, und die Aufgabe besteht in deren Ausführung. Auch das Erfassen einer Krankmeldung fällt hierunter, denn es handelt sich um eine administrative Feststellung von Fakten, kein Urteil über den Mitarbeiter.
Kennzeichnend für diese Kategorie ist, dass ein Fehler meist klein und korrigierbar ist. Ein falsch geplanter Termin lässt sich korrigieren, eine Akte lässt sich ergänzen. Das macht eine vollständige Übernahme vertretbar, sofern die Ausgangsdaten stimmen. Wer KI für solche Aufgaben einsetzt, tut gut daran zu wissen, welche Daten Ihr Unternehmen nicht verwenden darf, denn auch eine ausführende Aufgabe kann schiefgehen, wenn der Input nicht in Ordnung ist.
Die zweite Kategorie ist größer und vielfältiger. Hier erstellt KI etwas oder nimmt eine erste Beurteilung vor, aber ein Mensch genehmigt oder lehnt ab und gibt dafür eine Begründung. Das Erstellen eines Stellenausschreibungstextes ist hierfür ein gutes Beispiel: KI kann anhand eines Stellenprofils einen Text schreiben, der zur Organisation passt, aber der Hiring Manager beurteilt, ob Ton, Anforderungen und Schwerpunkt stimmen, bevor der Text nach außen geht. Auch das Erstellen eines Arbeitsvertrags fällt hierunter: KI kann einen Vertrag anhand von Funktion, Gehalt und Tarifvereinbarungen erstellen, aber jemand muss prüfen, ob die Bedingungen stimmen, bevor eine Unterschrift darunter kommt.
Das Screening von Bewerbungen fällt ebenfalls in diese Kategorie, und gerade hier wird der Grund für menschliche Aufsicht am deutlichsten. Eine erste Auswahl anhand von Lebenslauf und Motivationsschreiben kann KI schneller vornehmen, aber das Ergebnis berührt unmittelbar die Chancen einer Einzelperson auf ein Gespräch. Ohne einen Menschen, der die Shortlist beurteilt und erklären kann, warum jemand weiterkommt oder nicht, entsteht eine Black Box, in der niemand mehr nachvollziehen kann, warum ein Kandidat abgelehnt wurde. Das ist nicht nur eine Qualitätsfrage, sondern auch eine Frage der Rechenschaft: Wenn ein Kandidat fragt, warum er abgelehnt wurde, muss es einen nachvollziehbaren Grund geben, kein automatisches Ergebnis ohne Erläuterung.
Diese Kategorie erfordert eine feste Arbeitsweise: KI macht den Vorschlag, ein Mensch genehmigt oder lehnt ab, und diese Entscheidung wird mit einer Begründung festgehalten. Wie diese Beurteilung in der Praxis aussieht und welche Kriterien dabei gelten, erläutern wir auf der Seite über wie wir eine Aufgabe beurteilen.
Die dritte Kategorie besteht aus Aufgaben, bei denen das Gespräch, das Urteil über eine Person oder die Verhandlung selbst den Kern der Aufgabe bilden. Vorstellungsgespräche führen ist hierfür das deutlichste Beispiel: Es geht nicht nur um die Beantwortung von Fragen, sondern um die Einschätzung von Motivation, Haltung und Passung, etwas, das grundsätzlich Menschenwerk ist und bleibt. Dasselbe gilt für das Verhandeln von Arbeitsbedingungen, bei dem Spielraum, Erwartungen und Verhältnisse auf eine Weise abgetastet werden, die keinem Skript folgt.
Auch das Führen von Krankheitsgesprächen bleibt Menschenwerk. Ein Gespräch über Genesung und Belastbarkeit erfordert Einfühlungsvermögen und die Fähigkeit, auf eine Weise nachzufragen, die zur Situation des Moments passt. Das Überprüfen von Referenzen liegt in einem Graubereich: Die Kontaktaufnahme und das Stellen der Fragen lassen sich begrenzt unterstützen, aber das Abwägen dessen, was ein Referenzgeber sagt und nicht sagt, zwischen den Zeilen, ist eine menschliche Fähigkeit.
Diesen Aufgaben ist gemeinsam, dass das Ergebnis nicht nur vom Input abhängt, sondern auch vom Moment, dem Ton und der Wechselwirkung zwischen zwei Menschen. Das lässt sich schwer strukturieren und daher schwer an ein System übertragen, das auf der Grundlage von Mustern aus der Vergangenheit arbeitet.
Diese Einteilung sagt etwas über die Aufgabe aus, nicht über den Mitarbeiter, der die Aufgabe derzeit ausführt. Ob freigewordene Kapazität zu anderem Einsatz, weniger Fremdpersonal oder einer anderen Personalstruktur führt, ist eine Entscheidung, die beim Arbeitgeber liegt und für die eigene gesetzliche Anforderungen gelten. Unsere Einteilung liefert dafür keine Begründung; sie beschreibt lediglich, welcher Teil der Arbeit heute mit KI zu erledigen ist und welcher Teil weiterhin Aufsicht oder menschliches Handeln erfordert. Wer diese Ergebnisse nutzt, um weitergehende Schritte zu erwägen, tut dies auf eigener Grundlage und mit eigener Beratung.
Die Einteilung in drei Kategorien kehrt übrigens in fast jeder Abteilung wieder, die wir untersucht haben. Wer sehen möchte, wie sich derselbe Ansatz bei einer anderen Funktion auswirkt, kann sich die vergleichbare Aufschlüsselung für den Kundenservice oder für die Finanzabteilung ansehen. Das Muster ist stets dasselbe: Ausführung ohne Interessen Dritter kann übernommen werden, Beurteilung mit Folgen für eine Person erfordert Aufsicht, und das menschliche Gespräch bleibt Menschenwerk.
Diese Seite beschreibt das Muster für die Abteilung als Ganzes, aber jedes Team hat eine eigene Mischung von Aufgaben und damit ein eigenes Ergebnis. Möchten Sie wissen, wie das für Ihre Situation aussieht, können Sie den kostenlosen Quickscan von ftetoai ausfüllen: zwölf Fragen, ohne Konto, mit als Ergebnis eine Indikation, welcher Teil der Stunden in Ihrem Profil heute von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der bis auf Aufgabenebene eingeht, befindet sich noch im Aufbau; den bieten wir hier also noch nicht an, aber der Quickscan liefert schon jetzt eine erste, fundierte Indikation.
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